Gestione magazzino ricambi in Excel: giacenze, punto di riordino e ricambi critici

Perché i ricambi di manutenzione vanno gestiti a parte

Un magazzino commerciale si gestisce per vendere. Un magazzino ricambi si gestisce per evitare i fermi macchina. Un cuscinetto che resta due anni a scaffale non è un errore se salva una linea il giorno in cui quello montato grippa. L’errore opposto esiste ugualmente: scaffali pieni di pezzi per macchine dismesse da tempo, mentre manca l’unica guarnizione di cui tutti hanno bisogno.

Una buona gestione dei ricambi di manutenzione risponde in ogni momento a tre domande: cosa abbiamo, dove si trova e cosa va comprato prima che finisca. Senza registrazioni, le risposte arrivano dalla memoria del magazziniere e da un giro tra gli scaffali. I sintomi sono sempre gli stessi.

• Rotture di stock sui ricambi critici, che trasformano una riparazione di un’ora in un’attesa del fornitore.
• Codici doppi: lo stesso pezzo acquistato con due descrizioni, riposto in due posti e contato due volte.
• Prelievi senza buono, per cui la giacenza contabile si allontana da quella reale a scaffale.
• Capitale immobilizzato in ricambi a lenta rotazione che nessuno osa eliminare, perché nessuno sa su quale macchina vanno.

Com’è fatto il modello

Il file ha due fogli. Il foglio Ricambi è l’anagrafica: una riga per ricambio, con un riepilogo in alto. Il foglio Movimenti è il registro di carico e scarico: una riga per ogni entrata o uscita. La giacenza attuale non si digita mai a mano; si calcola dai movimenti, ed è questo che la tiene affidabile.

Nel foglio Ricambi inserisci il codice, la descrizione, il produttore e il suo codice, la macchina su cui il pezzo è montato, l’ubicazione, se è un ricambio critico (Sì o No), l’unità, la giacenza iniziale, la scorta minima, il consumo medio giornaliero, il tempo di approvvigionamento in giorni, la scorta massima, il costo unitario e il fornitore. Nel foglio Movimenti inserisci la data, il codice, il tipo (Carico o Scarico, da un menu a tendina), la quantità, un riferimento come l’ordine di lavoro o il DDT, l’operatore e una nota. La descrizione si compila da sola a partire dal codice e mostra Codice sconosciuto se il codice non è nel foglio Ricambi.

Le colonne grigie calcolano il resto. Sono formule: non sovrascriverle quando copi o ordini il file.

• Carichi e Scarichi = somma dei movimenti del codice, per tipo
• Giacenza attuale = giacenza iniziale + carichi − scarichi
• Punto di riordino suggerito = consumo medio giornaliero × tempo di approvvigionamento, arrotondato per eccesso, + scorta minima (solo la scorta minima se manca il consumo o il tempo)
• Quantità da ordinare = scorta massima − giacenza attuale, appena la giacenza è al punto di riordino o sotto
• Valore giacenza = giacenza attuale × costo unitario
• Stato = Esaurito a zero o sotto, Da riordinare al punto di riordino o sotto, OK negli altri casi

Punto di riordino, scorta minima e scorta massima

Il punto di riordino è il livello di giacenza a cui si emette l’ordine. Deve coprire il consumo durante l’attesa della consegna, più un margine per gli imprevisti: un picco di consumo, un fornitore in ritardo, un guasto che si porta via tre pezzi in una volta.

Nel modello quel margine è la scorta minima. È la scorta di sicurezza, la quantità sotto la quale non vuoi mai scendere. Il consumo durante l’attesa è il consumo medio giornaliero moltiplicato per il tempo di approvvigionamento in giorni, arrotondato per eccesso all’unità. La somma dei due dà il punto di riordino suggerito.

La scorta massima mette un tetto all’ordine. Quando un ricambio arriva al punto di riordino, il file propone la quantità che lo riporta alla scorta massima. Fissa quel massimo in base allo spazio a scaffale, alla durata a magazzino, alla confezione del fornitore e al capitale che accetti di immobilizzare, non per abitudine.

Un esempio a puro titolo illustrativo: una guarnizione si consuma in media a 0,5 al giorno, il fornitore consegna in 14 giorni e non vuoi mai averne meno di 3. Punto di riordino = 0,5 × 14 = 7, più 3, cioè 10. Con una scorta massima di 20 e una giacenza attuale di 9, lo stato indica Da riordinare e la quantità da ordinare è 20 − 9 = 11.

• Consumo medio giornaliero: ricavalo dai tuoi scarichi su un periodo rappresentativo, divisi per il numero di giorni del periodo. I ricambi stagionali meritano un secondo sguardo.
• Tempo di approvvigionamento: dall’ordine al pezzo a scaffale, compresi approvazione interna e trasporto, non solo la cifra del catalogo del fornitore.
• Scorta minima: più alta per i ricambi critici e i fornitori poco affidabili, zero o vuota per i pezzi che accetti di comprare solo al bisogno.
• I pezzi senza consumo regolare, come un motore di scorta o un riduttore, si prestano poco alla formula. Imposta direttamente la scorta minima, spesso a uno, e lascia vuoto il consumo.

Ricambi critici e analisi ABC

Un ricambio critico è un pezzo la cui mancanza ferma una macchina, crea un rischio per la sicurezza o l’ambiente, oppure non si trova in fretta. Il motore di un nastro trasportatore senza alternativa, una scheda specifica del PLC, il kit guarnizioni dell’unica pompa di alimento della caldaia. Questi pezzi si tengono anche se si muovono poco, perché non averli costa un fermo produttivo, non un acquisto.

Segnali con Sì nella colonna Ricambio critico e rivedili per primi. Un ricambio critico senza scorta minima deve essere una scelta fatta apposta, non una dimenticanza.

L’analisi ABC è un metodo generale per decidere dove investire il tempo di inventario e di revisione. Ordina i ricambi per valore di consumo annuo: i pochi ricambi A che concentrano la maggior parte del valore hanno inventari frequenti e parametri stretti, i molti ricambi C regole semplici. Incrociala con la criticità, perché anche un ricambio C economico può fermare una linea. Per stabilire se un pezzo è critico, poniti queste domande.

• Un guasto della macchina ferma la produzione o crea un rischio per la sicurezza?
• Esiste una ridondanza, come una pompa di riserva o una seconda linea?
• Quanto impiega il fornitore, e il pezzo è standard o fatto su commessa?
• Il pezzo si può riparare, o sostituire con un equivalente preso da un’altra macchina?

Quando il file Excel mostra i suoi limiti

Il modello funziona bene con un magazzino e una persona che lo tiene aggiornato. È un ottimo modo per ripulire un’anagrafica, impostare i punti di riordino e vedere cosa comprare questa settimana.

Mostra i suoi limiti quando più tecnici prelevano pezzi mentre il file è aperto su un solo computer, quando la giacenza è divisa tra due o tre magazzini, quando serve sapere quale ordine di lavoro ha usato quale pezzo su quale macchina, quando nessuno apre il file finché un pezzo non manca, o quando la giacenza va consultata dal telefono in reparto.

FreeMaint porta la stessa logica in un software di manutenzione (CMMS). Ricambi, giacenze, quantità minima, punto di riordino, avvisi di scorta bassa e ricambi usati negli ordini di lavoro fanno parte del piano Core, gratuito. I kit di ricambi arrivano con Starter, 29 USD al mese per azienda, e i trasferimenti tra magazzini con Business, 99 USD al mese per azienda, a canone fisso, mai per utente. Il file Excel resta utile per le analisi e per una prima pulizia dell’anagrafica.