承認ワークフロー

承認ワークフローは、リソースをコミットする前にリクエストが適切にレビューされることを保証します。

承認できる人

• 管理者 — すべての権限
• マネージャー — 担当範囲内
• スーパーバイザー — 自分のチームが対象

設定可能なワークフローエンジン

FreeMaintは企業ごとの承認ワークフローをサポートします。会社設定 → ワークフローに移動し、さまざまな承認者タイプを持つリクエストのステップを追加してください。

承認者タイプ

• ROLE — 指定されたロールを持つ任意のユーザー
• USER — 特定のユーザー
• CREATOR — 元のリクエスト送信者
• ASSIGNEE — 割り当てられたユーザー
• TEAM_LEADER — 関連資産のチームリーダー
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — 申請者のロケーション/セクションの管理者
• TARGET_LOCATION_MANAGER — リクエストのロケーション/セクションの管理者
• REQUEST_SECTION_MANAGER — リクエストの担当セクション（チーム）の管理者（リーダー）

ステップごとの必須フィールド

各ステップでは、移行を許可する前に、説明、資産、場所、カテゴリ、写真、または任意のカスタムフィールド（custom:<name>）などのフィールドを要求できます。作業指示の完了時に、メーターの読み取り値を必須にすることもできます。稼働時間や走行距離に基づくメンテナンスに便利です。

リクエストの却下

リクエストは「保留中」または「確認中」の間のみ却下できます。承認されると、リクエストは自動的に作業指示書になり、却下できなくなります。その場合は作成された作業指示書をキャンセルしてください。却下ボタンが表示されない場合、リクエストはすでに確認段階を過ぎています。

クイックプリセット

手作業でステップを作成する代わりに、会社設定 → ワークフローを開き、依頼タブを選択してクイックプリセットを適用します。単一の承認には「作業指示書の前のマネージャー承認」、部門レビューに続いて施設管理者の承認を行うには「2段階の依頼承認」を選びます。各プリセットは編集可能なステップを作成し、正確な役割に割り当て直せます。

責任セクションによるルーティング

承認は、作業の場所（ロケーション）または責任者（セクション）のいずれかに従うことができます。組織上の責任（建物、電気、作業場など）については、各セクションをチームとしてモデル化し、そのリーダーをセクション管理者として設定します。リクエストフォームで「担当セクション」フィールドを有効にし、承認者「セクション管理者（チームリーダー）」を使用したリクエストのワークフローステップを追加します。これにより、リクエストはロケーションに関係なく、申請者が選択したセクションの管理者にのみルーティングされます。1つのロケーションが複数のセクションの作業を抱えることもあります。責任が実際にロケーションに帰属する組織の場合は、代わりに承認者「対象ロケーション管理者」がロケーションでルーティングします。

カテゴリによるルーティング

リクエストのカテゴリには、既定の担当セクションを設定できます（会社設定 > カテゴリ、「依頼の既定の担当セクション」）。そのカテゴリで、独自のセクションを指定せずに提出された新しいリクエストは、作成された時点でそのチームに送られます。チームのリーダーに通知が届き、ロールが自チームのデータに限定されているチームメンバーもそのリクエストを閲覧できます。汎用の QR コードに最適です。申請者が「IT」や「配管」を選ぶだけで、適切な部門が受け取ります。フォームで選んだセクションが常に優先され、観察報告はルーティングされず、後からカテゴリを変更してもリクエストは再ルーティングされません。既定ではリーダーだけに通知されます。セクションの各メンバーにも通知するには、会社設定 > 通知 > 「通知の詳細設定」で、「リクエスト作成」の行の「セクションのメンバー」をオンにします。ロールでリクエストを開けないメンバーには通知されません。

担当セクションで絞り込む

依頼一覧は、1 つまたは複数の担当セクションに絞り込めます。フィルターバーを開き、自分が受け持つセクションを選んでください。複数選択できるため、「電気または機械」は 2 つではなく 1 つの問いになります。他のすべてのフィルターと組み合わさり、閲覧できる範囲を広げることは決してありません。自分のチームに限定された役割であれば、その範囲外のセクションを指定しても他人の依頼ではなく空の一覧が返ります。このフィルターは、会社に有効なチームが 1 つ以上ある場合にのみ表示されます。

リクエスト種類別ルーティング（改善 / 修理）

Businessプランでは、リクエストワークフローの各ステップを特定のリクエスト種類に限定できます。会社設定 → ワークフロー → リクエスト を開き、ステップを展開して「適用するリクエストの種類」でチェックを入れます。典型的な構成：「改善」種類に限定し、対象ロケーションの責任者 — 各ロケーションの「マネージャー / 部門長」フィールドで設定するゾーンの生産責任者 — にルーティングする「改善承認」ステップと、その他の種類をメンテナンス責任者ロールにルーティングする「修理承認」ステップです。これにより各リクエストは自分の種類の承認チェーンだけを通ります。種類を一つもチェックしていないステップは、引き続きすべてのリクエストに適用されます。ワンクリックのプリセット「リクエスト種類別ルーティング（改善 / 修理）」で自動設定できます。

緊急リクエストを自動承認する

会社設定 → ワークフロー → リクエスト を開き、「緊急リクエストを自動承認する」をオンにします。有効にすると、緊急としてマークされたリクエストは承認ワークフローをスキップし、作業指示がすぐに作成されます。無効（既定）の場合、緊急リクエストは通常の承認ルーティングに従います。すべての自動承認は、トレーサビリティのためにリクエスト履歴に記録されます。

誰が承認・却下したかを確認する

依頼が承認または却下されると、依頼の上部に誰がいつ判定したか、却下理由が表示されます。複数のマネージャーや保全計画担当者が依頼を確認できる場合に役立ちます。同じ情報は依頼の PDF と「アクティビティ」タブにも表示されます。