レビューに書かれる前に客室を直す、ホテル設備管理システム

ホテルの設備保全が特殊な理由

ホテルは1年365日、24時間稼働しており、設備の多くは毎晩販売される客室の中にあります。空調が止まる、お湯が出ない、客用エレベーターが使えない――そうしたとき、設備チームより先にお客様が気づきます。不具合はフロントへの苦情になり、客室の変更や補償につながり、ときには何年もネット上に残る星1つのレビューになります。

よくある失敗は技術的なものではありません。伝言のリレーです。客室係がハウスキーパーに伝え、ハウスキーパーがフロントに電話し、フロントが当番の技術者にWhatsAppを送る。その技術者は、すでに4階で洗面台の下に潜っています。依頼はシフトの合間で失われ、実際に何が行われたのか誰も把握できず、2週間後に同じ客室で同じ不具合が再発します。

• お客様に直接影響する故障：空調、給湯、エレベーター、プール、客室内の設備
• フロント、客室清掃、保全部門の間の情報の断絶
• 季節ごとのピーク：夏は冷房の需要、冬は暖房と給湯
• 定期整備の記録がないエレベーター、ボイラー、発電機
• 電話とスプレッドシートで調整している複数の建物や施設

客室の苦情から、完了した作業指示まで

FreeMaintでは、問題を見つけた人が一度報告するだけです。アカウントを持つスタッフは、Webまたはモバイルアプリから依頼や作業指示を作成します。それ以外の人はQRコードを読み取り、公開の依頼フォームに入力します。フォームはスマートフォンの言語で開くため、複数の言語が使われるチームでも便利です。チーフエンジニアは依頼を承認して作業指示に変換し、担当者を割り当てます。明らかに緊急の場合は、すぐに割り当てます。

優先度は、意味を持ってこそ役に立ちます。ホテルで実用的な目安は次のとおりです。「重大」は客用エレベーターの停止やフロア全体の給湯停止、「高」は使用中の客室でエアコンが冷えない場合や水漏れ、「中」は通常の修理、「低」は電球、緩んだカーテンレール、テレビのリモコンです。「高」は本当に急ぐものだけに使いましょう。FreeMaintのワークスペース全体では、「高」とされた作業指示は「中」とされたものより完了までに53%長くかかります（FreeMaint Research, 2026）。主な理由は、あまりに多くの作業にこのラベルが付けられ、キューが意味を失うことです。

技術者が作業を完了すると、作業指示には誰がいつ何をしたか、どの部品を使ったか、そして結果の写真が残ります。標準レポートで平均完了時間、期限超過の作業、資産別・場所別のコストを確認できるため、どの客室とどの設備から最も多くの呼び出しが発生しているかがわかります。

ホテルのための予防保全計画

ホテルで事後保全がなくなることはありませんが、お客様が気づく故障の多くは予測できます。FreeMaintのワークスペースの中央値では、作業指示のうち予防保全はわずか22.5%で、27.1%のサイトは予防保全をまったく記録していません（FreeMaint Research, 2026）。重要設備に保全計画を設ければ、故障を宿泊客のいる夜から計画的な時間帯へ、理想的には客室が空いているときへと移せます。

ホテルの設備チームがFreeMaintで設定する代表的な時間基準の保全計画：

• 空調：ファンコイルのフィルター清掃は四半期ごと、チラーとヒートポンプの整備は各シーズン前
• ボイラーと貯湯槽：年1回の外部業者による整備、月1回の目視点検
• プールとスパ：毎日の水質測定、毎週のポンプ点検とフィルターの逆洗
• 厨房：排気フードとダクトの清掃、冷蔵室と冷凍庫の点検
• ランドリー：洗濯機と乾燥機のベルト、リントフィルター、排水
• 発電機：毎月の負荷試験、燃料残量とバッテリーの確認
• エレベーターと消防設備：業者の訪問と消火器の点検を資産に記録

レジオネラ対策と水温チェックを点検巡回として

ホテルの給水・給湯設備には、よく知られたレジオネラ属菌のリスクがあります。長い配管、何日も空室のままの客室、シャワー、スパ、冷却塔などです。多くの事業者は、たとえば英国では安全衛生庁（HSE）のACOP L8、米国ではASHRAE 188に基づくプログラムのもとで、文書化された水安全計画に従っています。こうした計画では、貯湯槽と代表的な末端水栓での定期的な温度確認や、使用頻度の低い水栓のフラッシングが求められます。

FreeMaintはこれらの枠組みへの適合を認証するものではありませんが、確認作業に構造と日付入りの記録を与えます。チェックポイントごとに1行の点検テンプレートを作成し、貯湯槽またはロケーションに紐付けて、各測定値を月次グリッドに記録します。不合格の測定値から作業指示を自動で作成することもできます。空室の毎週のフラッシングは、週次の予防保全計画として設定するのが適しています。月次グリッドはStarter、週次・日次の監視グリッドはBusinessで利用できます。

証明書も同じ仕組みです。エレベーターの検査、ボイラーや圧力容器の検査、消火器の点検を有効期限とともに資産に記録すれば、期限切れになる前にFreeMaintが通知します。

1施設でも複数施設でも――そしてFreeMaintではないもの

各ホテルはロケーションツリーの1つの枝になるため、ホテルグループは1つのワークスペースで複数の施設を運営し、施設ごとに専任のチームを置きながら、未完了の作業をすべて1つの一覧で確認できます。技術者には、ロールと範囲で許可されたものだけが表示されます。

FreeMaintは保全管理システムです。客室清掃のモジュールはなく、PMS（ホテル管理システム）とも連携しません。客室は予約ではなく、ロケーションとして扱われます。そのため導入が早く、フロントオフィスですでに使っているシステムと並行して利用できます。