Aliran Kerja Kelulusan

Aliran kerja kelulusan memastikan permintaan disemak dengan sewajarnya sebelum sumber digunakan.

Siapa Boleh Meluluskan

• Pentadbir — Kuasa penuh
• Pengurus — Dalam skop mereka
• Penyelia — Bagi pasukan mereka

Enjin Aliran Kerja Boleh Dikonfigurasi

FreeMaint menyokong aliran kerja kelulusan mengikut setiap syarikat. Pergi ke Tetapan Syarikat → Aliran Kerja dan tambah langkah untuk Permintaan dengan jenis pelulus yang berbeza.

Jenis Pelulus

• ROLE — mana-mana pengguna dengan peranan yang dinyatakan
• USER — satu pengguna khusus
• CREATOR — pemohon asal
• ASSIGNEE — pengguna yang ditugaskan
• TEAM_LEADER — ketua pasukan bagi aset yang dihubungkan
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — pengurus lokasi/bahagian pemohon
• TARGET_LOCATION_MANAGER — pengurus lokasi/bahagian permintaan
• REQUEST_SECTION_MANAGER — pengurus (ketua) bagi Bahagian Bertanggungjawab (Pasukan) permintaan itu

Medan Wajib bagi Setiap Langkah

Setiap langkah boleh memerlukan medan seperti penerangan, aset, lokasi, kategori, foto, atau mana-mana medan tersuai yang ditentukan oleh syarikat (custom:<name>) sebelum membenarkan peralihan. Untuk penyiapan perintah kerja, anda juga boleh memerlukan bacaan meter — berguna untuk penyelenggaraan berasaskan jam operasi atau odometer.

Menolak Permintaan

Permintaan hanya boleh ditolak semasa ia berstatus Menunggu atau Sedang disemak. Setelah diluluskan, permintaan secara automatik menjadi perintah kerja dan tidak boleh lagi ditolak — batalkan perintah kerja yang terhasil sebagai gantinya. Jika butang Tolak tidak dipaparkan, permintaan itu sudah melangkaui tahap boleh disemak.

Praset Pantas

Selain membina langkah secara manual, buka Tetapan Syarikat → Aliran Kerja, pilih tab Permintaan, dan gunakan Praset pantas: 'Kelulusan pengurus sebelum perintah kerja' untuk satu pintu kawalan sahaja, atau 'Kelulusan permintaan dua peringkat' untuk semakan jabatan diikuti kelulusan pengurus fasiliti. Setiap praset mencipta langkah yang boleh diedit yang boleh anda arahkan semula kepada peranan tepat anda.

Penghalaan mengikut Bahagian Bertanggungjawab

Kelulusan boleh mengikut sama ada di mana kerja itu berada (Lokasi) atau siapa yang bertanggungjawab (Bahagian). Bagi tanggungjawab organisasi — Bangunan, Elektrik, Bengkel, dsb. — modelkan setiap bahagian sebagai satu Pasukan dan tetapkan ketuanya sebagai pengurus bahagian. Hidupkan medan 'Bahagian Bertanggungjawab' dalam borang permintaan anda, kemudian tambah langkah aliran kerja Permintaan dengan pelulus 'Pengurus Bahagian (Ketua Pasukan)'. Permintaan itu kemudiannya hanya dihalakan kepada pengurus bahagian yang dipilih oleh pemohon, tanpa mengira lokasi — satu lokasi boleh menempatkan kerja yang dimiliki oleh beberapa bahagian. Bagi organisasi yang tanggungjawabnya benar-benar dimiliki oleh lokasi, pelulus 'Pengurus Lokasi Sasaran' menghalakannya mengikut Lokasi sebaliknya.

Penghalaan mengikut kategori

Kategori permintaan boleh membawa Bahagian Bertanggungjawab lalai (Tetapan Syarikat > Kategori, 'Seksyen Bertanggungjawab lalai untuk permintaan'). Permintaan baharu yang difailkan dengan kategori itu tanpa bahagiannya sendiri dihantar kepada pasukan tersebut sebaik sahaja ia dicipta: ketuanya dimaklumkan dan ahli pasukan yang peranannya terhad kepada data pasukan mereka dapat melihatnya. Ini sesuai untuk kod QR umum: pemohon memilih 'IT' atau 'Perpaipan' dan jabatan yang betul menerimanya. Bahagian yang dipilih dalam borang sentiasa diutamakan, pemerhatian tidak pernah dihalakan, dan menukar kategori kemudian tidak menghalakan semula permintaan itu. Secara lalai hanya ketua yang dimaklumkan. Untuk turut memaklumkan setiap ahli bahagian, tandakan “Ahli bahagian” pada baris “Permintaan Dicipta” dalam Tetapan Syarikat > Notifikasi > “Konfigurasi pemberitahuan lanjutan”; ahli yang peranannya tidak membenarkan permintaan dibuka tidak dimaklumkan.

Menapis mengikut seksyen bertanggungjawab

Senarai permintaan boleh disempitkan kepada satu atau beberapa seksyen bertanggungjawab. Buka bar penapis dan pilih seksyen di bawah tanggungjawab anda — penapis ini membenarkan pilihan berbilang, jadi «elektrik atau mekanikal» ialah satu soalan, bukan dua. Ia bergabung dengan semua penapis lain dan tidak sekali-kali meluaskan apa yang anda dibenarkan lihat: jika peranan anda terhad kepada pasukan sendiri, meminta seksyen di luar skop itu mengembalikan senarai kosong, bukan permintaan orang lain. Penapis ini hanya muncul apabila syarikat anda mempunyai sekurang-kurangnya satu pasukan aktif.

Penghalaan mengikut Jenis Permintaan (penambahbaikan lwn pembaikan)

Pada pelan Business, setiap langkah aliran kerja Permintaan boleh disekat kepada jenis permintaan tertentu. Buka Tetapan Syarikat → Aliran Kerja → Permintaan, kembangkan satu langkah dan tandakan jenis di bawah 'Terpakai kepada jenis permintaan'. Persediaan biasa: langkah 'Kelulusan penambahbaikan' yang disekat kepada jenis Penambahbaikan, dihalakan kepada Pengurus Lokasi Sasaran — pengurus pengeluaran zon itu, ditetapkan pada setiap lokasi melalui medan 'Pengurus / ketua jabatan' — ditambah langkah 'Kelulusan pembaikan' untuk jenis lain yang dihalakan kepada peranan pengurus penyelenggaraan anda. Setiap permintaan kemudiannya hanya mengikuti rantaian kelulusan bagi jenisnya sendiri; langkah tanpa jenis ditandakan terus terpakai kepada setiap permintaan. Praset satu-klik 'Halakan mengikut jenis permintaan (penambahbaikan lwn pembaikan)' menyediakan ini untuk anda.

Kelulusan Automatik Permintaan Kecemasan

Buka Tetapan Syarikat → Aliran Kerja → Permintaan dan hidupkan 'Luluskan permintaan kecemasan secara automatik'. Apabila dihidupkan, mana-mana permintaan yang ditandakan sebagai Kecemasan akan melangkau aliran kerja kelulusan dan perintah kerja dicipta serta-merta. Apabila dimatikan (lalai), permintaan kecemasan mengikuti penghalaan kelulusan biasa. Setiap kelulusan automatik direkodkan dalam sejarah permintaan untuk tujuan penjejakan.

Melihat siapa yang meluluskan atau menolak

Setelah permintaan diluluskan atau ditolak, sepanduk di bahagian atas permintaan memaparkan siapa yang membuat keputusan, bila, dan sebab penolakan. Ini membantu apabila beberapa pengurus atau perancang penyelenggaraan boleh menyemak permintaan. Maklumat yang sama muncul dalam PDF permintaan dan dalam tab Aktiviti.