Gestão de frota

A Gestão de Frota é um módulo do plano Business que estende os Ativos com uma camada dedicada a equipamentos rodantes: carros, vans, caminhões leves e pesados, empilhadeiras, equipamentos de construção, reboques, ônibus e motocicletas. Cada veículo continua sendo um Ativo por baixo dos panos — mas com um perfil mais rico (VIN, placa, tipo de combustível, capacidades) e medidores automáticos de odômetro e horímetro já ligados para a PM baseada em quilometragem.

Quando usar a Frota

Use a Frota sempre que o equipamento se desloca por meios próprios e você precisa acompanhar quilometragem, combustível ou atribuição de motoristas. Equipamentos estacionários (linhas de produção, HVAC, elétrica, hidráulica, prédios) permanecem no módulo de Ativos padrão.

Cadastrar um veículo

1. Abra a seção Frota no menu lateral (em ATIVOS E LOCAIS)
2. Clique no botão “+ Adicionar veículo” (canto superior direito)
3. Preencha o card “Dados básicos”: nome (obrigatório), tipo de veículo e tipo de combustível
4. Adicione os dados de identificação, se tiver: chassi (VIN), placa, marca, modelo, ano, cor, data do primeiro emplacamento
5. Informe as capacidades de caminhões e equipamentos pesados: PBT, PBTC, capacidade de assentos, carga útil, capacidade do tanque
6. Salve — o ativo é criado na categoria “Veículos” e dois medidores são vinculados automaticamente

Medidores automáticos

Todo veículo que você cadastra já vem com dois medidores prontos para uso:

Envie as leituras pela página de detalhe do veículo (Abrir em Ativos → aba Medidores) ou lendo o QR code em campo. Gatilho de PM por quilometragem a cada 10.000 km ou 250 horas de motor, o que ocorrer primeiro — configure-o em Manutenção Preventiva.

Permissões e funções

A Frota usa o sistema de permissões padrão, principalmente fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete e fleet:book (reservar um veículo para si). Por padrão, as funções as recebem assim:

Funções personalizadas (por exemplo, SHIFT_LEADER, QC_INSPECTOR) começam sem acesso à Frota. Um administrador pode conceder fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete em /people/roles.

Visibilidade dos dados

Os veículos seguem exatamente as mesmas regras de visibilidade dos Ativos comuns — respeitam o escopo de dados da empresa (ALL, TEAM, ASSIGNED), as restrições por subárvore de localização e a atribuição a múltiplas equipes. Um técnico com escopo TEAM só enxerga os veículos atribuídos à sua equipe. Isso vale para a lista da Frota; a reserva segue uma regra própria, mais ampla: veja “Quem pode reservar qual veículo”.

Plano Business

A Gestão de Frota está incluída a partir do plano Business. Nos planos Core e Starter, os itens de Frota na barra lateral exibem um cadeado (“Requer o plano Business”) e a lista de veículos abre somente para leitura, sem os botões que adicionam ou alteram veículos. Os veículos criados no Business são mantidos se você passar depois para um plano inferior: continuam legíveis, apenas as alterações ficam bloqueadas.

Registro de abastecimento e consumo

Registre cada abastecimento e deixe o FreeMaint calcular o consumo automaticamente. Cada lançamento de combustível alimenta o consumo do veículo em l/100km, calculado nos últimos 30 dias (janela móvel) e em todo o histórico. Se você preencher o odômetro, a leitura é enviada automaticamente ao medidor ODOMETER do veículo (com a mesma proteção de monotonicidade das leituras de medidor comuns).

1. Abra a página de detalhes do veículo em /fleet/:id
2. Role até o card “Combustível” e clique em “Adicionar abastecimento”
3. Preencha o volume (litros) — obrigatório; o preço por litro é opcional e informa o custo de cada abastecimento, que entra no gasto com combustível da frota
4. Preencha a leitura do hodômetro na bomba — altamente recomendado, sincroniza automaticamente o medidor ODOMETER
5. Opcional: nome do posto, forma de pagamento, URL da foto do cupom, observações
6. Salve — o resumo móvel é atualizado; a partir do segundo lançamento, o consumo em l/100km é calculado de tanque cheio a tanque cheio

O consumo em l/100km é recalculado a cada leitura — nunca armazenado — então editar ou excluir um lançamento corrige o resumo na hora. Se a leitura do odômetro for regressiva (menor que a última armazenada), a sincronização do medidor registra um aviso e é ignorada, mas o registro de abastecimento continua sendo salvo.

Perfis de motorista

Cadastre todos os motoristas, usem ou não o FreeMaint. Um cadastro de motorista guarda o número da CNH, as categorias que ele possui (marque várias — B, C e CE juntas, por exemplo), as datas de emissão e validade e o órgão emissor. Um motorista NÃO precisa de acesso: criado pela Frota, vira um cadastro sem e-mail e sem senha, e não custa nada porque todos os planos permitem usuários ilimitados.

1. Abra Frota > Motoristas no menu lateral e clique em “Novo motorista”
2. Digite o nome, escolha um perfil e informe o número da CNH, as categorias e a data de validade
3. Salve — a pessoa aparece na lista imediatamente e pode ser vinculada a um veículo
4. Para um usuário FreeMaint já existente, abra a ficha em /people/users/:id e use o cartão “Perfil de motorista”
5. Muitos motoristas para cadastrar? Use Organização > Usuários > Importar: uma linha sem e-mail e sem nome de usuário cria o mesmo tipo de cadastro

Alterar a data de validade rearma os lembretes de vencimento: os avisos de 30, 15 e 7 dias são enviados de novo para a nova data. As autorizações de operação que não são CNH — empilhadeira, CACES, ADR, habilitação elétrica — ficam em Organização > Qualificações, que guarda o órgão emissor, um número de referência, o scan do certificado e seus próprios lembretes. Em Frota ▸ Motoristas, a busca encontra um motorista pelo nome, e-mail, número da CNH ou cargo — sem diferenciar maiúsculas nem acentos — e pode ser combinada com o filtro de vencimento.

Documentos do veículo

Centralize todos os papéis de que um veículo precisa: seguro, CRLV, inspeção veicular, IPVA, selo ambiental, autorização de operação. Cada documento tem data de emissão, data de validade, fornecedor, número de apólice ou de série, observações livres — e a própria digitalização: anexe um PDF ou uma foto (25 MB) e ele abre dentro do FreeMaint, sem baixar nada. Você também pode definir seus próprios tipos de documento (orçamento, nota fiscal, laudo de vistoria, reparo…) em Configurações da empresa ▸ Categorias ▸ Tipos de documento de veículo — os sete tipos fornecidos continuam disponíveis ao lado dos seus.

Os documentos são ordenados por validade crescente: a renovação mais urgente fica sempre no topo e os papéis permanentes (um CRLV não vence) ficam no fim. Uma etiqueta vermelha «Vencido» aparece automaticamente quando a data passa. Ao editar a validade, os lembretes são reiniciados, e o FreeMaint avisa você novamente 30, 15 e 7 dias antes da nova data. Para achar um papel entre centenas, use Frota ▸ Documentos: filtre por tipo, busque uma placa ou um fornecedor e abra a digitalização direto da lista. Documentos já vencidos continuam visíveis em todas as janelas — são justamente aqueles em que é preciso agir. Notas fiscais, relatórios e qualquer outro arquivo ficam na seção Arquivos do veículo: enviados ali, são vinculados ao veículo e aparecem também na aba Arquivos do ativo. O valor de uma nota é registrado na ordem de serviço, em Custos adicionais. O filtro Status mantém apenas os documentos vencidos ou reprovados, ou os que vencem em breve (janelas de 7 a 90 dias); os cartões de documentos do painel da Frota abrem esta página com o filtro correspondente já aplicado. Uma data inserida por engano pode ser removida: esvazie o campo e salve.

Registrar o resultado de uma inspeção

Uma inspeção técnica tem um resultado, não apenas uma data de validade — e um veículo pode estar no prazo e mesmo assim ter sido reprovado. Ao adicionar ou editar um documento do veículo, defina o Resultado da inspeção para que as telas da frota digam a verdade sobre esse veículo. O campo só aparece em uma inspeção técnica e nos tipos de documento que você mesmo criou; os documentos que não podem ser aprovados nem reprovados, como o CRLV, não o exibem.

Marque «É uma reinspeção» para uma inspeção que se segue a uma reprovação. É a reinspeção aprovada que libera o veículo — conta sempre a mais recente. Numa inspeção reprovada, use seu prazo de reparo como data de validade: a contagem regressiva existente passa a acompanhá-lo. Você também pode ordenar a lista da frota por Status e acrescentar a coluna Documentos à visão de tabela.

Alertas de vencimento

Todos os dias às 04:00 UTC, o FreeMaint verifica todas as CNHs dos motoristas e todos os documentos de veículos e envia um lembrete 30, 15 e 7 dias antes da data de validade. Um documento que você já renovou não gera mais avisos. Os lembretes chegam no sino (dentro do app), como push no celular e por e-mail; os canais usados são definidos nas configurações de notificação da sua empresa (veja abaixo).

Por padrão, os lembretes vão para as pessoas com a função Administrador ou Gerente que podem ver a Frota (no caso de um documento de veículo, as que podem ver esse veículo), além do próprio motorista nos lembretes de CNH. Para mudar quem os recebe e por quais canais, abra Configurações da empresa ▸ Notificações ▸ Configuração avançada de notificações (/settings/notifications) e procure a categoria "Gestão de frota". Os documentos já vencidos não recebem novos lembretes: mantêm a etiqueta vermelha «Vencido» e aparecem na lista Documentos vencidos do painel da Frota.

Multas

As multas de trânsito e de estacionamento têm um registro próprio, separado dos documentos: Frota ▸ Multas, e um cartão Multas na página de cada veículo. Registre quando a infração aconteceu (data e hora), o motorista, o valor, o nº da notificação, quem a emitiu e a digitalização da notificação. Assim que o veículo e o horário são preenchidos, o FreeMaint sugere o motorista que tinha reservado o veículo naquele momento. Uma multa fica em laranja («A pagar») até você marcar Paga com a data e quem pagou — a empresa ou o motorista.

• Frota ▸ Multas abre em «A pagar» e mostra quanto ainda está em aberto
• Pesquise por placa, motorista ou nº da notificação
• Uma multa sem motorista mostra «Motorista a indicar»
• Somente quem tem a permissão fleet:update vê as multas — são dados pessoais sobre infrações

Você já registrava multas como tipo de documento personalizado? Cadastre-as novamente em Frota ▸ Multas e depois exclua os documentos antigos e, se não precisar mais, o tipo personalizado.

Painel da frota

Uma página somente leitura, /fleet/dashboard, mostra o estado operacional de toda a frota em uma única chamada. Seis cartões — veículos, imobilizados, documentos a vencer, CNHs a vencer, gasto com combustível e consumo médio — ficam acima de duas listas: os próximos vencimentos (documentos de veículos e CNHs, ordenados por data) e os cinco maiores consumidores dos últimos 30 dias. A maioria dos cartões é clicável e abre a lista correspondente já filtrada.

1. Abra Frota na barra lateral e clique no botão Painel
2. Leia a linha de cartões: «Imobilizados» conta os veículos na oficina ou fora de serviço, e o cartão vermelho «Documentos vencidos» conta os documentos de veículo cuja versão vigente venceu ou cuja inspeção foi reprovada — clique nele para abrir Frota ▸ Documentos filtrado exatamente nesses documentos. A sublinha «+ N vencidas» sob «Documentos a vencer» só aparece se você ocultar esse cartão
3. Clique em um cartão para abrir a lista que ele resume — «Imobilizados» abre os veículos em manutenção, «Documentos a vencer» abre os documentos a renovar
4. Cada linha dos Próximos vencimentos mostra a placa, o local ao qual o veículo está alocado e a data exata de vencimento; clique para ir ao veículo (documentos) ou à pessoa (CNH)
5. Use o menu Seções para ocultar qualquer cartão ou bloco que você não use — por exemplo os dois de combustível, se seu combustível for gerenciado fora do FreeMaint — a ficha do veículo tem o mesmo menu, com Medidores (hodômetro, horas de motor) e Manutenção (ordens de serviço abertas, próximas manutenções preventivas) como duas seções separadas

O menu Seções é por pessoa, não por empresa: ocultar os cartões de combustível não muda nada para seus colegas, e por padrão nada fica oculto. «Imobilizados» conta apenas os veículos cujo status é Em manutenção ou Parado — um veículo marcado como Degradado ainda roda e não é contado, deliberadamente. O consumo médio da frota é ponderado pela distância (litros totais ÷ quilômetros totais × 100), nunca a média simples das médias por veículo. A lista de vencimentos cobre 30 dias por padrão; mude para 60 ou 90 com o seletor do cartão, sua escolha é lembrada. Os números de combustível sempre cobrem os últimos 30 dias, porque são uma média móvel e não um prazo.

Documentos vencidos

Sempre que algo está vencido, aparece uma lista «Documentos vencidos» acima dos Próximos vencimentos. Ela reúne os documentos de veículo já vencidos ou com resultado de inspeção desfavorável, e as CNHs vencidas, do mais atrasado para o menos atrasado (inspeções reprovadas primeiro), cada um com o número de dias de atraso. «Ver tudo» abre Frota ▸ Documentos filtrado nos documentos vencidos ou reprovados; o «Ver tudo» dos Próximos vencimentos abre os documentos a vencer no horizonte escolhido. Só conta a versão vigente de um documento: um documento renovado deixa de aparecer. Tanto o cartão «Documentos vencidos» quanto esta lista podem ser ocultados no menu Seções.

O que vem a seguir

• Adiado até uma necessidade concreta de cliente: integração de cartões de combustível e importação telemática (Samsara / GeoTab / GPS genérico) — cada uma exige a escolha de um fornecedor específico

A integração com telemetria GPS / IoT (Samsara, GeoTab) está intencionalmente fora do roadmap — nosso foco é o acompanhamento operacional, não o hardware.

Encontrar um veículo em uma frota grande

O cartão Filtros da lista da Frota restringe toda a frota, não apenas a página na tela — o contador e a paginação acompanham o filtro.

Reservar um veículo e saber quando ele está livre

Cada página de veículo tem uma seção Disponibilidade: se o veículo está livre agora e os próximos 30 dias — reservas, indisponibilidades declaradas e manutenção planejada, lida automaticamente das ordens de serviço planejadas e dos planos preventivos do veículo, para que ninguém registre duas vezes uma ida à oficina. A lista da Frota também mostra isso: um veículo em uso tem um selo dizendo quem está com ele e até quando, e na página do veículo cada reserva mostra suas observações.

1. Abra o veículo em /fleet e encontre a seção Disponibilidade
2. Clique em «Reservar este veículo» e escolha o início, o término e o motivo
3. Se o veículo já estiver reservado, a janela mostra quem está com ele e quando — escolha outro horário ou outro veículo
4. Se houver manutenção prevista nesse período, você é avisado; marque «Entendi — reservar mesmo assim» para confirmar
5. Um gestor pode reservar para outra pessoa ou usar «Declarar uma indisponibilidade» para um veículo emprestado a outra unidade ou na oficina
6. Abra Frota > Planejamento: uma linha por veículo em 7, 14 ou 28 dias (sua escolha é lembrada), com a placa, o tipo de veículo e a unidade. Filtre por unidade (uma unidade inclui seus sublocais) e por tipo de veículo — os dois filtros se combinam — e use o filtro «Livres de … até …» para manter só os veículos livres durante todo o período. Cores: reservas em azul, indisponibilidades em cinza, ordens de serviço em âmbar, manutenção preventiva em verde, imobilizados em vermelho Cada linha mostra também a marca, o modelo e o ano. Ao escolher uma data em “Livres de”, o Planejamento pula para essa semana e destaca os dias do período. Para comparar alguns veículos, selecione até 10 no seletor de veículos.
7. O Planejamento sempre começa numa segunda-feira: as setas avançam ou voltam uma semana por vez, «Hoje» retorna à semana atual, e o número da semana e as datas do período aparecem ao lado. O mês aparece acima do primeiro dia e de cada dia 1º do mês O cabeçalho dos dias e a coluna dos veículos ficam fixos durante a rolagem. O Planejamento mostra 50 veículos por vez, ordenados por nome: “Mostrar mais”, no final, adiciona os próximos.
8. Para reservar sem abrir um veículo, clique em «Reservar um veículo» no topo do Planejamento e escolha o veículo na janela. Se o filtro «Livres de … até …» estiver definido, a janela já vem com essas datas e só oferece os veículos livres durante todo o período. Na lista de veículos (/fleet), o ícone de calendário de cada cartão ou linha reserva esse veículo diretamente
9. No painel da Frota, o card «Disponíveis agora» conta os veículos livres neste momento e abre o Planejamento

Reservar para si mesmo exige a permissão «Reservar veículos», dada por padrão a todas as funções que veem a Frota; reservar para outra pessoa e declarar uma indisponibilidade exigem a permissão de Frota «atualizar». A pessoa é notificada quando um veículo é reservado em seu nome ou essa reserva é cancelada. No aplicativo móvel, a página do ativo de um veículo tem a mesma seção Disponibilidade e um botão Reservar, e suas reservas aparecem no seu Calendário. Uma reserva cancelada continua no histórico.

Vistorias de saída e de devolução

Se o veículo tiver uma verificação antes do uso (um modelo de inspeção configurado como «Toda vez que o equipamento é usado»), a verificação concluída pela pessoa que tem a reserva é vinculada a ela automaticamente: a primeira é a vistoria de saída, a seguinte a de devolução. A reserva mostra então os dois relatórios, os itens reprovados e os quilômetros rodados entre eles, obtidos dos itens de leitura do hodômetro. Ao escanear o veículo, o aplicativo informa se você está fazendo a vistoria de saída ou de devolução.

Data de término desconhecida: «até a devolução»

Quando um veículo sai sem data de retorno conhecida (empréstimo para outro local, permanência na oficina), marque «Data de término desconhecida — até a devolução» em vez de escolher um término, tanto em uma reserva quanto em uma indisponibilidade. O veículo mostra então «desde … · até a devolução» no Planejamento, na página do veículo e no aplicativo, e fica bloqueado até voltar: a vistoria de devolução encerra a reserva nesse momento, e «Encerrar agora» (na linha da reserva, ou em Minhas reservas no aplicativo) a encerra manualmente se nenhuma vistoria de devolução for feita. Quem pode cancelar a reserva também pode encerrá-la.

Uma reserva «até a devolução» bloqueia o veículo por no máximo 92 dias: depois dessa data, ela termina sozinha. Para reservar o mesmo veículo nesse meio-tempo, encerre-a primeiro ou defina uma data de término.

Indicar o motorista a partir de um tablet compartilhado

Se a sua equipe reserva veículos e faz as vistorias de saída e de retorno em um tablet que fica conectado com uma conta compartilhada, cada reserva e cada vistoria ainda podem indicar quem dirige. Escolha o motorista na lista de motoristas (as pessoas dessa lista não precisam de login) ou adicione-o na hora com nome e sobrenome. O motorista passa a ser o titular da reserva e aparece como “Motorista” na vistoria e no PDF dela; “Inspecionado por” continua mostrando a conta usada.

1. Nos papéis (/people/roles), abra o papel da conta compartilhada e marque “Indicar o motorista (dispositivo compartilhado)”, além de reservar veículos e executar inspeções
2. Na página Motoristas (/fleet/drivers), em “Adicionar motoristas a partir de um dispositivo compartilhado”, escolha o papel dado às pessoas adicionadas pelo tablet. Deixe em “Desativado” para permitir apenas os motoristas que já estão na lista
3. No tablet, escolha a pessoa no campo “Motorista” ao reservar e no campo “Motorista” no topo da vistoria de saída ou de retorno. Digite um nome que não está na lista para adicionar essa pessoa
4. Uma reserva feita pelo tablet pode ser alterada ou cancelada pela mesma conta

Reservar um veículo para uma unidade

Um gestor (permissão de Frota «atualizar») pode reservar um veículo para uma unidade — uma residência, um departamento — sem saber ainda quem vai dirigir: na janela de reserva, escolha a unidade em «Para uma unidade» e deixe «Para» vazio («A definir na saída»). O Planejamento mostra então «[unidade] · a definir». A primeira pessoa que concluir a verificação antes do uso do veículo (a vistoria de saída) durante a reserva se torna automaticamente o titular; a vistoria de devolução é então vinculada a essa mesma reserva, como de costume, de modo que os relatórios de saída e de devolução e os quilômetros rodados funcionam exatamente como em uma reserva pessoal. Ninguém é notificado até que um motorista seja definido. Quem só pode reservar para si mesmo não pode reservar para uma unidade.

O motorista em uma ordem de serviço de veículo

Uma ordem de serviço de um veículo tem um campo «Motorista»: quem estava ao volante, que é o que perguntam danos, multas e seguro. Normalmente você não precisa preenchê-lo: ao criar a ordem, ele é preenchido com o titular da reserva em andamento do veículo, e uma ordem corretiva gerada por uma vistoria de saída ou de retorno recebe o titular dessa reserva. Você pode alterá-lo ou limpá-lo no formulário da ordem, e também escolher motoristas sem acesso ao FreeMaint (Frota > Motoristas > Novo motorista). O campo só aparece quando o ativo é um veículo; uma ordem criada para vários ativos de uma vez não tem motorista. O motorista aparece na página da ordem e no aplicativo móvel.

Quem pode reservar qual veículo

Qualquer pessoa cuja função possa reservar veículos (fleet:book) ou gerenciar a frota (fleet:update) vê e reserva todos os veículos ativos no planejamento da Frota e no aplicativo móvel, mesmo que a função só veja os equipamentos atribuídos a ela, como um Operador. Com o acesso por departamento, só são oferecidos os veículos dos seus locais. Um veículo com status Desativado nunca pode ser reservado. Um veículo fora da sua visibilidade de equipamentos mostra apenas nome, placa, marca, modelo, local e disponibilidade, sem link para a página do ativo. “Minhas reservas” sempre lista as reservas do próprio usuário.

A frota no aplicativo móvel

No aplicativo, abra Mais → Frota. Pesquise por nome ou placa e alterne entre Todos, Disponíveis agora (livres nos próximos 30 minutos) e Minhas reservas. Cada linha informa se o veículo está disponível, reservado, indisponível ou em manutenção, e até quando. Toque em um veículo para ver a disponibilidade e reservá-lo; toque em uma das suas reservas para cancelá-la. Ao escanear o código QR de um veículo aparece “Reservar este veículo”. Reservar exige conexão.

Em Frota > Motoristas, clique em um motorista para abrir o painel dele: número da CNH, categorias e data de validade, editáveis com a permissão de Frota «atualizar». «Abrir o perfil do usuário» só aparece para quem pode consultar usuários: os gestores de frota não precisam mais de acesso à gestão de usuários para manter as CNHs em dia.

As categorias de habilitação oferecidas seguem o país da empresa (Configurações da Empresa > Regional): as categorias europeias B, BE, C1, C, CE, D1, D e DE por padrão, as categorias SIM da Indonésia (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I) para uma empresa na Indonésia, e OTHER em todos os casos.

Além de 7, 14 e 28 dias, o seletor de período do Planejamento agora oferece «1 dia»: uma coluna por hora do dia escolhido, e as setas avançam um dia por vez. Uma barra larga o suficiente mostra seu intervalo de horário e seu titular.

Clique em uma reserva ou em uma indisponibilidade do Planejamento para abri-la: veículo, «Para», «Solicitada por», datas, unidade, motivo e observações, com «Editar reserva», «Cancelar reserva» e «Abrir o veículo». Editar e cancelar ficam disponíveis para os gestores de frota (permissão de Frota «atualizar») e para a pessoa dona da reserva.

Em “Minhas reservas”, o menu de uma reserva agora também oferece “Editar reserva”, com as mesmas regras da web: movê-la ou alterar o fim, o motivo ou as observações. O veículo e o tipo não podem ser alterados.