Gestão de frota

A Gestão de frota é um módulo do plano Business que estende os Ativos com uma camada dedicada ao equipamento rolante: automóveis, carrinhas, camiões ligeiros e pesados, empilhadores, máquinas de obra, reboques, autocarros e motociclos. Por baixo, cada viatura continua a ser um ativo — mas com um perfil mais rico (VIN, matrícula, tipo de combustível, capacidades) e com contadores de quilometragem e horas de motor ligados automaticamente para a manutenção por quilometragem.

Quando usar a Frota

Use a Frota sempre que o equipamento se desloque pelos seus próprios meios e precise de acompanhar quilometragem, combustível ou atribuição de condutores. O equipamento fixo (linhas de produção, climatização, eletricidade, canalização, edifícios) continua no módulo de Ativos normal.

Registar uma viatura

1. Abra a secção Frota no menu lateral (em ATIVOS E LOCAIS)
2. Clique no botão «+ Adicionar veículo» (canto superior direito)
3. Preencha o cartão «Dados básicos»: nome (obrigatório), tipo de veículo e tipo de combustível
4. Acrescente os dados de identificação, se os tiver: VIN, matrícula, marca, modelo, ano, cor, data da primeira matrícula
5. Registe as capacidades de camiões e equipamento pesado: PTAC, PMA, lotação, carga útil, capacidade do depósito
6. Guarde — o ativo é criado na categoria «Veículos» e ficam-lhe associados automaticamente dois contadores

Contadores automáticos

Cada viatura que cria recebe automaticamente dois contadores prontos a usar:

Registe as leituras na página de detalhe da viatura (Abrir em Ativos → separador Contadores) ou lendo o código QR no terreno. Gatilho de manutenção preventiva por quilometragem a cada 10 000 km ou 250 horas de motor, o que ocorrer primeiro — defina-o em Preventiva.

Permissões e perfis

A frota usa o sistema de permissões padrão, sobretudo fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete e fleet:book (reservar um veículo para si próprio). De origem, as funções recebem-nas da seguinte forma:

As funções personalizadas (por exemplo CHEFE_DE_TURNO ou INSPETOR_QUALIDADE) começam sem acesso à Frota. Um administrador pode conceder fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete em /people/roles.

Visibilidade dos dados

As viaturas seguem exatamente as mesmas regras de visibilidade dos ativos normais — respeitam o âmbito de dados da empresa (ALL, TEAM, ASSIGNED), as restrições por subárvore de localização e a atribuição a várias equipas. Um técnico com âmbito TEAM só vê as viaturas atribuídas à sua equipa. Isto aplica-se à lista da Frota; a reserva segue uma regra própria, mais ampla: veja «Quem pode reservar que veículo».

Plano Business

A Gestão de frota está incluída a partir do plano Business. No Core e no Starter, as entradas da Frota na barra lateral têm um cadeado («Requer o plano Business») e a lista de viaturas abre só em leitura, sem os botões para adicionar ou alterar viaturas. As viaturas criadas no Business são conservadas se mais tarde mudar para um plano inferior: continuam legíveis, só as alterações ficam bloqueadas.

Registo de combustível e consumo

Registe cada abastecimento e deixe o FreeMaint calcular o consumo automaticamente. Cada registo de combustível alimenta o consumo da viatura em l/100 km, calculado nos últimos 30 dias (janela móvel) e em todo o histórico. Se preencher o conta-quilómetros, a leitura é enviada automaticamente para o contador ODOMETER da viatura (com a mesma proteção de monotonia das leituras normais).

1. Abra a página de detalhe da viatura a partir de /fleet/:id
2. Desça até ao cartão «Combustível» e clique em «Adicionar abastecimento»
3. Preencha o volume (litros) — obrigatório; o preço por litro é opcional e dá o custo de cada abastecimento, que alimenta a despesa de combustível da frota
4. Preencha a leitura do conta-quilómetros na bomba — muito recomendado, sincroniza automaticamente o contador ODOMETER
5. Opcional: nome do posto, meio de pagamento, URL da fotografia do talão, notas
6. Guarde — o resumo móvel é atualizado; a partir do segundo registo, o consumo em l/100 km é calculado de depósito cheio a depósito cheio

O consumo em l/100 km é recalculado a cada leitura e nunca é guardado — por isso editar ou apagar um registo corrige o resumo de imediato. Se a leitura do conta-quilómetros for regressiva (menor do que a última guardada), a sincronização do contador regista um aviso e ignora-a, mas o registo de combustível é guardado à mesma.

Perfis de condutor

Registe todos os condutores, usem ou não o FreeMaint. Uma ficha de condutor guarda o número da carta, as categorias detidas (selecione várias — B, C e CE em conjunto, por exemplo), as datas de emissão e validade e a autoridade emissora. Um condutor NÃO precisa de acesso: criado a partir da Frota, torna-se uma ficha sem e-mail nem palavra-passe, e não custa nada porque todos os planos permitem utilizadores ilimitados.

1. Abra Frota > Condutores no menu lateral e clique em «Novo condutor»
2. Introduza o nome, escolha uma função e depois o número da carta, as categorias e a data de validade
3. Guarde — a pessoa aparece logo na lista e pode ser atribuída a um veículo
4. Para um utilizador FreeMaint já existente, abra a ficha em /people/users/:id e use o cartão «Perfil de condutor»
5. Muitos condutores para introduzir? Use Organização > Utilizadores > Importar: uma linha sem e-mail nem nome de utilizador cria o mesmo tipo de ficha

Alterar a data de validade rearma os lembretes de validade: os avisos a 30, 15 e 7 dias voltam a ser enviados para a nova data. As autorizações de equipamento que não são cartas de condução — empilhador, CACES, ADR, habilitação elétrica — pertencem a Organização > Qualificações, que guarda a autoridade emissora, um número de referência, a digitalização do certificado e os seus próprios lembretes. Em Frota ▸ Condutores, a pesquisa encontra um condutor pelo nome, e-mail, número da carta ou função — sem distinguir maiúsculas nem acentos — e combina-se com o filtro de validade.

Documentos da viatura

Centralize todos os papéis de que um veículo precisa: seguro, documento único, inspeção periódica (IPO), imposto de circulação, dístico ambiental, licença de exploração. Cada documento tem data de emissão, data de validade, fornecedor, número de apólice ou de série, notas livres — e a própria digitalização: anexe um PDF ou uma fotografia (25 MB) e abre dentro do FreeMaint, sem descarregar nada. Pode também definir os seus próprios tipos de documento (orçamento, fatura, auto de estado, reparação…) em Definições da empresa ▸ Categorias ▸ Tipos de documento de veículo — os sete tipos fornecidos continuam disponíveis ao lado dos seus.

Os documentos são ordenados por validade crescente: a renovação mais urgente está sempre no topo e os papéis permanentes (um documento único não caduca) ficam no fim. Aparece automaticamente uma etiqueta vermelha «Expirado» quando a data passa. Ao editar a data de validade, os lembretes são repostos, pelo que o FreeMaint volta a avisar 30, 15 e 7 dias antes da nova data. Para encontrar um papel entre centenas, use Frota ▸ Documentos: filtre por tipo, procure uma matrícula ou um fornecedor e abra a digitalização diretamente a partir da lista. Os documentos já expirados continuam visíveis em todas as janelas — são precisamente aqueles sobre os quais é preciso agir. Faturas, relatórios e qualquer outro ficheiro ficam na secção Ficheiros do veículo: carregados aí, ficam ligados ao veículo e aparecem também no separador Ficheiros do ativo. O valor de uma fatura regista-se na ordem de trabalho, em Custos adicionais. O filtro Estado mantém apenas os documentos expirados ou reprovados, ou os que estão a expirar (janelas de 7 a 90 dias); os cartões de documentos do painel da Frota abrem esta página com o filtro correspondente já aplicado. Uma data introduzida por engano pode ser removida: esvazie o campo e guarde.

Registar o resultado de uma inspeção

Uma inspeção técnica tem um resultado, não apenas uma data de validade — e um veículo pode estar dentro do prazo e ainda assim ter sido reprovado. Ao adicionar ou editar um documento do veículo, defina o Resultado da inspeção para que os ecrãs da frota digam a verdade sobre esse veículo. O campo só aparece numa inspeção técnica e nos tipos de documento que criou; os documentos que não podem ser aprovados nem reprovados, como o livrete, não o mostram.

Assinale «É uma reinspeção» numa inspeção que se segue a uma reprovação. É a reinspeção aprovada que liberta o veículo — conta sempre a inspeção mais recente. Numa inspeção reprovada, use o seu prazo de reparação como data de validade: a contagem decrescente existente passa a segui-lo. Pode também ordenar a lista da frota por Estado e acrescentar a coluna Documentos à vista de tabela.

Alertas de validade

Todos os dias às 04:00 UTC, o FreeMaint verifica as cartas de condução de todos os condutores e os documentos das viaturas e envia um lembrete 30, 15 e 7 dias antes da data de validade. Um documento que já renovou deixa de ser lembrado. Os lembretes chegam ao sino (na aplicação), como notificação push no telemóvel e por e-mail; os canais utilizados definem-se nas definições de notificação da sua empresa (ver abaixo).

Por predefinição, os lembretes vão para as pessoas com a função Administrador ou Gestor que veem a Frota (no caso de um documento de viatura, as que veem essa viatura), e também para o próprio condutor num lembrete de carta. Para mudar quem os recebe e por que canais, abra Definições da Empresa ▸ Notificações ▸ Configuração avançada de notificações (/settings/notifications) e procure a categoria «Gestão de frota». Os documentos cuja data já passou não voltam a ser lembrados: mantêm a etiqueta vermelha «Expirado» e aparecem na lista Documentos expirados do painel da Frota.

Multas

As multas de trânsito e de estacionamento têm um registo próprio, separado dos documentos: Frota ▸ Multas, e um cartão Multas na página de cada veículo. Registe quando ocorreu a infração (data e hora), o condutor, o montante, o n.º do aviso, quem a emitiu e a digitalização do aviso. Assim que o veículo e a hora estão preenchidos, o FreeMaint propõe o condutor que tinha reservado o veículo nesse momento. Uma multa fica a laranja («Por pagar») até assinalar Paga com a data e quem pagou — a empresa ou o condutor.

• Frota ▸ Multas abre em «Por pagar» e mostra o que ainda está em dívida
• Pesquise por matrícula, condutor ou n.º do aviso
• Uma multa sem condutor mostra «Condutor por designar»
• Só quem tem a permissão fleet:update vê as multas: são dados pessoais relativos a infrações

Já tinha guardado multas como tipo de documento personalizado? Volte a registá-las em Frota ▸ Multas e depois elimine os documentos antigos e, se já não precisar, o tipo personalizado.

Painel da frota

Uma página só de leitura, /fleet/dashboard, mostra o estado operacional de toda a frota numa única chamada. Seis cartões — veículos, imobilizados, documentos a expirar, cartas a expirar, despesa de combustível e consumo médio — encimam duas listas: os próximos vencimentos (documentos de veículos e cartas de condução, ordenados por data) e os cinco maiores consumidores dos últimos 30 dias. A maioria dos cartões é clicável e abre a lista correspondente já filtrada.

1. Abra Frota na barra lateral e clique no botão Painel
2. Leia a linha de cartões: «Imobilizados» conta os veículos na oficina ou fora de serviço, e o cartão vermelho «Documentos expirados» conta os documentos de veículo cuja versão em vigor expirou ou cuja inspeção foi reprovada — clique nele para abrir Frota ▸ Documentos filtrado exatamente nesses documentos. A sublinha «+ N expiradas» sob «Documentos a expirar» só aparece se ocultar esse cartão
3. Clique num cartão para abrir a lista que resume — «Imobilizados» abre os veículos em manutenção, «Documentos a expirar» abre os papéis a renovar
4. Cada linha dos Próximos vencimentos mostra a matrícula, o local a que o veículo está afeto e a data de vencimento exata; clique para ir ao veículo (documentos) ou à pessoa (carta)
5. Use o menu Secções para ocultar qualquer cartão ou bloco que não utilize — por exemplo os dois do combustível se o seu combustível for gerido fora do FreeMaint — a ficha do veículo tem o mesmo menu, com Contadores (conta-quilómetros, horas de motor) e Manutenção (ordens de trabalho abertas, próximas manutenções preventivas) como duas secções distintas

O menu Secções é por pessoa, não por empresa: ocultar os cartões de combustível não muda nada para os seus colegas, e por omissão nada está oculto. «Imobilizados» conta apenas os veículos cujo estado é Em manutenção ou Parado — um veículo marcado como Degradado ainda circula e não é contado, deliberadamente. O consumo médio da frota é ponderado pela distância (litros totais ÷ quilómetros totais × 100), nunca a média simples das médias por veículo. A lista de vencimentos cobre 30 dias por omissão; mude para 60 ou 90 com o seletor do cartão, a sua escolha fica memorizada. Os valores de combustível cobrem sempre os últimos 30 dias, porque são uma média móvel e não um prazo.

Documentos expirados

Sempre que algo está em atraso, surge uma lista «Documentos expirados» acima dos Próximos vencimentos. Reúne os documentos de veículo já expirados ou com resultado de inspeção desfavorável, e as cartas de condução expiradas, do mais atrasado para o menos atrasado (inspeções reprovadas primeiro), cada um com o número de dias de atraso. «Ver tudo» abre Frota ▸ Documentos filtrado nos documentos expirados ou reprovados; o «Ver tudo» dos Próximos vencimentos abre os documentos a expirar no horizonte escolhido. Só conta a versão em vigor de um documento: um documento renovado deixa de aparecer. Tanto o cartão «Documentos expirados» como esta lista podem ser ocultados no menu Secções.

O que vem a seguir

• Adiado até uma necessidade concreta de um cliente: integração de cartões de combustível e importação telemática (Samsara / GeoTab / GPS genérico) — cada uma exige a escolha de um fornecedor específico

A integração com telemática GPS/IoT (Samsara, GeoTab) está deliberadamente fora do plano — concentramo-nos no acompanhamento operacional, não no hardware.

Encontrar um veículo numa frota grande

O cartão Filtros da lista da Frota restringe toda a frota, não apenas a página no ecrã — o contador e a paginação seguem o filtro.

Reservar um veículo e saber quando está livre

Cada ficha de veículo tem uma secção Disponibilidade: se o veículo está livre neste momento e os próximos 30 dias — reservas, indisponibilidades declaradas e manutenção planeada, lida automaticamente das ordens de trabalho planeadas e dos planos preventivos do veículo, para que ninguém registe duas vezes uma ida à oficina. A lista da Frota também o indica: um veículo em uso tem um distintivo que diz quem o tem e até quando, e na página do veículo cada reserva mostra as suas observações.

1. Abra o veículo a partir de /fleet e encontre a secção Disponibilidade
2. Clique em «Reservar este veículo» e escolha o início, o fim e o motivo
3. Se o veículo já estiver reservado, a janela indica quem o tem e quando — escolha outro horário ou outro veículo
4. Se houver manutenção prevista nesse período, é avisado; assinale «Compreendi — reservar mesmo assim» para confirmar
5. Um responsável pode reservar para outra pessoa ou usar «Declarar uma indisponibilidade» para um veículo emprestado a outro local ou na oficina
6. Abra Frota > Planeamento: uma linha por veículo em 7, 14 ou 28 dias (a sua escolha fica memorizada), com a matrícula, o tipo de veículo e o local. Filtre por local (um local inclui as suas sublocalizações) e por tipo de veículo — os dois filtros combinam-se — e use o filtro «Livres de … a …» para manter apenas os veículos livres durante todo o período. Cores: reservas a azul, indisponibilidades a cinzento, ordens de trabalho a âmbar, manutenção preventiva a verde, imobilizados a vermelho Cada linha mostra também a marca, o modelo e o ano. Ao escolher uma data em «Livres de», o Planeamento salta para essa semana e destaca os dias do período. Para comparar alguns veículos, selecione até 10 no seletor de veículos.
7. O Planeamento começa sempre numa segunda-feira: as setas avançam ou recuam uma semana de cada vez, «Hoje» volta à semana atual, e o número da semana e as datas do período aparecem ao lado. O mês é indicado por cima do primeiro dia e de cada dia 1 do mês O cabeçalho dos dias e a coluna dos veículos ficam fixos durante o deslocamento. O Planeamento mostra 50 veículos de cada vez, ordenados por nome: «Mostrar mais», no fundo, acrescenta os seguintes.
8. Para reservar sem abrir um veículo, clique em «Reservar um veículo» no topo do Planeamento e escolha o veículo na janela. Se o filtro «Livres de … a …» estiver definido, a janela parte dessas datas e só propõe os veículos livres durante todo o período. Na lista de veículos (/fleet), o ícone de calendário de cada cartão ou linha reserva diretamente esse veículo
9. No painel da Frota, o mosaico «Disponíveis agora» conta os veículos livres neste momento e abre o Planeamento

Reservar para si próprio requer a permissão «Reservar veículos», atribuída por predefinição a todas as funções que veem a Frota; reservar para outra pessoa e declarar uma indisponibilidade requerem a permissão de Frota «atualizar». A pessoa é notificada quando um veículo é reservado em seu nome ou essa reserva é cancelada. Na aplicação móvel, a ficha de ativo de um veículo tem a mesma secção Disponibilidade e um botão Reservar, e as suas reservas aparecem no seu Calendário. Uma reserva cancelada fica no histórico.

Vistorias de saída e de devolução

Se o veículo tiver uma verificação antes da utilização (um modelo de inspeção definido como «Sempre que o equipamento é utilizado»), a verificação concluída pela pessoa que tem a reserva é-lhe associada automaticamente: a primeira é a vistoria de saída, a seguinte a de devolução. A reserva mostra então os dois relatórios, os pontos reprovados e os quilómetros percorridos entre ambos, obtidos dos itens de leitura do conta-quilómetros. Ao ler o código do veículo, a aplicação indica se está a fazer a vistoria de saída ou de devolução.

Data de fim desconhecida: «até à devolução»

Quando um veículo sai sem data de regresso conhecida (empréstimo a outro local, estadia na oficina), assinale «Data de fim desconhecida — até à devolução» em vez de escolher um fim, tanto numa reserva como numa indisponibilidade. O veículo mostra então «desde … · até à devolução» no Planeamento, na ficha do veículo e na aplicação, e fica bloqueado até regressar: a vistoria de devolução termina a reserva nesse momento, e «Terminar agora» (na linha da reserva, ou em As minhas reservas na aplicação) termina-a manualmente se não for feita nenhuma vistoria de devolução. Quem pode cancelar a reserva também a pode terminar.

Uma reserva «até à devolução» bloqueia o veículo durante 92 dias no máximo: passada essa data, termina sozinha. Para reservar o mesmo veículo entretanto, termine-a primeiro ou atribua-lhe uma data de fim.

Indicar o condutor a partir de um tablet partilhado

Se as suas equipas reservam veículos e fazem as vistorias de saída e de regresso num tablet que fica ligado com uma conta partilhada, cada reserva e cada vistoria podem, mesmo assim, indicar quem conduz. Escolha o condutor na lista de condutores (as pessoas que nela constam não precisam de acesso) ou adicione-o no momento com o nome próprio e o apelido. O condutor passa a ser o titular da reserva e aparece como «Condutor» na vistoria e no respetivo PDF; «Inspecionado por» continua a mostrar a conta utilizada.

1. Nas funções (/people/roles), abra a função da conta partilhada e assinale «Indicar o condutor (dispositivo partilhado)», além de reservar veículos e executar inspeções
2. Na página Condutores (/fleet/drivers), em «Adicionar condutores a partir de um dispositivo partilhado», escolha a função atribuída às pessoas adicionadas a partir do tablet. Deixe «Desativado» para permitir apenas os condutores já listados
3. No tablet, escolha a pessoa no campo «Condutor» ao reservar e no campo «Condutor» no topo da vistoria de saída ou de regresso. Escreva um nome que não esteja na lista para adicionar essa pessoa
4. Uma reserva feita a partir do tablet pode ser alterada ou cancelada com a mesma conta

Reservar um veículo para um local

Um responsável (permissão de Frota «atualizar») pode reservar um veículo para um local — uma residência, um departamento — sem saber ainda quem o vai conduzir: na janela de reserva, escolha o local em «Para um local» e deixe «Para» vazio («A designar na saída»). O Planeamento mostra então «[local] · a designar». A primeira pessoa que concluir a verificação antes da utilização do veículo (a vistoria de saída) durante a reserva torna-se automaticamente o seu titular; a vistoria de devolução é depois associada a essa mesma reserva como habitualmente, pelo que os relatórios de saída e de devolução e os quilómetros percorridos funcionam exatamente como numa reserva pessoal. Ninguém é notificado enquanto não for designado um condutor. Quem só pode reservar para si próprio não pode reservar para um local.

O condutor numa ordem de trabalho de veículo

Uma ordem de trabalho sobre um veículo tem um campo «Condutor»: quem estava ao volante, que é o que perguntam os danos, as multas e o seguro. Normalmente não precisa de o preencher: ao criar a ordem, é preenchido com o titular da reserva em curso do veículo, e uma ordem corretiva gerada por uma verificação de partida ou de regresso fica com o titular dessa reserva. Pode alterá-lo ou limpá-lo no formulário da ordem, e escolher também condutores sem acesso ao FreeMaint (Frota > Condutores > Novo condutor). O campo só aparece quando o ativo é um veículo; uma ordem criada para vários ativos de uma vez não tem condutor. O condutor é mostrado na página da ordem e na aplicação móvel.

Quem pode reservar que veículo

Qualquer pessoa cuja função possa reservar veículos (fleet:book) ou gerir a frota (fleet:update) vê e reserva todos os veículos ativos no planeamento da Frota e na aplicação móvel, mesmo que a função só veja os equipamentos atribuídos, como um Operador. Com o acesso por departamento, só são propostos os veículos dos seus locais. Um veículo no estado Desativado nunca pode ser reservado. Um veículo fora da sua visibilidade de equipamentos mostra apenas nome, matrícula, marca, modelo, local e disponibilidade, sem ligação para a ficha do ativo. «As minhas reservas» mostra sempre as reservas do próprio utilizador.

A frota na aplicação móvel

Na aplicação, abra Mais → Frota. Pesquise por nome ou matrícula e alterne entre Todos, Disponíveis agora (livres nos próximos 30 minutos) e As minhas reservas. Cada linha indica se o veículo está disponível, reservado, indisponível ou em manutenção, e até quando. Toque num veículo para ver a disponibilidade e reservá-lo; toque numa das suas reservas para a cancelar. Ao digitalizar o código QR de um veículo surge «Reservar este veículo». Reservar exige ligação.

Em Frota > Condutores, clique num condutor para abrir o respetivo painel: número da carta, categorias e data de validade, editáveis com a permissão de Frota «atualizar». «Abrir o perfil do utilizador» só aparece para quem pode consultar os utilizadores: os gestores de frota já não precisam de acesso à gestão de utilizadores para manter as cartas atualizadas.

As categorias de carta propostas seguem o país da empresa (Configurações da Empresa > Regional): as categorias europeias B, BE, C1, C, CE, D1, D e DE por predefinição, as categorias SIM indonésias (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I) para uma empresa na Indonésia, e OTHER em todos os casos.

Além de 7, 14 e 28 dias, o seletor de período do Planeamento oferece agora «1 dia»: uma coluna por hora do dia escolhido, e as setas avançam um dia de cada vez. Uma barra suficientemente larga mostra o seu intervalo horário e o seu titular.

Clique numa reserva ou numa indisponibilidade do Planeamento para a abrir: veículo, «Para», «Pedida por», datas, local, motivo e notas, com «Editar reserva», «Cancelar reserva» e «Abrir o veículo». Editar e cancelar estão disponíveis para os gestores de frota (permissão de Frota «atualizar») e para a pessoa a quem a reserva pertence.

Em «As minhas reservas», o menu de uma reserva passa também a oferecer «Editar reserva», com as mesmas regras da web: movê-la ou alterar o fim, o motivo ou as notas. O veículo e o tipo não podem ser alterados.