Registar um Ativo

Cada ativo recebe uma referência única (ASS-1, ASS-2, etc.) e armazena especificações, dados financeiros e histórico de manutenção.

Campos Obrigatórios

• Nome — Nome claro e identificável

Campos Opcionais

• Categoria — Produção, AVAC, Elétrico, etc.
• Localização — Local de instalação física
• Modelo e número de série
• Fabricante
• Descrição
• Código de barras
• Fotografias e documentos
• Custo de aquisição, data de compra, garantia
• Área / Zona — a secção, filial ou área de fábrica onde o ativo se encontra

O seu próprio código de ativo

Se os seus ativos já têm um código (uma placa gravada, uma etiqueta, um número usado nos seus documentos), introduza-o em Código de barras. Aparece por baixo do nome do ativo na lista e na página do ativo, é encontrado pela pesquisa e por uma leitura, e uma importação pode usá-lo para atualizar o ativo certo. Quando o código já está noutro ativo, o formulário avisa-o. Para tornar um duplicado impossível, ative «Códigos de barras de ativos únicos» em Definições da empresa > Sistema: um código que outro ativo já tem passa então a ser recusado na criação, na edição e numa importação. Os códigos já partilhados ficam como estão.

A partir da aplicação móvel

Também pode registar um equipamento no próprio local, sem voltar à secretária. Na aplicação, abra Mais > Ativos e toque no «+» no canto superior direito: a ficha «Novo ativo» pede apenas um Nome, sendo a Localização opcional. Tudo o resto acrescenta-se depois, também a partir do telemóvel: o lápis no canto superior direito da ficha do ativo edita o nome, a descrição, o fabricante, o modelo e o número de série, e define a fotografia principal, tirada com a câmara ou escolhida na galeria. A categoria, a criticidade e os custos definem-se no site, e o lápis só aparece às contas autorizadas a modificar ativos. Se o «+» não aparecer, a conta não tem a permissão «Criar ativos» (um administrador concede-a em Organização > Funções), ou o telemóvel ainda não recebeu a atualização que a introduziu.

Encontrar ativos mais tarde

A lista de ativos filtra-se por estado, criticidade, categoria, localização e área — e a pesquisa consulta ao mesmo tempo a referência, o nome, a descrição, o modelo, o número de série, o código de barras, o fabricante, o código QR e a área. Os cinco contadores acima da lista acompanham os seus filtros, pelo que descrevem sempre a lista que está a ver. A única exceção é o filtro de estado: clicar num contador é precisamente a forma de o aplicar, por isso os contadores continuam a mostrar todos os estados.