Inspecții: ghid rapid

Modulul Inspecții înlocuiește listele de verificare pe hârtie cu un flux de lucru nativ pentru CMMS. Fiecare șablon descrie punctele de control pe care doriți să le verificați lunar, iar fiecare execuție este o copie completată a acelui șablon pentru o pereche (activ, lună). Vizualizarea grilei anuale vă arată dintr-o privire rezultatele pe 12 luni.

Cum se leagă totul

Șabloane → Puncte de control → Execuții → Celule. Șablonul este formularul. Un punct de control este un rând din formular (de exemplu „Temperatura motorului / carcasei ≤ 40°C”). Punctele de control pot fi grupate în secțiuni (MECANIC, ELECTRIC, HIDRAULIC etc.). O execuție este o rulare lunară pentru o combinație (șablon, activ, an, lună). O celulă este rezultatul elementar pentru o pereche (execuție, punct de control) — ce cod, ce valoare, ce note.

Creați primul șablon

1. Accesați /inspections/templates și faceți clic pe „Model nou”. Dați-i un nume (de ex. „Verificare lunară compresor”) și, opțional, un număr de document și o revizie (câmpuri de document controlat ISO-9001).
2. Opțional, setați o Secțiune responsabilă — echipa funcțională responsabilă pentru acest formular. Inspecțiile generate o moștenesc ca echipă atribuită, iar secțiunea este tipărită pe PDF.
3. Opțional, alegeți o Categorie pentru a grupa acest șablon pe pagina Inspecții — de exemplu o categorie „Listă de verificare aer condiționat" care conține formularele „Lunar" și „Săptămânal". Gestionați categoriile în Setări companie → Categorii (Inspecție).
4. Adăugați secțiuni din editor dacă doriți să grupați punctele de control — grupuri tipice sunt MECANIC, ELECTRIC, UNGERE, SIGURANȚĂ. Secțiunile sunt opționale; punctele pot exista și „fără secțiune”.
5. În fiecare secțiune, faceți clic pe „Adăugați punct” și definiți un punct de control: numele piesei și descrierea verificării.
6. Configurați codurile de acțiune prin „Editați codurile de acțiune”. Un șablon nou pornește cu P = Conform, F = Eșuat și N = N/A; dacă preferați, le puteți înlocui cu propria legendă — de exemplu P = verificare, R = înlocuire, A = reglare, C = curățare, T = completare — folosind orice coduri de 1–3 litere.
7. Salvați șablonul. Acesta devine disponibil pentru execuții noi.

Duplicarea unei secțiuni

Pentru a crea mai multe secțiuni asemănătoare (una pentru fiecare motor, de exemplu), faceți clic pe „Duplică secțiunea” (pictograma de copiere) în antetul unei secțiuni: copia, cu toate punctele ei, apare imediat dedesubt. Redenumiți-o și alegeți echipamentul cu creionul.

Sau porniți de la o ciornă IA

Pe pagina Model nou, deschideți „Generați cu IA” și descrieți lista de verificare — de exemplu „Inspecție preventivă săptămânală a unei săli de compresoare: siguranță, ordine și curățenie, tablouri electrice, ventilație, scurgeri, semnalizare și 6S”. FreeMee propune secțiuni și puncte de verificare (conform/neconform, citire numerică sau text) și completează numele și descrierea, pe care le puteți modifica în continuare. Limitele numerice sunt completate doar dacă descrierea dumneavoastră le menționează; citirile fără limite sunt semnalate pentru a le seta în editor. Apăsați „Creați cu această listă” pentru a crea modelul cu toate punctele de verificare deodată, apoi ajustați-l în editor. Fiecare generare costă 3 credite IA, doar atunci când se primește o ciornă utilizabilă.

Arată punctul de verificat cu o fotografie de referință

În editorul de șabloane, fiecare punct de verificare are un buton „Adaugă o fotografie de referință”. Fotografia apare apoi lângă punctul de verificare atunci când se completează inspecția, pe web și în aplicația mobilă, astfel încât cine face runda vede exact la ce punct trebuie să se uite. Apasă pe miniatură pentru a o mări; crucea mică o elimină. Un șablon duplicat își păstrează fotografiile de referință. Această fotografie aparține șablonului — operatorul își face în continuare propriile fotografii în timpul rundei. Fotografia este tipărită și ca miniatură lângă punctul de verificare în PDF-ul inspecției, în cel al ordinului de lucru și pe formularul gol. Aplicația mobilă păstrează o copie pe telefon de îndată ce descarcă inspecția, astfel încât fotografia rămâne vizibilă și în timpul unei runde fără semnal. Puteți adăuga până la 3 fotografii pe punct — de exemplu locul punctului, starea corectă și o stare defectă. Prima apare lângă punct; o atingere le deschide pe toate.

Verificarea unor puncte mai rar decât runda

O rundă amestecă adesea puncte verificate de fiecare dată și puncte verificate lunar sau anual. Când adăugați sau editați un punct, alegeți „Cât de des se verifică acest punct?”: „La fiecare inspecție” (implicit) sau o frecvență de la săptămânal până la o dată la 2 ani — sunt propuse doar cele mai rare decât runda. La crearea unei inspecții, un punct completat de curând pe același echipament sau în aceeași locație nu este necesar: este restrâns sub „Nu este necesar de data aceasta” la sfârșitul secțiunii, nu este obligatoriu și nu contează în progres, dar poate fi completat în continuare. Un punct al cărui ultim răspuns a fost un eșec rămâne necesar. Grila anuală afișează „—” pentru o perioadă în care punctul nu era necesar, iar formularul gol tipărește frecvența fiecărui punct. O schimbare de frecvență se aplică inspecțiilor create ulterior. Disponibil în planul Business.

Adăugarea traseului rundei

În editorul de șablon, cardul „Traseul de urmat” acceptă până la 6 fotografii — harta traseului, o vedere de ansamblu a liniei. Ele apar în partea de sus a fiecărei inspecții din acest șablon, pe web și în aplicația mobilă (telefonul păstrează o copie pentru rundele fără semnal), și sunt tipărite deasupra listei pe formularul gol. Ca și fotografiile punctelor, aparțin șablonului, iar un șablon duplicat le păstrează.

Adăugarea unei note de siguranță la un punct de verificare

Când adăugați sau editați un punct de verificare („Adăugați punct” sau creionul „Editează punctul”), completați câmpul opțional „Notă de siguranță” — de exemplu „Nu interveniți la vizorul de nivel cât timp cazanul este sub presiune”. Tehnicianul o vede imediat sub punctul de verificare, deasupra răspunsului, pe web și în aplicația mobilă, iar ea este tipărită sub punctul de verificare în PDF-ul inspecției și în cel al ordinului de lucru. Goliți câmpul pentru a elimina nota. Un șablon duplicat își păstrează notele de siguranță.

Opțional: crearea automată a unui ordin de lucru corectiv la FAIL

Pe pagina șablonului, activați „Creează automat o comandă de lucru corectivă la FAIL”. Când o celulă dintr-o execuție viitoare este marcată FAIL, sistemul creează automat un ordin de lucru cu prioritate înaltă și scadență de 24 de ore, legat bidirecțional de inspecție. Opțiunea este dezactivată implicit — activați-o doar când echipa este pregătită pentru creșterea numărului de ordine de lucru. Puteți preselecta și un responsabil implicit, astfel încât noul ordin de lucru să ajungă direct la tehnicianul potrivit. Când mai multe elemente eșuează în aceeași inspecție, noua setare „Când mai multe elemente eșuează” stabilește rezultatul: un singur ordin de lucru per inspecție (toate elementele eșuate sunt listate pe el) sau câte un ordin de lucru pentru fiecare element eșuat, fiecare putând fi atribuit și închis independent.

Pornește o inspecție

Dintr-un șablon, faceți clic pe „Pornește inspecția”, alegeți un activ și o lună, iar inspecția se deschide imediat — deja pornită — ca să o puteți completa. Pentru a lansa același șablon pe mai multe active deodată, folosiți „Programează pentru mai multe active”. Orice inspecție programată sau în curs apare în fila „Inspecții de efectuat” din pagina Inspecții, așa că nicio inspecție creată nu se pierde — deschideți-o de acolo pentru a o porni sau a o continua. Vizualizarea Calendar afișează și inspecțiile programate, cu mov; trageți orice inspecție aflată încă în starea „Programat” pentru a o reprograma.

Completarea unei execuții

Deschide o inspecție din fila „Inspecții de efectuat” (sau imediat după „Pornește inspecția”) și apasă pe fiecare element pentru a introduce rezultatul. Alege un cod de acțiune din legenda șablonului, opțional introdu o valoare numerică (verificarea de prag derivă OK/FAIL automat dacă ai definit min/max), adaugă note, atașează o fotografie și salvează. Starea trece automat la IN_PROGRESS. Când toate elementele obligatorii sunt completate, apasă „Finalizează” — inspecția se blochează și (opțional) captează un URL de semnătură pentru audit.

Export în PDF

Fiecare execuție are un buton „Descarcă PDF” care generează un raport A4 în format portret (antet + grilă pe secțiuni + legenda codurilor de acțiune + rând pentru semnătură), în limba interfeței. Pagina grilei anuale are propriul buton „Descarcă PDF-ul anual” pentru matricea A4 pe 12 luni, în format peisaj — verde pentru OK, roșu pentru FAIL, portocaliu pentru PENDING. Fiecare șablon poate fi tipărit și gol, pentru a fi completat de mână (vedeți secțiunea următoare).

Tipărirea unui formular gol, de completat de mână

Pe pagina unui șablon, apăsați pe „Tipăriți formularul gol” pentru a descărca un PDF al listei de verificare, gata de tipărit și de completat de mână — de exemplu verificarea săptămânală a unui cazan afișată lângă utilaj. Foaia cuprinde numele șablonului, numărul documentului, revizia și frecvența, cu rânduri goale pentru activ sau locație, dată și inspector. Fiecare punct de verificare este tipărit cu fotografia de referință și nota de siguranță, precum și cu o căsuță de răspuns potrivită tipului său: o căsuță pentru fiecare cod de acțiune, căsuțe Conform / Eșuat sau Da / Nu, un rând cu unitatea și intervalul acceptat pentru o citire, o căsuță pentru fiecare opțiune la o alegere multiplă. Dacă șablonul este planificat, urmează un registru cu un rând pentru fiecare perioadă — un rând pe săptămână pentru o verificare săptămânală — și coloane pentru dată, semnătură și comentarii; nu se tipărește niciun an, astfel încât aceeași foaie poate fi refolosită. Rândurile pentru semnături încheie pagina. Butonul este disponibil pentru oricine poate vizualiza inspecțiile, în orice plan.

Ștergerea unui șablon

Pentru a elimina un șablon pe care nu îl mai folosiți, deschideți cardul șablonului (sau pagina sa de detalii), apăsați meniul ⋯ și alegeți Șterge. Pasul de confirmare arată câte secțiuni, câte puncte de control și câte execuții programate vor fi eliminate — citiți-l cu atenție, pentru că ștergerea este definitivă și se propagă în cascadă la fiecare celulă completată. Ștergerea necesită permisiunea inspections:template_write (acordată implicit administratorilor și managerilor).

Sfaturi

• Începeți cu puțin: definiți UN SINGUR șablon pentru cel mai critic activ și folosiți-l timp de o lună înainte de a-l extinde.
• Câmpul text liber „Criticitate” al șablonului stabilește prioritatea ordinelor de lucru corective pe care le generează: implicit „Mare”, „Mediu” când câmpul conține cuvântul „low” (de exemplu „Low”). Orice altă valoare, cum ar fi un scor, păstrează prioritatea „Mare”.
• Grila anuală este pista dvs. de audit. Tipăriți-o o dată pe an pentru auditurile ISO-9001.
• Puteți crea șabloane diferite pentru familii diferite de active (compresoare, transportoare, dulapuri electrice) și le puteți vedea totuși unul lângă altul în calendarul unificat.

Completarea unei inspecții (salvare automată)

Deschideți o execuție și atingeți un cod pe fiecare element — alegerea dvs. se salvează automat, deci nu există un buton de salvare per element. O mică bifă apare după ce o celulă este salvată. Puteți, de asemenea, atinge «Salvează tot» sau pur și simplu «Finalizează» (care salvează mai întâi modificările în așteptare). Atașați o fotografie oricărui element cu butonul camerei: apare ca miniatură, se deschide pe tot ecranul la atingere și este inclusă în PDF.

Rezultate codate cu culori (Conform / Neconform)

În «Editează codurile de acțiune», marcați fiecare cod ca fiind Conform, Neconform sau Neutru. Codurile Conform devin verzi, iar cele Neconform roșii — atât pe ecranul de completare, cât și în grila anuală. Un rezultat Neconform marchează elementul ca eșuat, deci este și ceea ce declanșează ordinul de lucru corectiv automat când acea opțiune este activată. Codurile lăsate Neutre (de exemplu «N/A») nu fac niciodată un element să eșueze.

Tururi și tabelul anual

Când un șablon acoperă mai multe active, „Inspecții de făcut” arată un rând pe inspecție, nu unul pe activ, cu o bară de progres pe activele sale. Deschide rândul ca să vezi lista de active și să pornești oricare dintre ele; butonul „Grupează după inspecție” revine la lista simplă. În fila Șabloane, butonul Tabel înlocuiește cardurile cu un tabel al tuturor șabloanelor, cu coloanele de planificare și o bandă ianuarie–decembrie care arată ce s-a executat efectiv în fiecare lună a anului ales.

Inspecții finalizate cu întârziere

O inspecție finalizată după scadență afișează „Finalizat cu întârziere” și câte zile de întârziere, în listă și pe inspecție. O inspecție întârziată poate fi întotdeauna completată și finalizată.

Să întrebi doar când contează

Un punct de control poate fi setat să apară doar dacă unul anterior a primit un anumit răspuns — „descrie scurgerea” doar dacă „are scurgeri?” este Da. În editorul de șabloane alege punctul care comandă, la „Întreabă doar când…”, și bifează răspunsurile care îl dezvăluie. Doar punctele cu un set fix de răspunsuri pot comanda un altul (conform/neconform, da/nu, cod de acțiune, alegere multiplă); un număr sau un text liber nu pot. Un punct ascuns nu este întrebat, nu blochează închiderea chiar dacă este obligatoriu sau cere fotografie și nu generează niciodată un ordin de lucru corectiv. Un răspuns deja înregistrat rămâne și continuă să apară în raport.

Când au fost efectuate

Fiecare rondă de inspecție apare și în Calendar (/calendar). O rondă încă de făcut stă la data planificată; odată finalizată, se mută la data la care a fost efectiv efectuată, estompată și tăiată — iar aceasta este data pe care trebuie să o arate un registru anual. Folosiți filtrul de sursă pentru a afișa doar inspecțiile.

Renunțarea la o inspecție pornită din greșeală

Ați pornit inspecția greșită? Deschideți-o și faceți clic pe „Renunță” (pe mobil: ⋮, apoi Renunță); motivul este opțional. Pot face asta persoana care a pornit-o, cei atribuiți, echipa ei sau oricine are dreptul să șteargă execuții de inspecție. Un control la utilizare, sau o inspecție manuală pe care ați creat-o și pornit-o chiar dumneavoastră, este ștearsă; orice altă inspecție revine la Programată cu aceeași scadență, iar răspunsurile, notele și fotografiile ei sunt șterse. Stocul consumat revine în magazie, citirile de contor introduse se păstrează, iar acțiunea este înregistrată în jurnalul de audit. O inspecție finalizată sau semnată nu poate fi abandonată.

Schimbarea tipului de răspuns al unui punct de verificare

Puteți schimba „Tip de răspuns” al unui punct de verificare (de exemplu din „Coduri de acțiune” în „Da / Nu”) chiar dacă a primit deja răspunsuri. Editorul vă spune mai întâi câte are: aceste răspunsuri rămân exact așa cum au fost date și își păstrează rezultatul, iar un cod vechi este afișat cu semnificația sa din legendă, de exemplu „C — Conform”. Doar răspunsurile noi folosesc noul tip.

Selectarea mai multor inspecții deodată

În « Inspecții de efectuat », fiecare rundă are propria casetă: selectează toate inspecțiile rundei pentru acțiunile în masă (atribuire, pornire, verificare, ștergere). Ștergerea necesită permisiunea de a șterge inspecții, iar o inspecție planificată revine la ciclul următor.