Filo yönetimi

Filo Yönetimi, Varlıklar modülünü hareketli ekipman için özel bir katmanla genişleten Business seviyesinde bir modüldür: otomobiller, hafif ticari araçlar, hafif ve ağır kamyonlar, forkliftler, iş makineleri, römorklar, otobüsler ve motosikletler. Her araç arka planda yine bir Varlıktır — ancak daha zengin bir profile (VIN, plaka, yakıt tipi, kapasiteler) ve kilometreye dayalı önleyici bakım için hazır bağlanmış otomatik kilometre + motor saati sayaçlarına sahiptir.

Filo ne zaman kullanılır

Ekipman kendi gücüyle hareket ediyorsa ve kilometre, yakıt ya da sürücü atamalarını izlemeniz gerekiyorsa Filo'yu kullanın. Sabit ekipman (üretim hatları, HVAC, elektrik, tesisat, binalar) standart Varlıklar modülünde kalır.

Araç kaydetme

1. Kenar çubuğundan Filo bölümünü açın (VARLIKLAR VE KONUMLAR altında)
2. Sağ üstteki “+ Araç ekle” düğmesine tıklayın
3. “Temel bilgiler” kartını doldurun: ad (zorunlu), araç türü ve yakıt türü
4. Varsa kimlik bilgilerini ekleyin: VIN/şasi numarası, plaka, marka, model, yıl, renk, ilk tescil tarihi
5. Kamyon ve ağır ekipman için kapasiteleri girin: azami yüklü kütle, römorklu azami kütle, koltuk kapasitesi, yük kapasitesi, depo kapasitesi
6. Kaydedin — varlık “Araçlar” kategorisinde oluşturulur ve ona otomatik olarak iki sayaç bağlanır

Otomatik sayaçlar

Oluşturduğunuz her araca, kullanıma hazır iki sayaç otomatik olarak bağlanır:

Okumaları araç detay sayfasından (Varlıklarda Aç → Sayaçlar sekmesi) veya sahada QR kod okutarak girin. Kilometreye dayalı önleyici bakım tetikleyicisi her 10.000 km veya 250 motor saatinde bir, hangisi önce dolarsa — bunu Önleyici Bakım bölümünde tanımlayın.

İzinler ve roller

Filo, standart izin sistemini kullanır; başlıca izinler fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete ve fleet:book'tur (kendiniz için araç rezervasyonu). Varsayılan olarak roller bunları şöyle alır:

Özel roller (örn. SHIFT_LEADER, QC_INSPECTOR) Filo erişimi olmadan başlar. Bir yönetici /people/roles üzerinden fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete izinlerini verebilir.

Veri görünürlüğü

Araçlar, standart Varlıklarla tamamen aynı görünürlük kurallarına uyar — şirketin veri kapsamına (ALL, TEAM, ASSIGNED), konum alt ağacı kısıtlarına ve çoklu ekip atamasına saygı gösterirler. TEAM kapsamına sahip bir teknisyen yalnızca kendi ekibine atanmış araçları görür. Bu, Filo listesi için geçerlidir; rezervasyon kendi, daha geniş kuralını izler — «Kim hangi aracı rezerve edebilir» bölümüne bakın.

Business seviyesi

Filo Yönetimi Business planından itibaren sunulur. Core ve Starter'da kenar çubuğundaki Filo öğelerinde bir asma kilit (“Business planını gerektirir”) bulunur ve araç listesi salt okunur açılır; araç ekleyen veya değiştiren düğmeler yer almaz. Business'tayken oluşturulan araçlar daha sonra daha düşük bir plana geçerseniz korunur: okunabilir kalırlar, yalnızca değişiklikler engellenir.

Yakıt kaydı ve tüketim

Her yakıt alımını kaydedin, yakıt ekonomisini FreeMaint sizin için hesaplasın. Her yakıt kaydı, aracın l/100 km cinsinden tüketimine yansır: hem son 30 günlük kayan pencerede hem de tüm geçmiş boyunca. Kilometre bilgisini de girerseniz bu okuma aracın ODOMETER sayacına otomatik olarak işlenir (standart sayaç okumalarındaki aynı monotonluk koruması geçerlidir).

1. Araç detay sayfasını /fleet/:id üzerinden açın
2. “Yakıt” kartına inin ve “Yakıt ekle”ye tıklayın
3. Miktarı (litre) girin — zorunlu; litre fiyatı isteğe bağlıdır ve her dolumun maliyetini verir, bu da filonun yakıt harcamasına yansır
4. Pompadaki kilometre değerini girin — şiddetle önerilir, ODOMETER sayacını otomatik olarak günceller
5. İsteğe bağlı: istasyon adı, ödeme yöntemi, fiş fotoğrafının URL'si, notlar
6. Kaydedin — kayan özet yenilenir; ikinci kayıttan itibaren l/100 km, depo dolu–depo dolu yöntemiyle hesaplanır

Tüketim (l/100 km) her okumada yeniden hesaplanır — hiçbir zaman saklanmaz — bu nedenle bir kaydı düzenlemek veya silmek özeti anında düzeltir. Girilen kilometre değeri gerileme gösteriyorsa (kayıtlı son değerden düşükse) sayaç senkronizasyonu bir uyarı kaydedip bu adımı atlar; ancak yakıt kaydının kendisi yine de saklanır.

Sürücü profilleri

FreeMaint kullansın ya da kullanmasın her sürücüyü kaydedin. Bir sürücü kaydı ehliyet numarasını, sahip olunan sınıfları (birden fazla seçin — örneğin B, C ve CE birlikte), veriliş ve bitiş tarihlerini ve veren makamı tutar. Sürücünün erişime İHTİYACI YOKTUR: Filo'dan oluşturulduğunda e-postasız ve parolasız bir kayıt olur; her plan sınırsız kullanıcıya izin verdiği için hiçbir ücret doğurmaz.

1. Kenar menüden Filo > Sürücüler'i açın ve “Yeni sürücü”ye tıklayın
2. Adı girin, bir rol seçin, ardından ehliyet numarasını, sınıfları ve bitiş tarihini yazın
3. Kaydedin — kişi hemen listede görünür ve bir araca atanabilir
4. Zaten FreeMaint kullanıcısı olan biri için /people/users/:id adresinden sayfasını açın ve “Sürücü profili” kartını kullanın
5. Aynı anda çok sayıda sürücü mü gireceksiniz? Organizasyon > Kullanıcılar > İçe aktar'ı kullanın: e-postası ve kullanıcı adı olmayan bir satır aynı kaydı oluşturur

Bitiş tarihini değiştirmek hatırlatmaları yeniden kurar: 30, 15 ve 7 gün önceki uyarılar yeni tarih için tekrar gönderilir. Ehliyet olmayan operatör yetkileri — forklift, CACES, ADR, elektrik yetkinliği — Organizasyon > Yeterlilikler bölümüne girilir; orada veren makam, referans numarası, sertifika taraması ve kendi hatırlatmaları saklanır. Filo ▸ Sürücüler'de arama kutusu bir sürücüyü ad, e-posta, ehliyet numarası veya unvana göre bulur — büyük/küçük harf ve aksanlar fark etmez — ve süre filtresiyle birlikte kullanılabilir.

Araç belgeleri

Bir aracın tüm evrakını tek yerde toplayın: sigorta, ruhsat, muayene, motorlu taşıtlar vergisi, çevre etiketi, işletme izni. Her belge düzenleme tarihi, son geçerlilik tarihi, sağlayıcı, poliçe veya seri numarası, serbest not taşır — ve taramanın kendisi: bir PDF ya da fotoğraf ekleyin (25 MB), FreeMaint içinde doğrudan açılır, indirmeye gerek kalmaz. Ayrıca Şirket ayarları ▸ Kategoriler ▸ Araç belge türleri bölümünden kendi belge türlerinizi (teklif, fatura, durum tespit tutanağı, onarım…) tanımlayabilirsiniz; yerleşik yedi tür sizinkilerin yanında kullanılabilir kalır.

Belgeler son geçerlilik tarihine göre artan sırada dizilir: en acil yenileme her zaman en üstte, süresiz evrak (ruhsatın son kullanma tarihi yoktur) en sonda yer alır. Tarih geçtiğinde otomatik olarak kırmızı «Süresi doldu» etiketi görünür. Son geçerlilik tarihini düzenlemek hatırlatmaları sıfırlar; böylece FreeMaint sizi yeni tarihten 30, 15 ve 7 gün önce yeniden uyarır. Yüzlerce evrak arasında birini bulmak için Filo ▸ Belgeler'i kullanın: türe göre filtreleyin, plaka veya sağlayıcı arayın ve taramayı doğrudan listeden açın. Süresi dolmuş belgeler her pencerede görünür kalır — harekete geçmeniz gerekenler tam olarak onlardır. Faturalar, raporlar ve diğer tüm dosyalar aracın Dosyalar bölümüne konur: oraya yüklenenler araca bağlanır ve varlığın Dosyalar sekmesinde de görünür. Fatura tutarı iş emrinde, Ek maliyetler altında kaydedilir. Durum filtresi yalnızca süresi dolmuş veya muayenesi olumsuz belgeleri ya da süresi yaklaşanları gösterir (7 ile 90 gün arası pencereler); Filo panosundaki belge kartları bu sayfayı ilgili filtre uygulanmış olarak açar. Yanlışlıkla girilen bir tarih kaldırılabilir: alanı boşaltın ve kaydedin.

Muayene sonucunu kaydetme

Teknik muayenenin bir sonucu vardır, yalnızca bir bitiş tarihi değil — araç süresi içinde olup yine de kalmış olabilir. Bir araç belgesi eklerken veya düzenlerken Muayene sonucunu girin ki filo ekranları o araç hakkında doğruyu söylesin. Bu alan yalnızca teknik muayenede ve kendi oluşturduğunuz belge türlerinde görünür; ruhsat gibi geçme ya da kalma söz konusu olmayan belgelerde görünmez.

Kalan bir muayenenin ardından yapılan kontrol için «Bu bir tekrar muayenedir» kutusunu işaretleyin. Aracı temize çıkaran şey, geçilen tekrar muayenedir — her zaman en güncel muayene sayılır. Kalan bir muayenede bitiş tarihi olarak onarım son tarihinizi girin: mevcut geri sayım kalan süreyi takip eder. Filo listesini Duruma göre sıralayabilir, tablo görünümüne Belgeler sütununu ekleyebilirsiniz.

Süre bitiş uyarıları

FreeMaint her gün 04:00 UTC'de her sürücünün ehliyetini ve her araç belgesini kontrol eder ve geçerlilik bitiş tarihinden 30, 15 ve 7 gün önce bir hatırlatma gönderir. Zaten yenilediğiniz bir belge için tekrar hatırlatma yapılmaz. Hatırlatmalar zil simgesine (uygulama içi), mobil bildirim olarak ve e-postayla gelir; hangi kanalların kullanılacağı şirketinizin bildirim ayarlarında belirlenir (aşağıya bakın).

Varsayılan olarak hatırlatmalar, Filo'yu görebilen Yönetici veya Müdür rolüne sahip kişilere (bir araç belgesi için o aracı görebilenlere), ehliyet hatırlatmasında ise ayrıca sürücünün kendisine gider. Kimin hangi kanallardan alacağını değiştirmek için Şirket Ayarları ▸ Bildirimler ▸ Gelişmiş bildirim yapılandırması (/settings/notifications) sayfasını açın ve "Filo Yönetimi" kategorisine bakın. Tarihi geçmiş belgeler için yeniden hatırlatma yapılmaz: kırmızı «Süresi doldu» etiketlerini korurlar ve Filo panosundaki Süresi geçmiş belgeler listesinde görünürler.

Cezalar

Trafik ve park cezalarının belgelerden ayrı kendi kaydı vardır: Filo ▸ Cezalar ve her araç sayfasında bir Cezalar kartı. İhlalin ne zaman gerçekleştiğini (tarih ve saat), sürücüyü, tutarı, tutanak numarasını, düzenleyeni ve tutanağın taramasını girin. Araç ve saat girilir girilmez FreeMaint, o anda aracı rezerve etmiş olan sürücüyü önerir. Ödendi işaretlenip tarih ve ödeyen (şirket veya sürücü) girilene kadar ceza turuncu («Ödenecek») kalır.

• Filo ▸ Cezalar «Ödenecek» sekmesinde açılır ve kalan borcu gösterir
• Plaka, sürücü veya tutanak numarasıyla arayın
• Sürücüsü olmayan bir ceza «Sürücü belirlenecek» gösterir
• Cezaları yalnızca fleet:update iznine sahip kişiler görür; bunlar ihlallere ilişkin kişisel verilerdir

Cezaları daha önce özel bir belge türü olarak mı kaydettiniz? Filo ▸ Cezalar bölümüne yeniden girin, ardından eski belgeleri ve artık gerekmiyorsa özel türü silin.

Filo paneli

/fleet/dashboard adresindeki salt okunur sayfa, tüm filonun işletme durumunu tek bir çağrıda gösterir. Altı kart — araçlar, yolda olmayanlar, süresi dolan belgeler, süresi dolan ehliyetler, yakıt gideri ve ortalama tüketim — iki listenin üstünde yer alır: yaklaşan son tarihler (araç belgeleri ve ehliyetler, tarihe göre) ve son 30 günün en çok tüketen beş aracı. Kartların çoğu tıklanabilir ve ilgili listeyi filtrelenmiş olarak açar.

1. Kenar çubuğundan Filo'yu açın, ardından başlıktaki Panel düğmesine tıklayın
2. Kart satırını okuyun: «Yolda değil» serviste veya durmuş araçları sayar; kırmızı «Süresi geçmiş belgeler» kartı ise güncel sürümünün süresi dolmuş ya da muayenesi olumsuz sonuçlanmış araç belgelerini sayar — tam olarak bu belgelere göre filtrelenmiş Filo ▸ Belgeler sayfasını açmak için tıklayın. «Süresi dolan belgeler» altındaki «+ N süresi geçmiş» alt satırı yalnızca bu kartı gizlerseniz görünür
3. Özetlediği listeyi açmak için bir karta tıklayın — «Yolda değil» bakımdaki araçları, «Süresi dolan belgeler» yenilenecek evrakları açar
4. Yaklaşan son tarihlerdeki her satır plakayı, aracın atandığı sahayı ve kesin son geçerlilik tarihini gösterir; araca (belgeler) veya kişiye (ehliyet) gitmek için tıklayın
5. Kullanmadığınız kart veya blokları Bölümler menüsünden gizleyin — örneğin yakıtınız FreeMaint dışında yönetiliyorsa iki yakıt kartını — araç sayfasında da aynı menü vardır; Sayaçlar (kilometre sayacı, motor saati) ve Bakım (açık iş emirleri, sıradaki önleyici bakımlar) iki ayrı bölümdür

Bölümler menüsü şirkete değil kişiye özeldir: yakıt kartlarını gizlemeniz iş arkadaşlarınız için hiçbir şeyi değiştirmez ve varsayılan olarak hiçbir şey gizli değildir. «Yolda değil» yalnızca durumu Bakımda veya Durmuş olan araçları sayar — Bozulmuş olarak işaretlenen bir araç hâlâ yoldadır ve bilinçli olarak sayılmaz. Filo ortalama tüketimi mesafeye göre ağırlıklandırılır (toplam litre ÷ toplam kilometre × 100), araç ortalamalarının basit ortalaması asla kullanılmaz. Son tarih listesi varsayılan olarak 30 günü kapsar; karttaki seçiciyle 60 veya 90'a geçin, tercihiniz hatırlanır. Yakıt rakamları her zaman son 30 günü kapsar, çünkü bir son tarih değil hareketli ortalamadır.

Süresi geçmiş belgeler

Süresi geçen bir şey olduğunda, Yaklaşan son tarihlerin üstünde bir «Süresi geçmiş belgeler» listesi belirir. Listede süresi dolmuş veya muayene sonucu olumsuz olan araç belgeleri ile süresi dolmuş sürücü ehliyetleri, en çok geciken başta olmak üzere (olumsuz muayeneler en üstte) sıralanır; her birinin kaç gün geciktiği gösterilir. «Tümünü Görüntüle» Filo ▸ Belgeler sayfasını süresi dolmuş veya olumsuz belgelere göre filtrelenmiş olarak açar; Yaklaşan son tarihlerdeki «Tümünü Görüntüle» ise seçilen dönemde süresi dolacak belgeleri açar. Yalnızca belgenin güncel sürümü dikkate alınır: yenilenen bir belge artık görünmez. «Süresi geçmiş belgeler» kartı da bu liste de Bölümler menüsünden gizlenebilir.

Sırada ne var

• Somut bir müşteri ihtiyacına kadar ertelendi: yakıt kartı entegrasyonları ve telematik içe aktarma (Samsara / GeoTab / genel GPS) — her biri belirli bir sağlayıcı seçimi gerektirir

GPS / IoT telematik entegrasyonu (Samsara, GeoTab) bilinçli olarak yol haritasında yer almıyor — donanım tarafına değil, operasyonel izleme tarafına odaklanıyoruz.

Büyük bir filoda araç bulmak

Filo listesindeki Filtreler kartı ekrandaki sayfayı değil, filonun tamamını daraltır — sayaç ve sayfalama filtreyi izler.

Araç rezerve etmek ve ne zaman müsait olduğunu görmek

Her araç sayfasında bir Müsaitlik bölümü vardır: aracın şu anda müsait olup olmadığı ve önümüzdeki 30 günü — rezervasyonlar, bildirilen kullanılamazlık dönemleri ve planlı bakım. Planlı bakım, aracın planlanmış iş emirlerinden ve önleyici bakım planlarından otomatik okunur; kimse servis randevusunu iki kez girmez. Filo listesi de bunu gösterir: kullanımdaki bir aracın üzerinde kimde olduğunu ve ne zamana kadar olduğunu belirten bir rozet bulunur; araç sayfasında her rezervasyon kendi notlarını gösterir.

1. Aracı /fleet üzerinden açın ve Müsaitlik bölümünü bulun
2. «Bu aracı rezerve et» düğmesine tıklayın, ardından başlangıcı, bitişi ve nedeni seçin
3. Araç zaten rezerve edilmişse pencere kimde olduğunu ve ne zaman olduğunu gösterir — başka bir zaman aralığı veya başka bir araç seçin
4. O dönemde planlı bakım varsa uyarılırsınız; onaylamak için «Anladım — yine de rezerve et» seçeneğini işaretleyin
5. Yöneticiler başkası adına rezerve edebilir veya başka bir tesise verilen ya da serviste olan bir araç için «Kullanılamazlık bildir» seçeneğini kullanabilir
6. Filo > Planlama'yı açın: 7, 14 veya 28 gün boyunca araç başına bir satır (seçiminiz hatırlanır); her satırda plaka, araç tipi ve tesisi gösterilir. Tesise (bir tesis alt konumlarını da kapsar) ve araç tipine göre filtreleyin — iki filtre birlikte kullanılabilir — ve yalnızca tüm dönem boyunca müsait araçları tutmak için «Şu tarihten itibaren müsait … ile …» filtresini kullanın. Renkler: rezervasyonlar mavi, kullanılamazlıklar gri, iş emirleri kehribar, önleyici bakım yeşil, yolda olmayan araçlar kırmızı Her satırda ayrıca marka, model ve yıl gösterilir. «Şu tarihten itibaren müsait» alanında bir tarih seçtiğinizde Planlama o haftaya geçer ve aranan dönemin günlerini vurgular. Birkaç aracı karşılaştırmak için araç seçicide en fazla 10 araç seçin.
7. Planlama her zaman pazartesi başlar: oklar birer hafta ileri veya geri gider, «Bugün» içinde bulunulan haftaya döner, hafta numarası ve dönemin tarihleri yanlarında gösterilir. Ay, ilk günün ve ayın her 1'inin üstünde yazılır Kaydırırken gün başlığı ve araç sütunu yerinde kalır. Planlama araçları ada göre sıralı olarak 50'şer gösterir: alttaki «Daha fazla göster» sonrakileri ekler.
8. Bir aracı açmadan rezervasyon yapmak için Planlama'nın üst kısmındaki «Araç rezerve et» düğmesine tıklayın ve iletişim kutusunda aracı seçin. «Şu tarihten itibaren müsait … ile …» filtresi ayarlıysa iletişim kutusu bu tarihlerle açılır ve yalnızca dönemin tamamında müsait olan araçları önerir. Araç listesinde (/fleet), her kart veya satırdaki takvim simgesi o aracı doğrudan rezerve eder
9. Filo panosunda «Şu anda müsait» kutucuğu bu anda müsait araçları sayar ve Planlama'yı açar

Kendiniz için rezervasyon «Araç rezerve etme» iznini gerektirir; bu izin varsayılan olarak Filo'yu gören tüm rollere verilir. Başkası adına rezervasyon ve kullanılamazlık bildirimi Filo «güncelleme» iznini gerektirir. Adına araç rezerve edilen veya rezervasyonu iptal edilen kişi bildirim alır. Mobil uygulamada bir aracın varlık sayfasında aynı Müsaitlik bölümü ve Rezerve et düğmesi bulunur; rezervasyonlarınız Takviminizde görünür. İptal edilen bir rezervasyon geçmişte kalır.

Çıkış ve iade kontrolleri

Araçta kullanım öncesi bir kontrol varsa («Ekipman her kullanıldığında» olarak ayarlanmış bir denetim şablonu), rezervasyon sahibinin tamamladığı kontrol otomatik olarak rezervasyona bağlanır: ilki çıkış kontrolü, sonraki iade kontrolüdür. Rezervasyon bu durumda iki raporu, başarısız maddeleri ve ikisi arasında kat edilen kilometreyi (kilometre sayacı okuma maddelerinden) gösterir. Aracı taradığınızda uygulama size çıkış mı yoksa iade kontrolü mü yaptığınızı söyler.

Bitiş tarihi bilinmiyor: «iade edilene kadar»

Bir araç dönüş tarihi bilinmeden çıktığında (başka bir sahaya ödünç, serviste bekleme), bir bitiş seçmek yerine «Bitiş tarihi bilinmiyor — iade edilene kadar» seçeneğini işaretleyin; bu, rezervasyonda da kullanılamazlıkta da geçerlidir. Araç bu durumda Planlama'da, araç sayfasında ve uygulamada «… tarihinden beri · iade edilene kadar» olarak görünür ve geri gelene kadar bloke kalır: iade kontrolü rezervasyonu o anda bitirir; iade kontrolü yapılmazsa «Şimdi bitir» (rezervasyon satırında veya uygulamadaki Rezervasyonlarım bölümünde) onu elle bitirir. Rezervasyonu iptal edebilen kişiler onu bitirebilir de.

«İade edilene kadar» bir rezervasyon aracı en fazla 92 gün bloke eder: bu tarihten sonra kendiliğinden biter. Aynı aracı bu arada rezerve etmek için önce onu bitirin veya ona bir bitiş tarihi verin.

Paylaşılan bir tabletten sürücüyü belirtme

Çalışanlarınız araçları tek bir ortak hesapla oturumu açık kalan bir tablette rezerve ediyor, çıkış ve dönüş kontrollerini de orada yapıyorsa, her rezervasyon ve her kontrol yine de aracı kimin kullandığını belirtebilir. Sürücüyü sürücü listesinden seçin (listedeki kişilerin oturum açma hesabına ihtiyacı yoktur) veya adı ve soyadıyla anında ekleyin. Sürücü rezervasyonun sahibi olur ve kontrolde ve PDF’inde “Sürücü” olarak görünür; “Kontrol eden” ise kullanılan hesabı göstermeye devam eder.

1. Roller ayarlarında (/people/roles) ortak hesabın rolünü açın ve araç rezervasyonu ile denetim yürütmeye ek olarak “Sürücüyü belirleme (ortak cihaz)” seçeneğini işaretleyin
2. Sürücüler sayfasında (/fleet/drivers), “Ortak cihazdan sürücü ekleme” bölümünde tabletten eklenen kişilere verilecek rolü seçin. Yalnızca listede zaten bulunan sürücülere izin vermek için “Kapalı” olarak bırakın
3. Tablette, rezervasyon sırasında “Sürücü” alanında, çıkış veya dönüş kontrolünün üstündeki “Sürücü” alanında kişiyi seçin. Listede olmayan bir adı yazarak o kişiyi ekleyin
4. Tabletten yapılan bir rezervasyon aynı hesaptan değiştirilebilir veya iptal edilebilir

Bir tesis için araç rezerve etme

Yöneticiler (Filo «güncelleme» izni), aracı kimin kullanacağını henüz bilmeden bir tesis — bir rezidans, bir departman — için rezerve edebilir: rezervasyon penceresinde «Bir tesis için» alanından tesisi seçin ve «Kimin için» alanını boş bırakın («Çıkışta belirlenecek»). Planlama'da rezervasyon «[tesis] · belirlenecek» olarak görünür. Rezervasyon süresince aracın kullanım öncesi kontrolünü (çıkış kontrolü) ilk tamamlayan kişi otomatik olarak rezervasyon sahibi olur; iade kontrolü ardından her zamanki gibi aynı rezervasyona bağlanır, böylece çıkış ve iade raporları ile kat edilen kilometre, kişisel bir rezervasyondakiyle tamamen aynı şekilde çalışır. Bir sürücü belirlenene kadar kimseye bildirim gönderilmez. Yalnızca kendisi için rezervasyon yapabilen kişiler bir tesis için rezervasyon yapamaz.

Araç iş emrinde sürücü

Bir araca ait iş emrinde «Sürücü» alanı vardır: direksiyonda kimin olduğu; hasar, trafik cezası ve sigorta tam olarak bunu sorar. Normalde yazmanız gerekmez: iş emri oluşturulurken araçtaki devam eden rezervasyonun sahibiyle doldurulur, çıkış veya dönüş kontrolünden doğan düzeltici iş emri ise o rezervasyonun sahibini alır. İş emri formunda değiştirebilir veya temizleyebilir, FreeMaint hesabı olmayan sürücüleri de seçebilirsiniz (Filo > Sürücüler > Yeni sürücü). Alan yalnızca varlık bir araçsa görünür; birden fazla varlık için aynı anda oluşturulan iş emrinde sürücü olmaz. Sürücü, iş emri sayfasında ve mobil uygulamada gösterilir.

Kim hangi aracı rezerve edebilir

Rolü araç rezerve edebilen (fleet:book) veya filoyu yönetebilen (fleet:update) herkes, Filo planlamasında ve mobil uygulamada tüm aktif araçları görür ve rezerve eder; rol yalnızca kendisine atanan ekipmanları görse bile (örneğin bir Operatör). Departman tabanlı erişimde yalnızca kullanıcının sahalarındaki araçlar sunulur. Durumu Hizmet dışı olan araçlar asla rezerve edilemez. Kullanıcının ekipman görünürlüğü dışındaki bir araç yalnızca adını, plakasını, markasını, modelini, sahasını ve müsaitliğini gösterir; varlık sayfasına bağlantı içermez. «Rezervasyonlarım» her zaman kullanıcının kendi rezervasyonlarını listeler.

Mobil uygulamada filo

Uygulamada Diğer → Filo'yu açın. Ada veya plakaya göre arayın; Tümü, Şu anda müsait (sonraki 30 dakika boyunca boş) ve Rezervasyonlarım arasında geçiş yapın. Her satır aracın müsait, rezerve, kullanılamaz veya bakımda olup olmadığını ve ne zamana kadar olduğunu gösterir. Müsaitliğini görmek ve rezerve etmek için bir araca, iptal etmek için rezervasyonlarınızdan birine dokunun. Bir aracın QR kodunu taradığınızda «Bu aracı rezerve et» seçeneği çıkar. Rezervasyon için bağlantı gerekir.

Filo > Sürücüler'de bir sürücüye tıklayarak panelini açın: ehliyet numarası, sınıflar ve bitiş tarihi; bunlar Filo «güncelleme» izniyle düzenlenebilir. «Kullanıcı profilini aç» yalnızca kullanıcıları görüntüleme yetkisi olan kişilere görünür; böylece filo yöneticilerinin ehliyetleri güncel tutmak için kullanıcı yönetimine erişmesi gerekmez.

Sunulan ehliyet sınıfları şirketin ülkesine göre belirlenir (Şirket Ayarları > Bölgesel): varsayılan olarak Avrupa sınıfları B, BE, C1, C, CE, D1, D ve DE; Endonezya'daki bir şirket için Endonezya SIM sınıfları (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I); OTHER ise her yerde.

7, 14 ve 28 güne ek olarak Planlama'nın dönem seçicisi artık «1 gün» de sunar: seçilen günün her saati için bir sütun; oklar birer gün ilerler. Yeterince geniş bir çubuk saat aralığını ve rezervasyon sahibini gösterir.

Planlama'da bir rezervasyona veya kullanılamazlık kaydına tıklayarak açın: araç, «Kimin için», «Talep eden», tarihler, tesis, neden ve notlar; ayrıca «Rezervasyonu düzenle», «Rezervasyonu iptal et» ve «Aracı aç». Düzenleme ve iptal, filo yöneticilerine (Filo «güncelleme» izni) ve rezervasyonun sahibi olan kişiye sunulur.

«Rezervasyonlarım» bölümünde bir rezervasyonun menüsü artık web'deki kurallarla aynı şekilde «Rezervasyonu düzenle» seçeneğini de sunar: rezervasyonu taşıyabilir ya da bitişini, nedenini veya notlarını değiştirebilirsiniz. Araç ve tür değiştirilemez.