工作流引擎

FreeMaint 的工作流引擎为状态变更设定规则。当有人尝试将工单、请求、采购订单、采购申请或作业许可转入某个状态时，引擎会检查谁可以批准这一转换、以及哪些内容必须先填写 — 在两者都满足之前，记录会保持原状态。Starter：最多 5 个活动步骤；Business 及以上：不限。

工作流程剖析

• 触发器 — 记录将要转入的状态；步骤会在那一刻进行检查
• 条件（Business）— 决定步骤是否适用于某条记录的可选筛选：采购订单和采购申请的金额区间、请求类型、工单的来源、许可类型、资产类别，或某个必填自定义字段的值
• 要求 — 由谁审批（某个角色、指定人员、创建者、被指派人、团队负责人或位置负责人 — 若步骤只检查字段，也可以无人审批），以及必须先具备哪些内容（照片、签名、已完成的检查清单、已记录的工时、已用备件、自定义字段……）。审批人会收到通知；Business 还提供提醒以及超时后的升级

常见模式

• 主管签核 — 只有主管批准后，工单才能转为“已关闭”
• 工作证明 — 转为“已完成”需要照片、工作摘要和已记录的工时
• 支出矩阵（Business）— 超过一定金额的采购订单需要经理批准
• 请求分流（Business）— 改进请求交给区域负责人，维修请求交给维护负责人
• 超时升级（Business）— 审批等待 24 小时后会提醒备用角色，并可允许该角色一同审批

简单模式与可视模式

在简单模式（表单，每个步骤一张卡片）和可视模式（拖放画布）之间切换。两者编辑同一份配置并保存同样的内容：一个状态触发器，其审批步骤自上而下连接在下方。在其中一种模式下编辑并保存，另一种就会显示完全相同的内容。

步骤条件（Business）

除了触发状态外，步骤还可以携带条件来决定是否对某条记录生效：采购订单和请购单上的成本阈值（仅当总额落在最小/最大区间内时步骤才生效），以及请求上的请求类型条件（步骤仅对勾选的类型生效——例如改进由区域负责人审批，维修交给维护负责人）。两者都是 Business 套餐在标准构建器之上的字段级附加功能；没有条件的步骤仍适用于所有记录。

超时升级（Business）

步骤可以设置“超过（小时）后升级”。当记录开始等待该步骤时开始计时——设置时限时已在等待的记录不计入。审批人会在时限过半时收到提醒；时限到期后，在“升级至角色”中所选角色里能打开该记录的成员会收到警报。未设置升级角色时，审批人会在时限到期时收到提醒。每项通知对每条记录、每个步骤只发送一次，记录一旦推进即停止。时限本身绝不会赋予任何人审批权。如需添加备用审批人，请在升级角色下勾选“该角色也可以审批”：其成员即可随时审批该步骤，与审批人并行。

等级限制

• Core — 不提供工作流引擎
• Starter — 工作流构建器，所有记录类型合计最多 5 个活动步骤
• Business — 步骤数量不限，另有步骤条件和超时升级
• Enterprise — 与 Business 相同

可以管控哪些状态转换

当有人尝试将记录转入某个触发状态时，对应步骤即生效。生命周期中的每个状态都可用。

• 工单 — 待处理、已排程、进行中、暂停、已完成、已验证、已关闭和已取消。设在“已关闭”上的步骤即主管在最终归档前的签核；设在“已取消”上的步骤可防止工作未经复核就被放弃。
• 请求、采购订单、采购申请和作业许可各自拥有自己的状态。
• 当规则阻止某个转换时，记录会说明原因 — 需要哪个角色审批，或还缺哪些字段。如果您有权执行该操作，只是缺少信息（照片、签名或表单），按钮会保留：其窗口会列出所缺内容并直接收集。