跟踪缺陷直至关闭

当某个检查点不合格时，这次不合格就是一条缺陷记录：某台特定设备出了问题，需要有人整改并证明确已整改。“缺陷记录”标签页把所有检查中不合格的检查点汇总到一个列表，避免它们淹没在单份检查报告里。

在哪里查看

打开“检查”，选择“缺陷记录”标签页。列表按时间倒序显示当前所有记录为不合格的检查点。查看记录在所有套餐中均可使用。

五种状态

缺陷的状态由关联的整改工单自动推导，无需手工保持两者一致。只有最终确认由人工记录。

从缺陷记录创建工单

若缺陷尚无工单，点击“创建工单”。FreeMaint 会创建一张整改工单，自动带入设备、位置和不合格的检查点，并与该缺陷关联。重复点击不会产生重复工单。若模板已设置不合格时自动创建工单，缺陷进入此列表时链接便已就位。

确认整改

维修完成后，回到该缺陷并点击“确认并关闭”。确认您已在现场核实问题确已消除。此步骤有意与工单完成分开：完成的工单只能证明做过工作，不能证明缺陷已被纠正。ISO 9001 和 ISO 45001 均要求这一验证，且会以您的名义记录。若缺陷再次出现，可重新打开。

重复缺陷

当同一台设备上的同一检查点在之后的周期再次不合格时，新的不合格会作为独立的缺陷记录，并且两条都会标记为“重复”。同一检查点存在两条未关闭的缺陷是一个信号，而不是重复数据：说明问题被发现了两次却仍未解决。使用“仅重复缺陷”筛选，可发现值得深入整改的顽固问题。

缩小列表范围

• 按检查点、设备或模板搜索
• 按状态筛选，只看仍未关闭的
• 按严重程度筛选，默认取检查点上设置的风险等级
• 仅显示重复缺陷

对不合格项开展根本原因分析

当某个缺陷不只需要修复——它反复出现，或指向流程问题——请在该不合格项上点击「分析」。FreeMaint 会创建一条问题解决记录，默认使用 PDCA，也可切换为 5 Why、鱼骨图、A3 或 DMAIC，并已与该不合格项关联。这样，分析、纠正措施及其有效性验证都留在「持续改进」台账中，与其他记录放在一起，而不是散落在单独的表格里。再次点击「分析」始终会打开同一条记录，绝不会新建第二条。创建分析需要 Enterprise 套餐；查看已有分析则始终不需要。

1. 打开「巡检」，进入「不合格项」标签页。
2. 在要调查的行上点击「分析」。
3. 逐步完成所选方法的内容，然后添加纠正措施，指定负责人和截止日期。
4. 措施完成后，记录其是否有效——这一步才真正闭环，可供审核查验。

一份报告涵盖整个缺陷

在任一缺陷上，点击「缺陷完整报告（PDF）」会生成一份文档，涵盖完整履历：发现该缺陷的点检、缺陷本身及其证据照片、整改工单及其全部经过、根本原因分析及其纠正措施与有效性验证，最后是谁在何时验证了整改。这正是 ISO 9001 审核员索取的内容，取代了打开七个页面、导出三个文件。未使用的章节会直接省略。

卡片或表格

登记表提供两种版式，并会记住你的选择。卡片完整展示每条缺陷；表格每条缺陷一行——序号、日期、点检、设备、位置、工单、分析、状态与操作——在批量复核时更快。两种视图中工单与分析编号均可点击。

要求先完成整改工作

默认情况下，即使整改工单仍未关闭，缺陷也可以被验证并关闭，因为现场立即修复、事后补单据是真实的工作方式。如果贵司质量体系不允许，管理员可在「公司设置 → 系统」中开启其一或两项前置条件：要求整改工单已完成、要求问题分析已解决。前置条件未满足时，「验证并关闭」按钮将被禁用，并说明是哪条记录在阻挡。没有工单也没有分析的缺陷永远不受影响。