إدارة الأسطول

إدارة الأسطول وحدة ضمن باقة Business توسّع وحدة الأصول بطبقة مخصّصة للمعدات المتحركة: السيارات والشاحنات الخفيفة والشاحنات الثقيلة والرافعات الشوكية ومعدات البناء والمقطورات والحافلات والدراجات النارية. وتبقى كل مركبة أصلًا في العمق — لكن بملف أغنى (VIN، رقم اللوحة، نوع الوقود، السعات) وعدّادات مسافة وساعات تشغيل مرتبطة تلقائيًا لدعم الصيانة الوقائية المعتمدة على المسافة.

متى تستخدم وحدة الأسطول

استخدم وحدة الأسطول كلما كانت المعدة تتحرك بقوّتها الذاتية واحتجت إلى تتبّع المسافة أو الوقود أو إسناد السائقين. أما المعدات الثابتة (خطوط الإنتاج، التكييف، الكهرباء، السباكة، المباني) فتبقى ضمن وحدة الأصول العادية.

تسجيل مركبة

1. افتح قسم الأسطول من الشريط الجانبي (ضمن «الأصول والمواقع»)
2. انقر زر «+ إضافة مركبة» في أعلى الصفحة
3. املأ بطاقة «الأساسيات»: الاسم (إلزامي) ونوع المركبة ونوع الوقود
4. أضف بيانات التعريف إن توفّرت لديك: رقم VIN، ولوحة الترخيص، والعلامة التجارية، والطراز، وسنة الصنع، واللون، وتاريخ التسجيل الأول
5. سجّل سعات الشاحنات والمعدات الثقيلة: الوزن الإجمالي المسموح، والوزن الإجمالي مع المقطورة، وعدد المقاعد، والحمولة، وسعة الخزان
6. احفظ — يُنشأ الأصل ضمن فئة «المركبات» ويُرفَق به عدّادان تلقائيًا

العدّادات التلقائية

كل مركبة تنشئها تُرفَق بها تلقائيًا عدّادان جاهزان للاستخدام:

أدخل القراءات من صفحة تفاصيل المركبة (فتح في الأصول → تبويب العدّادات) أو عبر مسح رمز QR في الميدان. يمكنك ضبط صيانة وقائية تعتمد على المسافة تنطلق كل 10 000 كم أو 250 ساعة تشغيل، أيهما أسبق — تُعرَّف من وحدة الصيانة الوقائية.

الصلاحيات والأدوار

تعتمد وحدة الأسطول نظام الصلاحيات القياسي، وأهمها fleet:read وfleet:create وfleet:update وfleet:delete وfleet:book (حجز مركبة لنفسك). وتُمنح افتراضيًا للأدوار على النحو التالي:

تبدأ الأدوار المخصّصة (مثل SHIFT_LEADER أو QC_INSPECTOR) بلا أي وصول إلى الأسطول. ويمكن للمسؤول منح fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete من /people/roles.

ظهور البيانات

تخضع المركبات لقواعد الظهور نفسها المطبَّقة على الأصول العادية — فهي تحترم نطاق بيانات الشركة (ALL أو TEAM أو ASSIGNED) وقيود الشجرة الفرعية للمواقع والإسناد متعدد الفرق. فالفنّي ذو النطاق TEAM لا يرى سوى المركبات المُسنَدة إلى فريقه. ينطبق هذا على قائمة الأسطول؛ أما الحجز فيتبع قاعدته الخاصة الأوسع — راجع «من يمكنه حجز أي مركبة».

باقة Business

إدارة الأسطول مشمولة ابتداءً من باقة Business. في Core وStarter، تحمل عناصر الأسطول في الشريط الجانبي قفلًا («تتطلب باقة Business») وتُفتح قائمة المركبات للقراءة فقط، دون أزرار إضافة المركبات أو تعديلها. وتبقى المركبات التي أُنشئت على Business إذا انتقلت لاحقًا إلى باقة أدنى: تظل قابلة للقراءة، وتُمنع التعديلات فقط.

سجل الوقود والاستهلاك

سجّل كل عملية تعبئة وقود ودع FreeMaint يحسب الاقتصاد في الوقود تلقائيًا. تُغذّي كل عملية تعبئة استهلاك المركبة بوحدة لتر/100 كم، محسوبًا على فترة متحركة مدتها 30 يومًا وعلى كامل السجل. وإذا أدخلت قراءة عدّاد المسافة، تُدفَع القراءة تلقائيًا إلى عدّاد ODOMETER الخاص بالمركبة (بالحماية نفسها من التراجع المطبَّقة على قراءات العدّادات العادية).

1. افتح صفحة تفاصيل المركبة من /fleet/:id
2. مرّر حتى بطاقة «الوقود» وانقر «إضافة تعبئة»
3. أدخل الكمية (باللتر) — حقل إلزامي؛ أما سعر اللتر فاختياري، ومنه تُحسب تكلفة كل تعبئة، وهي تُضاف إلى إنفاق الأسطول على الوقود
4. أدخل قراءة عدّاد المسافة عند المضخة — يُنصح بذلك بشدة، إذ تُزامَن تلقائيًا مع عدّاد ODOMETER
5. اختياري: اسم المحطة، وطريقة الدفع، ورابط صورة الإيصال، وملاحظات
6. احفظ — يتحدّث الملخّص المتحرك، وابتداءً من التعبئة الثانية يُحسب الاستهلاك بوحدة لتر/100 كم من خزان ممتلئ إلى خزان ممتلئ

يُعاد حساب الاستهلاك بوحدة لتر/100 كم عند كل قراءة — ولا يُخزَّن أبدًا — لذا فإن تعديل أي إدخال أو حذفه يصحّح الملخّص فورًا. وإذا كانت قراءة عدّاد المسافة تراجعية (أقل من آخر قراءة مخزَّنة)، تُسجِّل مزامنة العدّاد تحذيرًا وتتخطّى التحديث، بينما يُحفظ سجل الوقود نفسه.

ملفات السائقين

سجّل كل سائق، سواء استخدم FreeMaint أم لا. تحمل بطاقة السائق رقم الرخصة والفئات التي يحملها (اختر أكثر من واحدة — B وC وCE معًا مثلًا) وتاريخي الإصدار والانتهاء والجهة المانحة. السائق لا يحتاج إلى حساب: عند إنشائه من الأسطول يصبح بطاقة بلا بريد ولا كلمة مرور، ولا يكلّف شيئًا لأن كل الباقات تتيح عددًا غير محدود من المستخدمين.

1. افتح الأسطول > السائقون من القائمة الجانبية واضغط «سائق جديد»
2. أدخل الاسم، واختر دورًا، ثم رقم الرخصة والفئات وتاريخ الانتهاء
3. احفظ — يظهر الشخص في القائمة فورًا ويمكن إسناده إلى مركبة
4. لمستخدم FreeMaint موجود بالفعل، افتح صفحته من /people/users/:id واستخدم بطاقة «ملف السائق»
5. لديك سائقون كثر؟ استخدم المنظمة > المستخدمون > استيراد: صف بلا بريد ولا اسم مستخدم يُنشئ البطاقة نفسها

يؤدي تغيير تاريخ الانتهاء إلى إعادة ضبط تذكيرات الانتهاء: تُرسَل تحذيرات الـ 30 والـ 15 والـ 7 أيام من جديد للتاريخ الجديد. أما تصاريح تشغيل المعدات التي ليست رخص قيادة — الرافعة الشوكية وCACES وADR والتأهيل الكهربائي — فمكانها المنظمة > المؤهلات، التي تحفظ الجهة المانحة ورقم المرجع ونسخة الشهادة وتذكيراتها الخاصة. في الأسطول ▸ السائقون، يعثر مربع البحث على السائق بالاسم أو البريد الإلكتروني أو رقم الرخصة أو المسمى الوظيفي — دون اعتبار لحالة الأحرف أو علامات التشكيل — ويمكن دمجه مع مرشّح انتهاء الصلاحية.

وثائق المركبة

اجمع كل أوراق المركبة في مكان واحد: التأمين، رخصة المركبة، الفحص الفني، الملصق الضريبي، ملصق البيئة، تصريح التشغيل. يحمل كل مستند تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء والمزوّد ورقم الوثيقة أو التسلسل وملاحظات حرة — والنسخة الممسوحة نفسها: أرفِق ملف PDF أو صورة (25 ميغابايت) وسيُفتح داخل FreeMaint مباشرة، دون أي تنزيل. يمكنك أيضًا تعريف أنواع مستندات خاصة بك (عرض سعر، فاتورة، محضر حالة، إصلاح…) من إعدادات الشركة ▸ الفئات ▸ أنواع مستندات المركبة — وتبقى الأنواع السبعة المتوفرة متاحة إلى جانب أنواعك.

تُرتَّب المستندات تصاعديًا حسب تاريخ الانتهاء: الأقرب للتجديد دائمًا في الأعلى، والأوراق الدائمة (رخصة المركبة لا تنتهي) في آخر القائمة. تظهر شارة حمراء «منتهي» تلقائيًا بعد انقضاء التاريخ. تعديل تاريخ الانتهاء يعيد ضبط التذكيرات، فيُنبّهك FreeMaint مجددًا قبل 30 و15 و7 أيام من التاريخ الجديد. للعثور على ورقة بين المئات، افتح الأسطول ▸ المستندات: صفِّ حسب النوع، وابحث برقم اللوحة أو باسم المزوّد، وافتح النسخة الممسوحة من القائمة مباشرة. تبقى المستندات المنتهية ظاهرة في كل النوافذ — فهي بالضبط ما يستدعي التحرّك. تُحفظ الفواتير والتقارير وأي ملف آخر في قسم «الملفات» الخاص بالمركبة: عند رفعها هناك تُربط بالمركبة وتظهر أيضًا في تبويب «الملفات» للأصل. يُسجَّل مبلغ الفاتورة على أمر العمل ضمن «تكاليف إضافية». يُبقي مرشّح الحالة الوثائق المنتهية أو غير المطابقة فقط، أو تلك التي قاربت على الانتهاء (فترات من 7 إلى 90 يومًا)؛ وتفتح بطاقات الوثائق في لوحة معلومات الأسطول هذه الصفحة مع المرشّح المناسب مطبَّقًا مسبقًا. يمكن حذف تاريخ أُدخل خطأً: أفرغ الحقل ثم احفظ.

تسجيل نتيجة الفحص

للفحص الفني نتيجة، وليس تاريخ انتهاء فقط — وقد تكون المركبة ضمن المدة ومع ذلك راسبة. عند إضافة مستند مركبة أو تعديله، حدِّد نتيجة الفحص لكي تقول شاشات الأسطول الحقيقة عن تلك المركبة. يظهر هذا الحقل على الفحص الفني وعلى أنواع المستندات التي أنشأتها بنفسك فقط؛ أما المستندات التي لا تنجح ولا ترسب، مثل رخصة التسيير، فلا يظهر عليها.

علِّم «هذه إعادة فحص» للفحص الذي يلي فحصًا راسبًا. نجاح إعادة الفحص هو ما يرفع التنبيه — العبرة دائمًا بالفحص الأحدث. في الفحص الراسب، اجعل تاريخ الانتهاء هو موعد الإصلاح النهائي: عندها يتتبّع العدّ التنازلي الحالي الوقت المتبقي. يمكنك أيضًا ترتيب قائمة الأسطول حسب الحالة، وإضافة عمود المستندات إلى عرض الجدول.

تنبيهات انتهاء الصلاحية

كل يوم عند 04:00 UTC، يفحص FreeMaint رخص جميع السائقين ووثائق المركبات، ويرسل تذكيرًا قبل 30 و15 و7 أيام من تاريخ الانتهاء. ولا يُلاحَق مستند جدّدته بالفعل. وتصل التذكيرات إلى الجرس (داخل التطبيق) وكإشعار على الجوال وعبر البريد الإلكتروني؛ وتُحدَّد القنوات المستخدمة في إعدادات الإشعارات لشركتك (انظر أدناه).

افتراضيًا، تُرسَل التذكيرات إلى من يحملون دور المسؤول أو المدير ويمكنهم رؤية الأسطول (وبالنسبة إلى وثيقة مركبة، إلى من يمكنهم رؤية تلك المركبة)، إضافةً إلى السائق نفسه في تذكير الرخصة. ولتغيير من يتلقاها وعبر أي قنوات، افتح إعدادات الشركة ▸ الإشعارات ▸ إعدادات الإشعارات المتقدمة (/settings/notifications) وانظر ضمن فئة «إدارة الأسطول». ولا يُعاد التذكير بالمستندات التي تجاوزت تاريخها: فهي تحتفظ بشارتها الحمراء «منتهي الصلاحية» وتظهر في قائمة «المستندات المنتهية» في لوحة معلومات الأسطول.

المخالفات

لمخالفات المرور والوقوف سجلّ خاص بها منفصل عن المستندات: الأسطول ▸ المخالفات، وبطاقة المخالفات في صفحة كل مركبة. سجّل وقت المخالفة (التاريخ والساعة) والسائق والمبلغ ورقم الإشعار والجهة المصدرة والنسخة الممسوحة من الإشعار. بمجرد تحديد المركبة والوقت، يقترح FreeMaint السائق الذي كان قد حجز المركبة في تلك اللحظة. تبقى المخالفة باللون البرتقالي («للدفع») حتى تحدد «مدفوعة» مع التاريخ ومن دفع — الشركة أو السائق.

• يفتح الأسطول ▸ المخالفات على «للدفع» ويعرض المبلغ المتبقي
• ابحث برقم اللوحة أو السائق أو رقم الإشعار
• تعرض المخالفة التي لا سائق لها «السائق غير محدد»
• لا يرى المخالفات إلا من لديهم صلاحية fleet:update — فهي بيانات شخصية تتعلق بمخالفات

هل سجّلت المخالفات سابقًا كنوع مستند مخصص؟ أعد إدخالها في الأسطول ▸ المخالفات، ثم احذف المستندات القديمة، واحذف النوع المخصص إن لم تعد بحاجة إليه.

لوحة معلومات الأسطول

صفحة للقراءة فقط على /fleet/dashboard تعرض الحالة التشغيلية للأسطول بالكامل في استدعاء واحد. ست بطاقات — المركبات، غير الصالحة للسير، الوثائق المقاربة على الانتهاء، الرخص المقاربة على الانتهاء، نفقات الوقود ومتوسط الاستهلاك — تعلو قائمتين: الاستحقاقات القادمة (وثائق المركبات ورخص القيادة، مرتّبة حسب التاريخ) وأكبر خمسة مستهلكين خلال آخر 30 يومًا. معظم البطاقات قابلة للنقر وتفتح القائمة المقابلة مُرشَّحة مسبقًا.

1. افتح الأسطول من الشريط الجانبي ثم انقر زر لوحة المعلومات
2. اقرأ صف البطاقات: «غير صالحة للسير» تَعُدّ المركبات في الورشة أو خارج الخدمة، والبطاقة الحمراء «مستندات منتهية» تَعُدّ وثائق المركبات التي انتهت نسختها الحالية أو كانت نتيجة فحصها غير مطابقة — انقر عليها لفتح «الأسطول ▸ المستندات» مُصفّاةً على هذه الوثائق بالتحديد. أما السطر الفرعي «+ N منتهية» أسفل «وثائق قاربت على الانتهاء» فلا يظهر إلا إذا أخفيت تلك البطاقة
3. انقر بطاقة لفتح القائمة التي تلخّصها — «غير صالحة للسير» تفتح المركبات قيد الصيانة، و«وثائق قاربت على الانتهاء» تفتح الأوراق الواجب تجديدها
4. يعرض كل سطر في الاستحقاقات القادمة لوحة التسجيل والموقع المخصّص للمركبة وتاريخ الانتهاء الدقيق؛ انقر عليه للانتقال إلى المركبة (الوثائق) أو إلى الشخص (الرخصة)
5. استخدم قائمة الأقسام لإخفاء أي بطاقة أو كتلة لا تستعملها — مثل بطاقتي الوقود إذا كان وقودك يُدار خارج FreeMaint — لصفحة المركبة القائمة نفسها، مع العدادات (عدّاد المسافة، ساعات المحرك) والصيانة (أوامر العمل المفتوحة، الصيانة الوقائية القادمة) كقسمين منفصلين

قائمة الأقسام خاصة بكل شخص لا بالشركة: إخفاء بطاقتي الوقود لا يغيّر شيئًا لزملائك، ولا شيء مخفيّ افتراضيًا. «غير صالحة للسير» تَعُدّ فقط المركبات التي حالتها «قيد الصيانة» أو «متوقف» — أما المركبة الموسومة بـ«متدهور» فهي لا تزال تسير ولا تُحتسب عمدًا. متوسط استهلاك الأسطول مرجَّح بالمسافة (إجمالي اللترات ÷ إجمالي الكيلومترات × 100)، لا المتوسط البسيط لمتوسطات المركبات. قائمة الاستحقاقات تغطي 30 يومًا افتراضيًا؛ بدّلها إلى 60 أو 90 عبر المُحدِّد في البطاقة، ويُحفظ اختيارك. أرقام الوقود تغطي دائمًا آخر 30 يومًا لأنها متوسط متحرك وليست موعدًا نهائيًا.

المستندات المنتهية

متى تأخّر شيء ما، تظهر قائمة «المستندات المنتهية» فوق الاستحقاقات القادمة. تضمّ وثائق المركبات المنتهية بالفعل أو التي كانت نتيجة فحصها غير مطابقة، ورخص القيادة المنتهية، مرتّبةً من الأكثر تأخرًا إلى الأقل (الفحوص غير المطابقة أولًا)، مع عدد أيام التأخر لكلٍّ منها. يفتح «عرض الكل» صفحة «الأسطول ▸ المستندات» مُصفّاةً على الوثائق المنتهية أو غير المطابقة، أما «عرض الكل» في الاستحقاقات القادمة فيفتح الوثائق التي تستحق خلال الفترة المختارة. لا تُحتسب إلا النسخة الحالية من الوثيقة: الوثيقة التي جُدِّدت لا تظهر بعد ذلك. يمكن إخفاء بطاقة «مستندات منتهية» وهذه القائمة كلتيهما من قائمة الأقسام.

ما القادم

• مؤجَّل إلى أن تظهر حاجة فعلية لدى عميل: تكامل بطاقات الوقود واستيراد بيانات التتبع (Samsara / GeoTab / GPS عام) — يتطلب كل منها اختيار مزوّد محدد

لا يتضمّن خط التطوير عمدًا أي تكامل مع أنظمة تتبّع GPS / IoT (Samsara، GeoTab) — فتركيزنا منصبّ على جانب المتابعة التشغيلية، لا على العتاد.

العثور على مركبة في أسطول كبير

بطاقة عوامل التصفية في قائمة الأسطول تُضيّق الأسطول بالكامل، لا الصفحة المعروضة فقط — العدّاد وتقسيم الصفحات يتبعان التصفية.

حجز مركبة ومعرفة متى تكون متاحة

تحتوي صفحة كل مركبة على قسم «التوفر»: هل المركبة متاحة الآن، وأيامها الثلاثون القادمة — الحجوزات وفترات عدم التوفر المسجلة والصيانة المخطط لها، التي تُقرأ تلقائيًا من أوامر العمل المجدولة وخطط الصيانة الوقائية للمركبة، فلا يُدخل أحد موعد الورشة مرتين. تعرض قائمة الأسطول ذلك أيضًا: تحمل المركبة المستخدمة شارة تبيّن من يستخدمها وحتى متى، وفي صفحة المركبة يعرض كل حجز ملاحظاته.

1. افتح المركبة من /fleet وابحث عن قسم «التوفر»
2. انقر على «احجز هذه المركبة»، ثم اختر البداية والنهاية والسبب
3. إذا كانت المركبة محجوزة بالفعل، تُظهر النافذة من يحجزها ومتى — اختر فترة أخرى أو مركبة أخرى
4. إذا كانت هناك صيانة مخطط لها في تلك الفترة فسيتم تنبيهك؛ حدّد «فهمت — احجز على أي حال» للتأكيد
5. يمكن للمدير الحجز لشخص آخر، أو استخدام «تسجيل فترة عدم توفر» لمركبة مُعارة إلى موقع آخر أو في الورشة
6. افتح الأسطول > التخطيط: صف لكل مركبة على مدى 7 أو 14 أو 28 يومًا (يُحفظ اختيارك)، يعرض لوحة التسجيل ونوع المركبة وموقعها. رشّح حسب الموقع (يشمل الموقع مواقعه الفرعية) وحسب نوع المركبة — ويمكن الجمع بينهما — واستخدم مرشّح «متاحة من … إلى …» لإبقاء المركبات المتاحة طوال الفترة فقط. الألوان: الحجوزات بالأزرق، وفترات عدم التوفر بالرمادي، وأوامر العمل بالكهرماني، والصيانة الوقائية بالأخضر، والمركبات غير الصالحة للسير بالأحمر يعرض كل صف أيضًا العلامة التجارية والطراز وسنة الصنع. عند اختيار تاريخ في «متاحة من» ينتقل التخطيط إلى ذلك الأسبوع ويُبرز أيام الفترة المطلوبة. ولمقارنة بضع مركبات، اختر ما يصل إلى 10 منها في محدِّد المركبات.
7. يبدأ التخطيط دائمًا يوم الاثنين: تنتقل الأسهم أسبوعًا واحدًا في كل مرة، ويعيدك «اليوم» إلى الأسبوع الحالي، ويظهر رقم الأسبوع وتواريخ الفترة بجانبها. يُكتب الشهر فوق اليوم الأول وفوق كل يوم أول من الشهر يبقى رأس الأيام وعمود المركبات ثابتين أثناء التمرير. يعرض التخطيط 50 مركبة في كل مرة مرتبةً حسب الاسم، ويضيف زر «عرض المزيد» في الأسفل المركبات التالية.
8. للحجز دون فتح مركبة، انقر على «حجز مركبة» أعلى صفحة التخطيط واختر المركبة في النافذة. إذا كان مرشّح «متاحة من … إلى …» محددًا، تبدأ النافذة بهذه التواريخ ولا تعرض إلا المركبات المتاحة طوال الفترة. في قائمة المركبات (/fleet)، تحجز أيقونة التقويم في كل بطاقة أو صف تلك المركبة مباشرة
9. في لوحة الأسطول، تعدّ بطاقة «متاحة الآن» المركبات المتاحة في هذه اللحظة وتفتح التخطيط

يتطلب الحجز لنفسك صلاحية «حجز المركبات»، الممنوحة افتراضيًا لكل الأدوار التي ترى الأسطول؛ ويتطلب الحجز لشخص آخر وتسجيل فترة عدم توفر صلاحية «تحديث» الأسطول. يتلقى الشخص إشعارًا عند حجز مركبة باسمه أو إلغاء هذا الحجز. في تطبيق الجوال، تحتوي صفحة أصل المركبة على قسم «التوفر» نفسه وزر «احجز»، وتظهر حجوزاتك في التقويم. يبقى الحجز الملغى في السجل.

فحص الانطلاق وفحص الإرجاع

إذا كان للمركبة فحص قبل الاستخدام (قالب تفتيش مضبوط على «في كل مرة يُستخدم فيها المعدّ»)، فإن الفحص الذي يُكمله صاحب الحجز يُربط به تلقائيًا: الأول هو فحص الانطلاق، والتالي فحص الإرجاع. يعرض الحجز حينها التقريرين والبنود الفاشلة والكيلومترات المقطوعة بينهما، المأخوذة من بنود قراءة عداد المسافات. عند مسح رمز المركبة، يخبرك التطبيق إن كنت تُجري فحص الانطلاق أو الإرجاع.

تاريخ الانتهاء غير معروف: «حتى الإرجاع»

عندما تغادر مركبة دون تاريخ عودة معروف (إعارة إلى موقع آخر، بقاء في الورشة)، فعّل «تاريخ الانتهاء غير معروف — حتى الإرجاع» بدلًا من اختيار نهاية، سواء في حجز أو في فترة عدم توفر. تعرض المركبة حينها «منذ … · حتى الإرجاع» في التخطيط وفي صفحة المركبة وفي التطبيق، وتبقى غير متاحة حتى عودتها: فحص الإرجاع يُنهي الحجز في تلك اللحظة، و«إنهاء الآن» (في سطر الحجز، أو في «حجوزاتي» في التطبيق) يُنهيه يدويًا إن لم يُجرَ فحص إرجاع. من يستطيع إلغاء الحجز يستطيع إنهاءه أيضًا.

الحجز «حتى الإرجاع» يحجز المركبة 92 يومًا على الأكثر: بعد هذا التاريخ ينتهي من تلقاء نفسه. لحجز المركبة نفسها في الأثناء، أنهِه أولًا أو حدّد له تاريخ انتهاء.

تحديد السائق من جهاز لوحي مشترك

إذا كان موظفوك يحجزون المركبات ويُجرون فحوص الانطلاق والعودة على جهاز لوحي يبقى متصلًا بحساب مشترك، فيمكن لكل حجز ولكل فحص أن يحدد مع ذلك الشخص الذي يقود. اختر السائق من قائمة السائقين (لا يحتاج المدرجون فيها إلى حساب دخول) أو أضفه في الحال باسمه الأول واسم عائلته. يصبح السائق صاحب الحجز ويظهر بعنوان «سائق» في الفحص وفي ملف PDF الخاص به، بينما يظل «تم الفحص بواسطة» يعرض الحساب المستخدم.

1. في الأدوار (/people/roles)، افتح دور الحساب المشترك وفعّل «تعيين السائق (جهاز مشترك)»، إضافةً إلى حجز المركبات وتنفيذ عمليات الفحص
2. في صفحة السائقين (/fleet/drivers)، ضمن «إضافة السائقين من جهاز مشترك»، اختر الدور الذي يُمنح للأشخاص المضافين من الجهاز اللوحي. اتركه على «متوقف» للسماح فقط بالسائقين المدرجين مسبقًا
3. على الجهاز اللوحي، اختر الشخص في حقل «سائق» عند الحجز، وفي حقل «سائق» أعلى فحص الانطلاق أو العودة. اكتب اسمًا غير موجود في القائمة لإضافة هذا الشخص
4. يمكن تعديل الحجز الذي تم من الجهاز اللوحي أو إلغاؤه من الحساب نفسه

حجز مركبة لموقع

يمكن للمديرين (صلاحية «تحديث» الأسطول) حجز مركبة لموقع — دار سكن أو قسم — قبل معرفة من سيقودها: في نافذة الحجز اختر الموقع في «لموقع» واترك «لصالح» فارغًا («يُحدَّد عند المغادرة»). يعرض التخطيط حينها «[الموقع] · سيُحدَّد لاحقًا». أول شخص يُكمل فحص ما قبل الاستخدام للمركبة (فحص الانطلاق) خلال فترة الحجز يصبح صاحبه تلقائيًا؛ ثم يُربط فحص الإرجاع بالحجز نفسه كالمعتاد، فتعمل تقارير الانطلاق والإرجاع والكيلومترات المقطوعة تمامًا كما في الحجز الشخصي. لا يتلقى أحد إشعارًا قبل تحديد السائق. ومن لا يستطيع الحجز إلا لنفسه لا يمكنه الحجز لموقع.

السائق في أمر عمل خاص بمركبة

يحتوي أمر العمل الخاص بمركبة على حقل «السائق»: من كان خلف المقود، وهو ما تسأل عنه الأضرار والمخالفات والتأمين. لا تحتاج عادةً إلى إدخاله: عند إنشاء الأمر يُملأ بصاحب الحجز الجاري للمركبة، وأمر العمل التصحيحي الناتج عن فحص المغادرة أو العودة يأخذ صاحب ذلك الحجز. يمكنك تغييره أو مسحه في نموذج الأمر، كما يمكنك اختيار سائقين ليس لديهم حساب في FreeMaint (الأسطول > السائقون > سائق جديد). لا يظهر الحقل إلا إذا كان الأصل مركبة؛ ولا يحمل الأمر المُنشأ لعدة أصول دفعة واحدة سائقًا. يظهر السائق في صفحة أمر العمل وفي تطبيق الجوال.

من يمكنه حجز أي مركبة

كل من يسمح له دوره بحجز المركبات (fleet:book) أو إدارة الأسطول (fleet:update) يرى جميع المركبات النشطة ويحجزها في تخطيط الأسطول وفي تطبيق الجوال، حتى لو كان دوره لا يرى إلا المعدات المسندة إليه، مثل المشغّل. مع الوصول حسب القسم، لا تُعرض إلا مركبات مواقعه. لا يمكن أبدًا حجز مركبة حالتها «خارج الخدمة نهائيًا». المركبة الواقعة خارج نطاق رؤيته للمعدات لا تعرض سوى اسمها ولوحتها وعلامتها وطرازها وموقعها وتوفرها، دون رابط إلى صفحة الأصل. وتعرض «حجوزاتي» دائمًا حجوزات المستخدم نفسه.

الأسطول في تطبيق الجوال

في التطبيق، افتح «المزيد» ← «الأسطول». ابحث بالاسم أو رقم اللوحة وتنقّل بين «الكل» و«متاحة الآن» (متاحة خلال الثلاثين دقيقة القادمة) و«حجوزاتي». يوضح كل سطر ما إذا كانت المركبة متاحة أو محجوزة أو غير متاحة أو في الصيانة، وحتى متى. اضغط على مركبة لرؤية توفرها وحجزها، واضغط على أحد حجوزاتك لإلغائه. عند مسح رمز QR الخاص بمركبة يظهر «احجز هذه المركبة». يتطلب الحجز اتصالًا بالإنترنت.

في الأسطول > السائقون، انقر على سائق لفتح لوحته: رقم الرخصة والفئات وتاريخ الانتهاء، وهي قابلة للتعديل بصلاحية «تحديث» الأسطول. لا يظهر «فتح ملف المستخدم» إلا لمن يحق لهم عرض المستخدمين؛ لذا لم يعد مديرو الأسطول بحاجة إلى الوصول إلى إدارة المستخدمين لتحديث الرخص.

تتبع فئات الرخص المعروضة بلد الشركة (إعدادات الشركة > إقليمي): الفئات الأوروبية B، BE، C1، C، CE، D1، D، DE افتراضيًا، وفئات SIM الإندونيسية (SIM A، SIM A Umum، SIM B I، SIM B I Umum، SIM B II، SIM B II Umum، SIM C، SIM C I، SIM C II، SIM D، SIM D I) لشركة في إندونيسيا، وOTHER في كل الحالات.

إلى جانب 7 و14 و28 يومًا، يقدّم محدد الفترة في «التخطيط» الآن خيار «يوم واحد»: عمود لكل ساعة من اليوم المختار، وتنتقل الأسهم يومًا واحدًا في كل مرة. ويعرض الشريط العريض بما يكفي فترته الزمنية وصاحب الحجز.

انقر على حجز أو فترة عدم توفر في «التخطيط» لفتحها: المركبة و«لصالح» و«طلبها» والتواريخ والموقع والسبب والملاحظات، مع «تعديل الحجز» و«إلغاء الحجز» و«فتح المركبة». يُتاح التعديل والإلغاء لمديري الأسطول (صلاحية «تحديث» الأسطول) وللشخص صاحب الحجز.

في «حجوزاتي»، أصبحت قائمة الحجز تعرض أيضًا «تعديل الحجز» وفق القواعد نفسها المطبّقة على الويب: نقله أو تغيير نهايته أو سببه أو ملاحظاته. ولا يمكن تغيير المركبة ولا النوع.