سير عمل الموافقة

يضمن سير عمل الموافقة مراجعة الطلبات بشكل سليم قبل تخصيص الموارد.

من يستطيع الموافقة

• المسؤول — صلاحية كاملة
• المدير — ضمن نطاقه
• المشرف — لفرقه

محرك سير العمل القابل للتكوين

يدعم FreeMaint إعدادات سير عمل مخصصة لكل شركة. انتقل إلى إعدادات الشركة → سير العمل وأضف خطوات لطلبات الصيانة بأنواع موافقين مختلفة.

أنواع المعتمدين

• ROLE — أي مستخدم بالدور المطلوب
• USER — مستخدم محدد
• CREATOR — مرسل الطلب الأصلي
• ASSIGNEE — الشخص المُعيَّن
• TEAM_LEADER — قائد فريق الأصل المرتبط
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — مدير موقع/قسم مقدّم الطلب
• TARGET_LOCATION_MANAGER — مدير موقع/قسم الطلب
• REQUEST_SECTION_MANAGER — مدير (قائد) القسم المسؤول (فريق) للطلب

الحقول المطلوبة لكل خطوة

يمكن لكل خطوة فرض حقول مثل الوصف، الأصل، الموقع، الفئة، الصور أو أي حقل مخصص (custom:<name>) قبل السماح بالتحول. عند إنهاء أمر العمل يمكنك أيضًا اشتراط إدخال قراءة العداد — مفيد للصيانة المعتمدة على ساعات التشغيل أو المسافة المقطوعة.

رفض الطلب

لا يمكن رفض الطلب إلا أثناء كونه قيد الانتظار أو قيد المراجعة. بمجرد الموافقة عليه، يتحول الطلب تلقائيًا إلى أمر عمل ولا يمكن رفضه بعد ذلك — قم بإلغاء أمر العمل الناتج بدلاً من ذلك. إذا لم يظهر زر الرفض، فهذا يعني أن الطلب قد تجاوز مرحلة المراجعة بالفعل.

إعدادات مسبقة سريعة

بدلاً من إنشاء الخطوات يدويًا، افتح إعدادات الشركة ← مهام سير العمل، واختر علامة التبويب طلب، وطبّق إعدادًا مسبقًا سريعًا: «موافقة المدير قبل أمر العمل» لمستوى واحد، أو «موافقة الطلبات على مستويين» لمراجعة القسم تليها موافقة مدير المرافق. ينشئ كل إعداد مسبق خطوات قابلة للتعديل يمكنك إعادة تعيينها إلى أدوارك الدقيقة.

التوجيه حسب القسم المسؤول

يمكن أن تتبع الموافقة إما مكان العمل (الموقع) أو الجهة المسؤولة (القسم). للمسؤولية التنظيمية — المباني، الكهرباء، الورشة، إلخ — اعرض كل قسم كفريق وعيّن قائده كمدير للقسم. فعّل حقل «القسم المسؤول» في نموذج الطلب، ثم أضِف خطوة سير عمل للطلب باستخدام المُوافِق «مدير القسم (قائد الفريق)». عندئذٍ يُوجَّه الطلب فقط إلى مدير القسم الذي اختاره مقدّم الطلب، بغض النظر عن الموقع — فالموقع الواحد قد يستضيف أعمالًا تخص عدة أقسام. أما المؤسسات التي تكون مسؤوليتها مرتبطة فعلًا بالموقع، فيوجِّه المُوافِق «مدير الموقع المستهدف» حسب الموقع.

التوجيه حسب الفئة

يمكن أن تحمل فئة الطلب قسمًا مسؤولًا افتراضيًا (إعدادات الشركة > الفئات، «القسم المسؤول الافتراضي للطلبات»). فالطلب الجديد المقدَّم بهذه الفئة دون قسم خاص به يُرسَل إلى ذلك الفريق فور إنشائه: يُخطَر قائده، ويراه أعضاء الفريق الذين يقتصر دورهم على بيانات فريقهم. وهذا مثالي لرمز QR عام: يختار مقدّم الطلب «تقنية المعلومات» أو «السباكة» فيستلمه القسم المناسب. والقسم المختار في النموذج له الأولوية دائمًا، ولا تُوجَّه الملاحظات أبدًا، وتغيير الفئة لاحقًا لا يعيد توجيه الطلب. افتراضيًا يُبلَّغ المسؤول وحده. لإبلاغ كل عضو في القسم أيضًا، حدِّد «أعضاء القسم» في صف «تم إنشاء طلب» ضمن إعدادات الشركة > الإشعارات > «إعدادات الإشعارات المتقدمة»؛ ولا يُبلَّغ الأعضاء الذين لا يسمح دورهم بفتح الطلب.

التصفية حسب القسم المسؤول

يمكن حصر قائمة الطلبات في قسم مسؤول واحد أو عدة أقسام. افتح شريط التصفية واختر الأقسام التي تتولاها — التصفية تسمح باختيار متعدد، فيصبح «الكهربائي أو الميكانيكي» سؤالاً واحداً لا سؤالين. تتكامل مع بقية عوامل التصفية ولا توسّع أبداً ما يحق لك رؤيته: إذا كان دورك محصوراً بفرقك، فطلب قسم خارج هذا النطاق يعيد لا شيء بدلاً من طلبات الآخرين. ولا يظهر عامل التصفية إلا عندما يكون لدى شركتك فريق نشط واحد على الأقل.

التوجيه حسب نوع الطلب (تحسين مقابل إصلاح)

في خطة Business، يمكن قصر كل خطوة في سير عمل الطلبات على أنواع طلبات محددة. افتح إعدادات الشركة ← سير العمل ← الطلبات، ووسّع خطوة ثم حدد الأنواع تحت «ينطبق على أنواع الطلبات». الإعداد النموذجي: خطوة «الموافقة على التحسينات» مقصورة على نوع التحسين وموجَّهة إلى مسؤول الموقع المستهدف — مسؤول الإنتاج في المنطقة، ويُحدد في كل موقع عبر حقل «المدير / رئيس القسم» — إضافة إلى خطوة «الموافقة على الإصلاحات» لبقية الأنواع موجَّهة إلى دور مسؤول الصيانة. عندها يتبع كل طلب سلسلة الموافقة الخاصة بنوعه فقط؛ والخطوة التي لم يُحدد فيها أي نوع تظل تنطبق على جميع الطلبات. كما يقوم القالب الجاهز «توجيه حسب نوع الطلب (تحسين مقابل إصلاح)» بإعداد ذلك بنقرة واحدة.

الموافقة التلقائية على طلبات الطوارئ

افتح إعدادات الشركة ← سير العمل ← الطلبات وفعّل «الموافقة التلقائية على طلبات الطوارئ». عند التفعيل، يتخطى أي طلب مُعلَّم كطارئ سير عمل الموافقة ويتم إنشاء أمر عمل على الفور. عند التعطيل (الافتراضي)، تتبع طلبات الطوارئ توجيه الموافقة العادي. تُسجَّل كل موافقة تلقائية في سجل الطلب لأغراض التتبع.

معرفة من وافق أو رفض

بمجرد الموافقة على الطلب أو رفضه، يظهر شريط في أعلى الطلب يوضّح من اتخذ القرار ومتى وسبب الرفض. هذا مفيد عندما يستطيع عدة مديرين أو مخططي صيانة مراجعة الطلبات. تظهر المعلومات نفسها في ملف PDF الخاص بالطلب وفي علامة التبويب النشاط.