Genehmigungsworkflow

Der Genehmigungsworkflow stellt sicher, dass Anfragen ordnungsgemäß geprüft werden, bevor Ressourcen eingesetzt werden.

Wer genehmigen kann

• Administrator — volle Befugnis
• Verantwortlicher — innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs
• Teamleiter — für seine Teams

Konfigurierbare Workflow-Engine

FreeMaint unterstützt unternehmensspezifische Genehmigungs-Workflows. Wechseln Sie zu Firmeneinstellungen → Workflows und fügen Sie Schritte für Anfragen mit verschiedenen Genehmiger-Typen hinzu.

Genehmiger-Typen

• ROLE — jeder Benutzer mit der angegebenen Rolle
• USER — ein konkreter Benutzer
• CREATOR — der ursprüngliche Antragsteller
• ASSIGNEE — der zugewiesene Benutzer
• TEAM_LEADER — Teamleiter des verknüpften Assets
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — der Manager des Standorts/Bereichs des Anforderers
• TARGET_LOCATION_MANAGER — der Manager des Standorts/Bereichs der Anfrage
• REQUEST_SECTION_MANAGER — der Leiter des zuständigen Bereichs (Team) der Anfrage

Erforderliche Felder pro Schritt

Jeder Schritt kann Felder wie Beschreibung, Asset, Standort, Kategorie, Fotos oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld (custom:<name>) erzwingen, bevor der Übergang erlaubt wird. Für den Abschluss eines Arbeitsauftrags können Sie auch einen Zählerstand verlangen – nützlich für betriebsstunden- oder kilometerbasierte Wartung.

Eine Anfrage ablehnen

Eine Anfrage kann nur abgelehnt werden, solange sie Ausstehend oder In Prüfung ist. Nach der Genehmigung wird eine Anfrage automatisch zu einem Arbeitsauftrag und kann nicht mehr abgelehnt werden – stornieren Sie stattdessen den entstandenen Arbeitsauftrag. Wenn die Schaltfläche Ablehnen nicht angezeigt wird, hat die Anfrage die Prüfungsphase bereits überschritten.

Schnellvorlagen

Anstatt die Schritte von Hand zu erstellen, öffnen Sie Unternehmenseinstellungen → Workflows, wählen Sie den Tab Anfrage und wenden Sie eine Schnellvorlage an: „Genehmigung durch Verantwortliche vor dem Arbeitsauftrag“ für eine einzelne Stufe oder „Zweistufige Anfragegenehmigung“ für eine Abteilungsprüfung gefolgt von der Genehmigung durch den Facility-Manager. Jede Vorlage erstellt bearbeitbare Schritte, die Sie Ihren genauen Rollen zuweisen können.

Weiterleitung nach zuständigem Bereich

Die Genehmigung kann entweder dem Ort der Arbeit (Standort) oder dem Verantwortlichen (Bereich) folgen. Für die organisatorische Zuständigkeit — Gebäude, Elektrik, Werkstatt usw. — modellieren Sie jeden Bereich als Team und legen dessen Leiter als Bereichsleiter fest. Aktivieren Sie das Feld «Zuständiger Bereich» in Ihrem Anfrageformular und fügen Sie dann einen Anfrage-Workflow-Schritt mit dem Genehmiger «Bereichsleiter (Teamleiter)» hinzu. Die Anfrage wird dann nur an den Leiter des vom Anforderer gewählten Bereichs weitergeleitet, unabhängig vom Standort — ein Standort kann Arbeiten mehrerer Bereiche beherbergen. Für Organisationen, deren Zuständigkeit wirklich standortgebunden ist, leitet der Genehmiger «Manager des Zielstandorts» stattdessen nach Standort weiter.

Weiterleitung nach Kategorie

Eine Anfragekategorie kann einen standardmäßig zuständigen Bereich tragen (Unternehmenseinstellungen > Kategorien, „Standardmäßig zuständiger Bereich für Anfragen“). Eine neue Anfrage, die mit dieser Kategorie und ohne eigenen Bereich gestellt wird, geht gleich bei ihrer Erstellung an dieses Team: Seine Leitung wird benachrichtigt, und Teammitglieder, deren Rolle auf die Daten ihres Teams beschränkt ist, sehen sie. Das ist ideal für einen allgemeinen QR-Code: Der Anforderer wählt „IT“ oder „Sanitär“, und die richtige Abteilung erhält die Anfrage. Ein im Formular gewählter Bereich hat immer Vorrang, Beobachtungen werden nie weitergeleitet, und eine spätere Änderung der Kategorie leitet die Anfrage nicht neu weiter. Standardmäßig wird nur der Leiter benachrichtigt. Um zusätzlich jedes Mitglied des Bereichs zu benachrichtigen, aktivieren Sie „Mitglieder des Bereichs“ in der Zeile „Anfrage erstellt“ unter Unternehmenseinstellungen > Benachrichtigungen > „Erweiterte Benachrichtigungskonfiguration“; Mitglieder, deren Rolle die Anfrage nicht öffnen darf, werden nicht benachrichtigt.

Nach zuständigem Bereich filtern

Die Anfragenliste lässt sich auf einen oder mehrere zuständige Bereiche eingrenzen. Öffnen Sie die Filterleiste und wählen Sie die Bereiche, für die Sie verantwortlich sind — der Filter erlaubt Mehrfachauswahl, „Elektrik oder Mechanik“ ist also eine Frage, nicht zwei. Er lässt sich mit allen anderen Filtern kombinieren und erweitert nie, was Sie sehen dürfen: Ist Ihre Rolle auf Ihre Teams beschränkt, liefert ein Bereich außerhalb dieses Rahmens nichts statt fremder Anfragen. Der Filter erscheint erst, wenn Ihr Unternehmen mindestens ein aktives Team hat.

Routing nach Anfragetyp (Verbesserung vs. Reparatur)

Im Business-Tarif kann jeder Schritt des Anfrage-Workflows auf bestimmte Anfragetypen beschränkt werden. Öffnen Sie Unternehmenseinstellungen → Workflows → Anfragen, klappen Sie einen Schritt auf und haken Sie die Typen unter „Gilt für Anfragetypen“ an. Typischer Aufbau: ein Schritt „Freigabe Verbesserungen“, beschränkt auf den Typ Verbesserung und an den Manager des Zielstandorts geleitet — den Produktionsverantwortlichen der Zone, der an jedem Standort über das Feld „Manager / Abteilungsleiter“ gesetzt wird — plus ein Schritt „Freigabe Reparaturen“ für die übrigen Typen an Ihre Instandhaltungsleiter-Rolle. Jede Anfrage durchläuft dann nur die Freigabekette ihres eigenen Typs; ein Schritt ohne angehakte Typen gilt weiterhin für alle Anfragen. Das Ein-Klick-Preset „Routing nach Anfragetyp (Verbesserung vs. Reparatur)“ richtet das für Sie ein.

Notfallanfragen automatisch genehmigen

Öffnen Sie Unternehmenseinstellungen → Workflows → Anfragen und aktivieren Sie „Notfallanfragen automatisch genehmigen“. Wenn aktiviert, überspringt jede als Notfall markierte Anfrage den Genehmigungs-Workflow und es wird sofort ein Arbeitsauftrag erstellt. Wenn deaktiviert (Standard), folgen Notfallanfragen der normalen Genehmigungsweiterleitung. Jede automatische Genehmigung wird zur Nachverfolgbarkeit im Anfrageverlauf aufgezeichnet.

Sehen, wer genehmigt oder abgelehnt hat

Sobald eine Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurde, zeigt ein Hinweis oben an, wer die Entscheidung getroffen hat, wann und den Ablehnungsgrund. Das ist hilfreich, wenn mehrere Verantwortliche oder Wartungsplaner Anforderungen prüfen können. Dieselbe Information erscheint im PDF der Anforderung und im Tab Aktivität.