Lebenszyklus der Anfrage

Anfragen folgen einem definierten Lebenszyklus von der Genehmigung bis zur Lösung.

Anfragestatus

PENDING

Eingereicht und wartet auf Prüfung. Noch nichts genehmigt.

REVIEWING

Optionaler Sichtungsschritt: Jemand prüft die Anfrage vor der Genehmigungsentscheidung.

APPROVED

Genehmigt. Die Genehmigung erzeugt normalerweise den verknüpften Arbeitsauftrag.

PLANNING

Optionaler Schritt während der Arbeitsvorbereitung: Budget, Ersatzteile, Terminierung.

ASSIGNED

Einem Techniker zugewiesen; die Arbeit hat noch nicht begonnen.

IN_PROGRESS

Ein Techniker hat den verknüpften Arbeitsauftrag gestartet.

COMPLETED

Wird als „Abgeschlossen“ angezeigt. Die Arbeit ist fertig und die Anfrage wartet darauf, dass der Anforderer sie bestätigt und optional bewertet. Das ist noch nicht das Ende.

CLOSED

Wird als „Geschlossen“ angezeigt. Der Anforderer hat bestätigt (oder eine Führungskraft hat geschlossen), die Anfrage ist endgültig abgeschlossen und archiviert.

REJECTED

Abgelehnt, mit erfasster Begründung.

CANCELLED

Vor Fertigstellung zurückgezogen.

Abgeschlossen oder Geschlossen?

Beide klingen ähnlich, bedeuten aber Unterschiedliches. „Abgeschlossen“ ist die Aussage des Wartungsteams: Die Arbeit ist erledigt. „Geschlossen“ ist die des Anforderers: Er hat das Ergebnis gesehen und akzeptiert. Deshalb bleibt eine Anfrage auf „Abgeschlossen“ stehen — sie wartet darauf, dass die anfordernde Person bestätigt, auf der Anfrageseite oder über den per E-Mail zugesandten Abschlusslink. Wenn Ihr Team die Arbeit bereits im Arbeitsauftrag validiert, kann ein Administrator diesen Schritt unter Unternehmenseinstellungen → System deaktivieren; Anfragen schließen sich dann selbst, sobald ihr Arbeitsauftrag geschlossen wird.

Tipp

Verfolgen Sie Ihre Anfragen über 'Meine Anfragen'. Sie erhalten Benachrichtigungen bei Statusänderungen.

Tipp

Wenn der mit einer Anfrage verknüpfte Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, wechselt die Anfrage automatisch zu „Abgeschlossen“, sodass der Anforderer die Arbeit bestätigen und optional bewerten kann.

Tipp

Der Anfragestatus folgt jetzt dem verknüpften Arbeitsauftrag: Er wechselt auf In Bearbeitung, sobald der Techniker beginnt, und auf Abgeschlossen, sobald der Arbeitsauftrag abgeschlossen oder freigegeben ist. Der Status des Arbeitsauftrags wird zusätzlich auf der Anfrage angezeigt, sodass Sie Geplant oder Freigegeben sehen, obwohl eine Anfrage diese Status nicht kennt.

Tipp

Im Web und in der mobilen App zeigt jede Anfrage fünf Schritte: Gesendet, Geprüft, Planung, In Bearbeitung und Erledigt. Sobald daraus ein Arbeitsauftrag geworden ist, folgen die Schritte dem Auftrag: Planung, wenn er eingeplant ist, In Bearbeitung, wenn die Arbeit beginnt (oder pausiert), Erledigt, wenn er abgeschlossen ist. Das Status-Abzeichen sagt immer dasselbe wie die Schritte.

Tipp

Ein Administrator legt unter Firmeneinstellungen → System fest, ob das Schließen einer Anfrage die Bestätigung des Anforderers braucht. Standardmäßig aktiviert. Schalten Sie es aus, wenn Sie die Arbeit im Arbeitsauftrag freigeben — die Anfrage schließt sich dann mit ihrem Arbeitsauftrag.

Tipp

Administratoren können eine Anfrage direkt schließen, ohne Bewertung – nützlich, wenn sie keinen Arbeitsauftrag hat, dieser gelöscht wurde oder sie „Abgeschlossen“ ist und der Anfragende nie bestätigt hat (Anfrage öffnen, dann „Anfrage schließen“).

Eine Anforderung drucken und exportieren

Öffnen Sie eine beliebige Wartungsanforderung und klicken Sie oben rechts auf Drucken, um sie als gebrandetes PDF herunterzuladen. Das PDF enthält die Anforderungsdetails, den Anforderer, die Entscheidung (wer genehmigt oder abgelehnt hat, wann und den Grund) sowie die Namen der Anhänge – praktisch zum Archivieren oder Teilen offline.

Öffnen Sie die Anforderung und wählen Sie oben auf der Seite „Teilen“ (in der mobilen App das Teilen-Symbol oben rechts). Ihr Telefon oder Browser zeigt seine Teilen-Optionen (WhatsApp, E-Mail …); gibt es keine, wird die Nachricht kopiert. Sie enthält die Nummer der Anforderung, ihren Status, ihren Titel und ihren Standort, gefolgt vom Link. Wer den Link öffnet, meldet sich an, um die Anforderung zu sehen; auf einem Telefon mit der FreeMaint-App öffnet er sich in der App.

Anfragestatus

PENDING

REVIEWING

APPROVED

PLANNING

ASSIGNED

IN_PROGRESS

COMPLETED

CLOSED

REJECTED

CANCELLED

Abgeschlossen oder Geschlossen?

Tipp

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