Gestión de flota

La Gestión de flota es un módulo del plan Business que amplía Activos con una capa dedicada al equipo rodante: coches, furgonetas, camiones ligeros y pesados, carretillas elevadoras, maquinaria de obra, remolques, autobuses y motocicletas. En el fondo cada vehículo sigue siendo un activo, pero con un perfil más rico (VIN, matrícula, tipo de combustible, capacidades) y con medidores de cuentakilómetros y horas de motor conectados automáticamente para el mantenimiento por kilometraje.

Cuándo usar Flota

Usa Flota siempre que el equipo se desplace por sus propios medios y necesites controlar kilometraje, combustible o asignación de conductores. El equipo fijo (líneas de producción, climatización, electricidad, fontanería, edificios) permanece en el módulo de Activos estándar.

Dar de alta un vehículo

1. Abra la sección Flota desde el menú lateral (en ACTIVOS Y UBICACIONES)
2. Pulse el botón «+ Añadir vehículo» (arriba a la derecha)
3. Rellene la tarjeta «Datos básicos»: nombre (obligatorio), tipo de vehículo y tipo de combustible
4. Añada los datos de identificación si los tiene: VIN, matrícula, marca, modelo, año, color y fecha de primera matrícula
5. Indique las capacidades de camiones y maquinaria pesada: MMA, MMR, número de plazas, carga útil y capacidad del depósito
6. Guarde: el activo se crea con la categoría «Vehículos» y se le asocian automáticamente dos medidores

Medidores automáticos

Cada vehículo que creas recibe automáticamente dos medidores listos para usar:

Registra las lecturas desde la página de detalle del vehículo (Abrir en Activos → pestaña Medidores) o escaneando el código QR en campo. Disparador de mantenimiento preventivo por kilometraje cada 10 000 km o 250 horas de motor, lo que ocurra primero: defínelo en Preventivo.

Permisos y roles

La flota usa el sistema de permisos estándar, principalmente fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete y fleet:book (reservar un vehículo para uno mismo). De forma predeterminada, los roles los reciben así:

Los roles personalizados (por ejemplo JEFE_DE_TURNO o INSPECTOR_CALIDAD) empiezan sin acceso a Flota. Un administrador puede conceder fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete en /people/roles.

Visibilidad de los datos

Los vehículos siguen exactamente las mismas reglas de visibilidad que los activos normales: respetan el alcance de datos de la empresa (ALL, TEAM, ASSIGNED), las restricciones por subárbol de ubicación y la asignación a varios equipos. Un técnico con alcance TEAM solo ve los vehículos asignados a su equipo. Esto se aplica a la lista de Flota; la reserva sigue su propia regla, más amplia: consulte «Quién puede reservar qué vehículo».

Plan Business

La Gestión de flota está incluida desde el plan Business. En Core y Starter, las entradas de Flota de la barra lateral llevan un candado («Requiere el plan Business») y la lista de vehículos se abre en solo lectura, sin los botones para añadir o modificar vehículos. Los vehículos creados en Business se conservan si más adelante pasas a un plan inferior: siguen pudiéndose consultar, solo se bloquean los cambios.

Registro de combustible y consumo

Registra cada repostaje y deja que FreeMaint calcule el consumo automáticamente. Cada entrada de combustible alimenta el consumo del vehículo en l/100 km, calculado sobre los últimos 30 días (ventana móvil) y sobre todo el historial. Si rellenas el cuentakilómetros, la lectura se envía automáticamente al medidor ODOMETER del vehículo (con la misma protección de monotonía que las lecturas de medidor normales).

1. Abra la página de detalle del vehículo desde /fleet/:id
2. Desplácese hasta la tarjeta «Combustible» y pulse «Añadir combustible»
3. Indique el volumen (litros), obligatorio; el precio por litro es opcional y da el coste de cada repostaje, que alimenta el gasto en combustible de la flota
4. Indique la lectura del cuentakilómetros en el surtidor: muy recomendable, sincroniza automáticamente el medidor ODOMETER
5. Opcional: nombre de la estación de servicio, forma de pago, URL de la foto del ticket y notas
6. Guarde: el resumen móvil se actualiza; a partir de la segunda entrada, el consumo en l/100 km se calcula de lleno a lleno

El consumo en l/100 km se recalcula en cada lectura, nunca se almacena, así que editar o borrar una entrada corrige el resumen al instante. Si la lectura del cuentakilómetros es regresiva (menor que la última guardada), la sincronización del medidor registra un aviso y la omite, pero la entrada de combustible sí se guarda.

Perfiles de conductor

Registre a todos los conductores, usen o no FreeMaint. Una ficha de conductor guarda el número de licencia, las categorías que posee (marque varias — B, C y CE a la vez, por ejemplo), las fechas de expedición y caducidad y la autoridad emisora. Un conductor NO necesita acceso: creado desde Flota, se convierte en una ficha sin correo ni contraseña, y no cuesta nada porque todos los planes permiten usuarios ilimitados.

1. Abra Flota > Conductores en el menú lateral y pulse «Nuevo conductor»
2. Escriba el nombre, elija un rol y añada el número de licencia, las categorías y la fecha de caducidad
3. Guarde: la persona aparece enseguida en la lista y puede asignarse a un vehículo
4. Para un usuario de FreeMaint ya existente, abra su ficha en /people/users/:id y use la tarjeta «Perfil de conductor»
5. ¿Muchos conductores que dar de alta? Use Organización > Usuarios > Importar: una fila sin correo ni nombre de usuario crea el mismo tipo de ficha

Cambiar la fecha de caducidad reactiva los recordatorios: los avisos de 30, 15 y 7 días se envían de nuevo para la nueva fecha. Las autorizaciones de manejo que no son permisos de conducir —carretilla, CACES, ADR, habilitación eléctrica— se registran en Organización > Cualificaciones, que guarda la autoridad emisora, un número de referencia, el escaneo del certificado y sus propios recordatorios. En Flota ▸ Conductores, el buscador encuentra a un conductor por nombre, correo, número de permiso o puesto —sin importar mayúsculas ni acentos— y se combina con el filtro de vencimiento.

Documentos del vehículo

Centraliza todos los papeles que necesita un vehículo: seguro, permiso de circulación, ITV, impuesto de circulación, etiqueta ambiental y autorización de explotación. Cada documento lleva fecha de emisión, fecha de caducidad, proveedor, número de póliza o de serie, notas libres y el propio escaneo: adjunte un PDF o una foto (25 MB) y se abre dentro de FreeMaint, sin descargar nada. También puede definir sus propios tipos de documento (presupuesto, factura, parte de estado, reparación…) en Configuración de empresa ▸ Categorías ▸ Tipos de documento de vehículo: los siete tipos incluidos siguen disponibles junto a los suyos.

Los documentos se ordenan por fecha de caducidad ascendente: la renovación más urgente está siempre arriba y los papeles permanentes (un permiso de circulación no caduca) quedan al final. Aparece automáticamente una etiqueta roja «Caducado» cuando pasa la fecha. Al modificar la fecha de caducidad se reinician los recordatorios, de modo que FreeMaint vuelve a avisarle 30, 15 y 7 días antes de la nueva fecha. Para encontrar un papel entre cientos, use Flota ▸ Documentos: filtre por tipo de documento, busque una matrícula o un proveedor y abra el escaneo directamente desde la lista. Los documentos ya caducados siguen visibles en todas las ventanas: son precisamente aquellos sobre los que hay que actuar. Las facturas, informes y cualquier otro archivo van en la sección Archivos del vehículo: subidos allí, quedan vinculados al vehículo y aparecen también en la pestaña Archivos del activo. El importe de una factura se registra en la orden de trabajo, en Costos adicionales. El filtro Estado deja solo los documentos caducados o desfavorables, o los que están por vencer (ventanas de 7 a 90 días); las tarjetas de documentos del panel de Flota abren esta página con el filtro correspondiente ya aplicado. Una fecha introducida por error se puede quitar: vacíe el campo y guarde.

Registrar el resultado de una inspección

Una inspección técnica tiene un resultado, no solo una fecha de caducidad, y un vehículo puede estar en plazo y aun así ser desfavorable. Al añadir o editar un documento del vehículo, indique Resultado de la inspección para que las pantallas de la flota digan la verdad sobre ese vehículo. El campo solo aparece en una inspección técnica y en los tipos de documento que usted mismo ha creado; los papeles que no se aprueban ni se suspenden, como el permiso de circulación, no lo muestran.

Marque «Es una segunda inspección» cuando se trate de una revisión posterior a una desfavorable. Aprobar la segunda inspección es lo que libera al vehículo: siempre cuenta la inspección más reciente. Para una inspección desfavorable, ponga como fecha de caducidad su plazo de reparación: la cuenta atrás existente hará el seguimiento. También puede ordenar la lista de la flota por Estado para subir los vehículos fuera de servicio, y añadir la columna Documentos a la vista de tabla.

Alertas de caducidad

Cada día a las 04:00 UTC, FreeMaint revisa todos los permisos de conducir y documentos de vehículo y envía un recordatorio 30, 15 y 7 días antes de su fecha de caducidad. Un documento que ya hayas renovado no se vuelve a reclamar. Los recordatorios llegan a la campana (en la app), como notificación push en el móvil y por correo; los canales utilizados se definen en la configuración de notificaciones de tu empresa (ver más abajo).

Por defecto, los recordatorios se envían a las personas con el rol Administrador o Gerente que pueden ver Flota (para un documento de vehículo, las que pueden ver ese vehículo), además del propio conductor en los recordatorios de permiso. Para cambiar quién los recibe y por qué canales, abre Configuración de la empresa ▸ Notificaciones ▸ Configuración avanzada de notificaciones (/settings/notifications) y busca la categoría «Gestión de flotas». Los documentos cuya fecha ya ha pasado no se vuelven a recordar: conservan su etiqueta roja «Caducado» y aparecen en la lista Documentos vencidos del panel de Flota.

Multas

Las multas de tráfico y de estacionamiento tienen su propio registro, separado de los documentos: Flota ▸ Multas, y una tarjeta Multas en la página de cada vehículo. Registre cuándo ocurrió la infracción (fecha y hora), el conductor, el importe, el n.º de aviso, quién la emitió y el escaneo del aviso. En cuanto el vehículo y la hora están indicados, FreeMaint propone el conductor que tenía reservado el vehículo en ese momento. Una multa queda en naranja («Por pagar») hasta que marca Pagada e indica la fecha y quién pagó: la empresa o el conductor.

• Flota ▸ Multas se abre en «Por pagar» y muestra lo que aún se debe
• Busque por matrícula, conductor o n.º de aviso
• Una multa sin conductor muestra «Conductor por designar»
• Solo las personas con el permiso fleet:update ven las multas: son datos personales sobre infracciones

¿Ya registró multas como tipo de documento personalizado? Vuelva a introducirlas en Flota ▸ Multas y luego elimine los documentos antiguos y, si ya no lo necesita, el tipo personalizado.

Panel de flota

Una página de solo lectura, /fleet/dashboard, muestra el estado operativo de toda la flota en una sola llamada. Seis tarjetas — vehículos, inmovilizados, documentos por vencer, licencias por vencer, gasto de combustible y consumo medio — encabezan dos listas: los próximos vencimientos (documentos de vehículos y licencias, ordenados por fecha) y los cinco mayores consumidores de los últimos 30 días. La mayoría de las tarjetas son pulsables y abren la lista correspondiente ya filtrada.

1. Abra Flota en el menú lateral y pulse el botón Panel
2. Lea la fila de tarjetas: «Inmovilizados» cuenta los vehículos en el taller o fuera de servicio, y la tarjeta roja «Documentos vencidos» cuenta los documentos de vehículo cuya versión vigente está caducada o cuya inspección fue desfavorable — púlsela para abrir Flota ▸ Documentos filtrado exactamente en esos documentos. El subtexto «+ N caducadas» bajo «Documentos por vencer» solo aparece si oculta esa tarjeta
3. Pulse una tarjeta para abrir la lista que resume — «Inmovilizados» abre los vehículos en mantenimiento, «Documentos por vencer» abre los papeles a renovar
4. Cada fila de Próximos vencimientos muestra la matrícula, el sitio al que está asignado el vehículo y la fecha exacta de vencimiento; púlsela para ir al vehículo (documentos) o a la persona (licencias)
5. Use el menú Secciones para ocultar cualquier tarjeta o bloque que no utilice — por ejemplo las dos de combustible si su combustible se gestiona fuera de FreeMaint — la ficha del vehículo tiene el mismo menú, con Medidores (odómetro, horas de motor) y Mantenimiento (órdenes de trabajo abiertas, próximos mantenimientos preventivos) como dos secciones separadas

El menú Secciones es por persona, no por empresa: ocultar las tarjetas de combustible no cambia nada para sus compañeros, y por defecto no se oculta nada. «Inmovilizados» solo cuenta los vehículos cuyo estado es En mantenimiento o Fuera de servicio — un vehículo marcado como Degradado sigue circulando y no se cuenta deliberadamente. El consumo medio de la flota se pondera por distancia (litros totales ÷ kilómetros totales × 100), nunca la media simple de las medias por vehículo. La lista de vencimientos cubre 30 días por defecto; cámbiela a 60 o 90 con el selector de la tarjeta, su elección se recuerda. Las cifras de combustible siempre cubren los últimos 30 días, porque son una media móvil y no un plazo.

Documentos vencidos

En cuanto algo vence, aparece una lista «Documentos vencidos» encima de Próximos vencimientos. Reúne los documentos de vehículo ya caducados o cuyo resultado de inspección es desfavorable, y las licencias de conducir caducadas, del más atrasado al menos atrasado (inspecciones desfavorables primero), cada uno con sus días de retraso. «Ver todo» abre Flota ▸ Documentos filtrado en los documentos caducados o desfavorables; el «Ver todo» de Próximos vencimientos abre los documentos por vencer en el horizonte elegido. Solo cuenta la versión vigente de un documento: un documento renovado deja de aparecer. Tanto la tarjeta «Documentos vencidos» como esta lista se pueden ocultar desde el menú Secciones.

Lo que viene después

• Aplazado hasta una necesidad concreta de un cliente: integración de tarjetas de combustible e importación telemática (Samsara / GeoTab / GPS genérico) — cada una requiere elegir un proveedor concreto

La integración de telemática GPS/IoT (Samsara, GeoTab) queda deliberadamente fuera de la hoja de ruta: nos centramos en el seguimiento operativo, no en el hardware.

Encontrar un vehículo en una flota grande

La tarjeta Filtros de la lista de Flota acota toda la flota, no solo la página en pantalla: el contador y la paginación siguen al filtro.

Reservar un vehículo y saber cuándo está libre

Cada ficha de vehículo tiene una sección Disponibilidad: si el vehículo está libre en este momento y sus próximos 30 días — reservas, indisponibilidades declaradas y mantenimiento planificado, que se lee automáticamente de sus órdenes de trabajo planificadas y planes preventivos, para que nadie escriba dos veces una visita al taller. La lista de Flota también lo muestra: un vehículo en uso lleva una etiqueta que indica quién lo tiene y hasta cuándo, y en la ficha del vehículo cada reserva muestra sus observaciones.

1. Abra el vehículo desde /fleet y busque la sección Disponibilidad
2. Haga clic en «Reservar este vehículo» y elija el inicio, el fin y el motivo
3. Si el vehículo ya está reservado, el diálogo indica quién lo tiene y cuándo — elija otro horario u otro vehículo
4. Si hay un mantenimiento previsto en ese período se le avisa; marque «Entendido — reservar de todos modos» para confirmar
5. Un responsable puede reservar para otra persona o usar «Declarar una indisponibilidad» para un vehículo prestado a otro centro o en el taller
6. Abra Flota > Planificación: una fila por vehículo en 7, 14 o 28 días (su elección se recuerda), con la matrícula, el tipo de vehículo y su sitio. Filtre por sitio (un sitio incluye sus sububicaciones) y por tipo de vehículo — ambos filtros se combinan — y use el filtro «Libres del … al …» para ver solo los vehículos libres durante todo el período. Colores: reservas en azul, indisponibilidades en gris, órdenes de trabajo en ámbar, mantenimiento preventivo en verde, inmovilizados en rojo Cada fila muestra también la marca, el modelo y el año. Al elegir una fecha en «Libres del», la Planificación salta a esa semana y resalta los días del periodo. Para comparar algunos vehículos, seleccione hasta 10 en el selector de vehículos.
7. El Planning empieza siempre en lunes: las flechas avanzan o retroceden una semana, «Hoy» vuelve a la semana actual, y el número de semana y las fechas del período aparecen junto a ellas. El mes se indica encima del primer día y de cada día 1 del mes La cabecera de los días y la columna de vehículos se quedan fijas al desplazarse. La Planificación muestra 50 vehículos a la vez, ordenados por nombre: «Mostrar más», al final, añade los siguientes.
8. Para reservar sin abrir un vehículo, haga clic en «Reservar un vehículo» en la parte superior de la Planificación y elija el vehículo en el cuadro de diálogo. Si el filtro «Libres del … al …» está definido, el cuadro parte de esas fechas y solo ofrece los vehículos libres durante todo el período. En la lista de vehículos (/fleet), el icono de calendario de cada tarjeta o fila reserva ese vehículo directamente
9. En el panel de Flota, el mosaico «Disponibles ahora» cuenta los vehículos libres en este momento y abre la Planificación

Reservar para uno mismo requiere el permiso «Reservar vehículos», otorgado por defecto a todos los roles que ven la Flota; reservar para otra persona y declarar una indisponibilidad requieren el permiso de Flota «actualizar». La persona recibe una notificación cuando se reserva un vehículo a su nombre o se cancela esa reserva. En la aplicación móvil, la ficha de activo de un vehículo tiene la misma sección Disponibilidad y un botón Reservar, y sus reservas aparecen en su Calendario. Una reserva cancelada permanece en el historial.

Revisiones de salida y de devolución

Si el vehículo tiene una revisión previa al uso (una plantilla de inspección configurada como «Cada vez que se usa el equipo»), la revisión completada por la persona que tiene la reserva se vincula automáticamente: la primera es la revisión de salida y la siguiente la de devolución. La reserva muestra entonces ambos informes, sus puntos fallidos y los kilómetros recorridos entre ambos, tomados de los elementos de lectura del odómetro. Al escanear el vehículo, la aplicación le indica si está haciendo la revisión de salida o la de devolución.

Fecha de fin desconocida: «hasta la devolución»

Cuando un vehículo sale sin fecha de regreso conocida (préstamo a otro sitio, estancia en el taller), marque «Fecha de fin desconocida — hasta la devolución» en lugar de elegir un fin, tanto en una reserva como en una indisponibilidad. El vehículo muestra entonces «desde el … · hasta la devolución» en la Planificación, en la ficha del vehículo y en la aplicación, y queda bloqueado hasta que vuelva: la revisión de devolución finaliza la reserva en ese momento, y «Finalizar ahora» (en la fila de la reserva, o en Mis reservas de la aplicación) la finaliza a mano si no se hace ninguna revisión de devolución. Las personas que pueden cancelar la reserva también pueden finalizarla.

Una reserva «hasta la devolución» bloquea el vehículo 92 días como máximo: pasada esa fecha, termina por sí sola. Para reservar ese vehículo mientras tanto, finalícela primero o asígnele una fecha de fin.

Indicar el conductor desde una tableta compartida

Si su personal reserva vehículos y hace las inspecciones de salida y de regreso en una tableta que queda conectada con una cuenta compartida, cada reserva y cada inspección pueden indicar igualmente quién conduce. Elija al conductor en la lista de conductores (las personas que figuran en ella no necesitan acceso) o añádalo en el momento con su nombre y apellido. El conductor pasa a ser el titular de la reserva y aparece como «Conductor» en la inspección y en su PDF; «Inspeccionado por» sigue mostrando la cuenta utilizada.

1. En los roles (/people/roles), abra el rol de la cuenta compartida y marque «Designar al conductor (dispositivo compartido)», además de reservar vehículos y ejecutar inspecciones
2. En la página Conductores (/fleet/drivers), en «Añadir conductores desde un dispositivo compartido», elija el rol que recibirán las personas añadidas desde la tableta. Déjelo en «Desactivado» para permitir solo los conductores que ya están en la lista
3. En la tableta, elija a la persona en el campo «Conductor» al reservar y en el campo «Conductor» en la parte superior de la inspección de salida o de regreso. Escriba un nombre que no esté en la lista para añadir a esa persona
4. Una reserva hecha desde la tableta se puede modificar o cancelar desde la misma cuenta

Reservar un vehículo para un sitio

Un responsable (permiso de Flota «actualizar») puede reservar un vehículo para un sitio — una residencia, un departamento — sin saber aún quién lo conducirá: en el diálogo de reserva, elija el sitio en «Para un sitio» y deje «Para» vacío («Por designar a la salida»). La Planificación muestra entonces «[sitio] · por designar». La primera persona que completa la revisión previa al uso del vehículo (la revisión de salida) durante la reserva pasa a ser su titular automáticamente; la revisión de devolución se vincula después a esa misma reserva como de costumbre, de modo que los informes de salida y devolución y los kilómetros recorridos funcionan exactamente igual que en una reserva personal. No se notifica a nadie hasta que se designa un conductor. Quien solo puede reservar para sí mismo no puede reservar para un sitio.

El conductor en una orden de trabajo de vehículo

Una orden de trabajo sobre un vehículo tiene un campo «Conductor»: quién iba al volante, que es lo que preguntan los daños, las multas y el seguro. Normalmente no hay que escribirlo: al crear la orden se rellena con el titular de la reserva en curso del vehículo, y una orden correctiva generada por un control de salida o de regreso toma el titular de esa reserva. Puede cambiarlo o vaciarlo en el formulario de la orden, y también elegir conductores sin acceso a FreeMaint (Flota > Conductores > Nuevo conductor). El campo solo aparece cuando el activo es un vehículo; una orden creada para varios activos a la vez no lleva conductor. El conductor se muestra en la página de la orden y en la aplicación móvil.

Quién puede reservar qué vehículo

Cualquier persona cuyo rol pueda reservar vehículos (fleet:book) o gestionar la flota (fleet:update) ve y reserva todos los vehículos activos en la planificación de Flota y en la aplicación móvil, aunque su rol solo vea los equipos asignados, como un Operador. Con el acceso por departamento, solo se ofrecen los vehículos de sus sitios. Un vehículo con estado Retirado nunca se puede reservar. Un vehículo fuera de su visibilidad de equipos muestra solo su nombre, matrícula, marca, modelo, sitio y disponibilidad, sin enlace a la ficha del activo. «Mis reservas» siempre muestra sus propias reservas.

La flota en la aplicación móvil

En la aplicación, abra Más → Flota. Busque por nombre o matrícula y alterne entre Todo, Disponibles ahora (libres durante los próximos 30 minutos) y Mis reservas. Cada fila indica si el vehículo está disponible, reservado, no disponible o en mantenimiento, y hasta cuándo. Toque un vehículo para ver su disponibilidad y reservarlo; toque una de sus reservas para cancelarla. Al escanear el código QR de un vehículo se ofrece «Reservar este vehículo». Reservar requiere conexión.

En Flota > Conductores, haga clic en un conductor para abrir su panel: número de licencia, categorías y fecha de caducidad, editables con el permiso de Flota «actualizar». «Abrir el perfil de usuario» solo aparece para quienes pueden consultar los usuarios: los gestores de flota ya no necesitan acceso a la gestión de usuarios para mantener las licencias al día.

Las categorías de licencia ofrecidas siguen el país de la empresa (Configuración de la Empresa > Regional): las categorías europeas B, BE, C1, C, CE, D1, D y DE por defecto, las categorías SIM de Indonesia (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I) para una empresa en Indonesia, y OTHER en todos los casos.

Además de 7, 14 y 28 días, el selector de periodo de la Planificación ofrece ahora «1 día»: una columna por hora del día elegido, y las flechas avanzan de día en día. Una barra lo bastante ancha muestra su franja horaria y su titular.

Haga clic en una reserva o una indisponibilidad de la Planificación para abrirla: vehículo, «Para», «Solicitada por», fechas, centro, motivo y notas, con «Editar la reserva», «Cancelar la reserva» y «Abrir el vehículo». Editar y cancelar se ofrecen a los gestores de flota (permiso de Flota «actualizar») y a la persona titular de la reserva.

En «Mis reservas», el menú de una reserva ofrece ahora también «Editar la reserva», con las mismas reglas que en la web: moverla o cambiar su fin, su motivo o sus notas. El vehículo y el tipo no se pueden cambiar.