Flujo de aprobación

El flujo de aprobación garantiza que las solicitudes se revisen adecuadamente antes de asignar recursos.

Quién puede aprobar

• Administrador — Autoridad total
• Gerente — Dentro de su ámbito
• Supervisor — Para sus equipos

Motor de flujos configurable

FreeMaint admite flujos de aprobación específicos por empresa. Vaya a Configuración de la empresa → Flujos y añada pasos para Solicitudes con distintos tipos de aprobadores.

Tipos de aprobador

• ROLE — cualquier usuario con el rol indicado
• USER — un usuario específico
• CREATOR — el solicitante original
• ASSIGNEE — el usuario asignado
• TEAM_LEADER — líder del equipo del activo vinculado
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — el responsable de la ubicación/sección del solicitante
• TARGET_LOCATION_MANAGER — el responsable de la ubicación/sección de la solicitud
• REQUEST_SECTION_MANAGER — el responsable (líder) de la Sección responsable (Equipo) de la solicitud

Campos requeridos por paso

Cada paso puede exigir campos como descripción, activo, ubicación, categoría, fotos o cualquier campo personalizado (custom:<name>) antes de permitir la transición. Para completar una orden de trabajo también puede exigir una lectura del medidor, útil para el mantenimiento basado en horímetro o kilometraje.

Rechazar una solicitud

Una solicitud solo se puede rechazar mientras esté Pendiente o En revisión. Una vez aprobada, la solicitud se convierte automáticamente en una orden de trabajo y ya no se puede rechazar; cancele la orden de trabajo resultante. Si el botón Rechazar no aparece, la solicitud ya ha pasado la etapa de revisión.

Ajustes rápidos

En lugar de crear los pasos a mano, abre Configuración de la empresa → Flujos de trabajo, elige la pestaña Solicitud y aplica un ajuste rápido: «Aprobación del Gerente antes de la orden de trabajo» para un solo nivel, o «Aprobación de solicitudes en dos niveles» para una revisión del departamento seguida de la aprobación del responsable de instalaciones. Cada ajuste crea pasos editables que puedes reasignar a tus roles exactos.

Enrutamiento por sección responsable

La aprobación puede seguir el lugar del trabajo (Ubicación) o el responsable (Sección). Para la responsabilidad organizativa — Edificio, Eléctrica, Taller, etc. — modele cada sección como un Equipo y defina su líder como responsable de sección. Active el campo «Sección responsable» en su formulario de solicitud y luego agregue un paso de flujo de trabajo de Solicitud con el aprobador «Responsable de sección (líder de equipo)». La solicitud se enruta solo al responsable de la sección que eligió el solicitante, independientemente de la ubicación: una misma ubicación puede albergar trabajos de varias secciones. Para organizaciones cuya responsabilidad sí depende de la ubicación, el aprobador «Responsable de la ubicación de destino» enruta por Ubicación.

Enrutamiento por categoría

Una categoría de solicitud puede tener una Sección responsable predeterminada (Configuración de la empresa > Categorías, «Sección responsable predeterminada de las solicitudes»). Una nueva solicitud presentada con esa categoría y sin sección propia se envía a ese equipo en cuanto se crea: se avisa a su líder y la ven los miembros del equipo cuyo rol está limitado a los datos de su equipo. Es ideal para un código QR general: el solicitante elige «Informática» o «Fontanería» y el departamento adecuado la recibe. Una sección elegida en el formulario siempre prevalece, las observaciones nunca se enrutan y cambiar la categoría después no vuelve a enrutar la solicitud. Por defecto solo se avisa al responsable. Para avisar también a cada miembro de la sección, marque «Miembros de la sección» en la fila «Solicitud Creada» de Configuración de la empresa > Notificaciones > «Configuración avanzada de notificaciones»; los miembros cuyo rol no permite abrir la solicitud no reciben el aviso.

Filtrar por sección responsable

La lista de solicitudes puede acotarse a una o varias secciones responsables. Abra la barra de filtros y elija las secciones a su cargo — el filtro es de selección múltiple, así que «eléctrica o mecánica» es una sola pregunta, no dos. Se combina con los demás filtros y nunca amplía lo que usted puede ver: si su rol está limitado a sus equipos, pedir una sección fuera de ese ámbito no devuelve nada, en lugar de las solicitudes de otros. El filtro solo aparece cuando su empresa tiene al menos un equipo activo.

Enrutado por tipo de solicitud (mejora vs reparación)

Con el plan Business, cada paso del workflow de Solicitudes puede limitarse a ciertos tipos de solicitud. Abra Configuración de la empresa → Workflows → Solicitudes, despliegue un paso y marque los tipos bajo «Se aplica a los tipos de solicitud». Configuración típica: un paso «Aprobación de mejoras» limitado al tipo Mejora, dirigido al Responsable de la ubicación de destino — el responsable de producción de la zona, definido en cada ubicación mediante su campo «Manager / jefe de departamento» — más un paso «Aprobación de reparaciones» para los demás tipos, dirigido a su rol de responsable de mantenimiento. Cada solicitud sigue así solo la cadena de aprobación de su propio tipo; un paso sin tipos marcados sigue aplicándose a todas las solicitudes. El preset de un clic «Enrutado por tipo de solicitud (mejora vs reparación)» lo configura por usted.

Aprobar automáticamente las solicitudes de emergencia

Abra Configuración de la empresa → Flujos de trabajo → Solicitudes y active «Aprobar automáticamente las solicitudes de emergencia». Cuando está activado, cualquier solicitud marcada como Emergencia omite el flujo de aprobación y se crea una orden de trabajo de inmediato. Cuando está desactivado (predeterminado), las solicitudes de emergencia siguen el enrutamiento de aprobación normal. Cada aprobación automática se registra en el historial de la solicitud para la trazabilidad.

Ver quién aprobó o rechazó

Cuando una solicitud se aprueba o rechaza, un aviso en la parte superior muestra quién tomó la decisión, cuándo y el motivo del rechazo. Resulta útil cuando varios gerentes o planificadores de mantenimiento pueden revisar las solicitudes. La misma información aparece en el PDF de la solicitud y en la pestaña Actividad.