Importer des pièces en masse

Si vous partez d'un tableur, inutile de saisir les pièces une par une. La page Pièces accepte un fichier CSV ou Excel et crée ou met à jour des centaines d'enregistrements en une seule passe.

Lancer un import

Allez dans Inventaire, puis Pièces.
Cliquez sur Importer en haut de la page.
Téléchargez le modèle Excel ou CSV depuis la ligne « Besoin d'un modèle ? », ou déposez directement un fichier que vous avez déjà.
Faites correspondre chaque colonne de votre fichier à un champ FreeMaint. Les colonnes inutiles peuvent être ignorées.
Vérifiez l'aperçu, choisissez comment le fichier doit être appliqué, puis lancez l'import.

Utiliser le modèle

Le modèle Excel arrive avec les bons en-têtes déjà en place. La ligne 1 contient les noms de colonnes, la ligne 2 indique le type attendu et la ligne 3 donne un exemple. Saisissez vos données à partir de la ligne 4 : les lignes 2 et 3 sont des indications et sont ignorées à l'import.

Ce que vous pouvez charger

Nom

La seule colonne obligatoire. Tout le reste est facultatif.

Référence pièce

Votre référence pour la pièce. C'est aussi ce qui permet à l'import de reconnaître une pièce que vous avez déjà : un fichier corrigé la met à jour au lieu de créer un doublon.

Quantité et Quantité minimale

Le stock disponible, et le seuil à partir duquel une alerte de stock bas se déclenche.

Non-stock Item (Article non stocké)

true ou false — le réglage « Article non stocké » de la pièce. true marque une pièce conservée pour les achats et les listes de pièces des actifs, mais jamais comptée en stock bas ni réapprovisionnée automatiquement ; une quantité reste acceptée. Une cellule vide laisse la pièce telle quelle. Les fichiers exportés portent la même colonne (en-tête « Non Stock ») : vous pouvez exporter une feuille, la modifier puis la réimporter.

Coût unitaire et Prix de vente

Ce que vous payez la pièce, et ce que vous facturez lorsque les pièces sont refacturées à un client.

Emplacement (Nom), Catégorie (Nom), Fournisseur (Nom)

Rapprochés par leur nom des enregistrements que vous avez déjà.

Rangement

Texte libre pour l'étagère ou le bac, par exemple « Allée A-5 ». Ce n'est pas un entrepôt.

Créer, mettre à jour, ou les deux

Avant que l'import ne s'exécute, vous choisissez ce qu'il doit faire des lignes correspondant à une pièce existante : créer uniquement les nouvelles, mettre à jour uniquement les existantes, ou mettre à jour les correspondances et créer le reste. Comme le rapprochement se fait sur la référence pièce, vous pouvez exporter vos pièces, les corriger dans Excel et réimporter le même fichier sans créer de doublons.

Un stock réparti sur plusieurs entrepôts

Renseigner à la fois Quantité et Emplacement (Nom) enregistre cette quantité à cet emplacement, et le stock global de la pièce devient la somme de ses emplacements. C'est ce qui vous permet de charger un fichier par site.

Importez votre premier site, avec ses quantités et son entrepôt dans la colonne Emplacement.
Importez chaque site suivant de la même façon, en mode « Mettre à jour les existantes et créer le reste ». Chaque fichier ajoute le stock de son propre site au lieu de remplacer le total.
Laissez la colonne Emplacement vide si vous préférez conserver un chiffre global unique : la colonne Quantité met alors ce chiffre à jour directement.

Limites

8 000 lignes et 25 Mo par fichier. Exception : un fichier de pièces dont les lignes indiquent à la fois une quantité et un emplacement, importé en mode « Mettre à jour uniquement » ou « Mettre à jour et créer le reste », met à jour le stock emplacement par emplacement et est limité à 2 500 lignes par fichier, car chacune de ces lignes est plus longue à enregistrer.
Aucune limite sur le nombre total de pièces : découpez un fichier trop grand et envoyez les morceaux les uns après les autres.
Chaque import s'ajoute à ce qui est déjà en place.

Astuce

Lancer un import nécessite la permission « importer des pièces », dont disposent par défaut les rôles Administrateur, Responsable et Responsable magasin. Si le bouton Importer renvoie une erreur, demandez à un administrateur de vérifier votre rôle.

Avertissement

En mode mise à jour, une cellule vide laisse la valeur actuelle inchangée au lieu de l'effacer. Pour effacer Description, Référence pièce, Fabricant ou Rangement, saisissez NONE dans la cellule ; NONE dans la colonne Emplacement (Nom) détache la pièce de son emplacement. Sur une nouvelle pièce, NONE est ignoré.