Gestion des absences

Enregistrez les congés ou absences d'un membre de l'équipe sous forme de plage de journées entières, pour que les responsables et les superviseurs sachent qui est absent et puissent organiser le travail en conséquence.

Déclarer une absence

1. Ouvrez Organisation › Absences et cliquez sur « Déclarer une absence ».
2. Si vous gérez les absences, choisissez la personne ; sinon, l'absence est la vôtre.
3. Choisissez le premier et le dernier jour : tous deux sont inclus. Pour une seule journée, choisissez uniquement ce jour.
4. Ajoutez si besoin une courte note (200 caractères maximum), par exemple qui assure le remplacement, puis cliquez sur Déclarer.
5. Pour modifier ou supprimer une absence plus tard, utilisez l'icône crayon ou corbeille sur sa ligne.

Qui peut déclarer

Avec « Déclarer ses propres absences », une personne enregistre ses propres congés. Avec « Gérer les absences de tous », un responsable ou un superviseur déclare, modifie ou supprime les absences des personnes qu'il peut voir. Deux absences d'une même personne ne peuvent pas se chevaucher.

Qui est prévenu

Lorsqu'une absence est déclarée, les chefs d'équipe de la personne — en remontant jusqu'aux équipes parentes — reçoivent une notification, ainsi que les rôles choisis dans Paramètres de l'entreprise › Notifications › Configuration avancée des notifications, sous « Personnes et équipes », chacun uniquement pour les personnes qu'il peut voir. Les canaux (dans l'app, push, e-mail) se règlent au même endroit. La note n'est jamais envoyée. Seules les personnes qui peuvent ouvrir la page Absences sont notifiées, et une absence déjà terminée est enregistrée sans notification.

Qui voit quoi

La page Absences liste les absences des personnes couvertes par votre visibilité des données — tout le monde, vos équipes ou uniquement vous-même, selon votre rôle. Passez d'un onglet à l'autre (« Absents aujourd'hui », « À venir », « Passées ») et filtrez par équipe ou par personne.

Disponibilité lors de la planification

• Dans le sélecteur d'intervenants, une personne absente affiche « Absent jusqu'au … » sous son nom. Elle reste assignable.
• Dans le Planificateur des ordres de travail, vue « Par technicien », les jours d'absence d'un technicien sont hachurés et marqués « Absent ». Ce n'est qu'un avertissement : vous pouvez toujours y déposer du travail.
• Quand vous planifiez un ordre de travail — dans son formulaire, dans la fenêtre de planification ou dans l'application mobile — un encadré « Vérification des disponibilités » liste les assignés absents aux dates prévues. C'est un simple avertissement : l'ordre de travail est tout de même planifié.
• Sur la page d'une équipe, les membres absents aujourd'hui portent un badge « Absent jusqu'au … ».

Confidentialité

FreeMaint ne demande jamais pourquoi une personne est absente et n'enregistre ni motif ni type de congé — aucun arrêt maladie ni autre information de santé. Gardez une note factuelle, sans détail personnel. La note n'est visible que par la personne concernée et par ceux qui gèrent les absences.

Disponibilité par plan

La consultation des absences est incluse dans tous les plans. La déclaration, la modification et la suppression des absences nécessitent le plan Business.

Déclarez les congés prévus dès que vous les connaissez : les absences à venir apparaissent déjà dans le Planificateur et dans le sélecteur d'intervenants.