Inviter des utilisateurs

Les nouveaux utilisateurs rejoignent via invitations e-mail avec rôles pré-assignés.

Étapes

1. Organisation > Utilisateurs > Inviter un utilisateur
2. Saisissez l'e-mail
3. Choisissez le rôle
4. Affectez une équipe (facultatif)
5. Envoyez l'invitation

Copier le lien

Si l'e-mail n'arrive pas, demandez à la personne de vérifier ses courriers indésirables, ou ouvrez Organisation > Invitations et cliquez sur « Copier le lien d'invitation » pour le lui transmettre directement.

Importer plusieurs utilisateurs d'un coup

Si vous avez déjà une liste de personnes dans un tableur, importez-les toutes en une fois au lieu de les inviter une par une. Les lignes contenant une adresse e-mail reçoivent une invitation à définir leur propre mot de passe et apparaissent dans Organisation > Invitations. Les lignes avec un nom d'utilisateur au lieu d'un e-mail deviennent immédiatement des comptes capables de se connecter — le mot de passe généré s'affiche une seule fois après l'import pour que vous puissiez le transmettre. Les lignes sans les deux deviennent des membres passifs (sans connexion) — pratique pour les équipes d'atelier à qui vous attribuez seulement du travail.

1. Organisation > Utilisateurs
2. Cliquez sur Importer
3. Téléchargez le modèle CSV ou Excel
4. Renseignez le Prénom, le Rôle et (facultatif) l'E-mail de chaque personne
5. Importez le fichier et vérifiez l'aperçu
6. Lancez l'import

Accepter avec Google ou Apple

Sur la page d'invitation, la personne peut cliquer sur « Continuer avec Google » ou « Continuer avec Apple » au lieu de créer un mot de passe. Elle choisit le compte de l'adresse invitée et rejoint directement votre espace de travail, avec le rôle que vous avez choisi ; elle se connecte ensuite avec ce compte. Si elle se connecte avec Google depuis la page de connexion au lieu d'ouvrir l'invitation, FreeMaint voit l'invitation qui attend son adresse et lui propose de rejoindre votre espace de travail — jamais d'en créer un autre.

Inviter une personne qui utilise déjà FreeMaint

Si l'email que vous invitez possède déjà un compte FreeMaint dans un autre espace de travail, ce n'est pas une erreur. À l'ouverture de l'invitation, il lui sera demandé de confirmer le basculement vers votre espace de travail. Si cette personne est le seul membre de son espace de travail actuel (souvent un essai laissé de côté), celui-ci est fermé et elle rejoint le vôtre ; si cet espace comporte d'autres membres ou un abonnement payant, elle sera guidée pour le quitter d'abord ou contacter le support. Un compte créé avec Google, Microsoft ou Apple n'a pas encore de mot de passe : la page d'invitation propose de lui envoyer un lien pour en définir un (« M'envoyer un lien pour définir mon mot de passe »), puis la personne rouvre l'invitation pour confirmer le changement.

Rejoindre avec un code d'invitation

Un code d'invitation (partagé par lien, QR ou message) peut aussi être saisi à la main : sur la page de connexion ou d'inscription, cliquez sur « Vous avez un code d'invitation ? », saisissez-le puis cliquez sur « Rejoindre ». La page suivante affiche l'espace et le rôle avant toute création — c'est l'entrée prévue pour un collègue qui, sinon, s'inscrirait et se retrouverait seul dans un espace vide.

Des comptes pour l'équipe d'un fournisseur externe

Les trois façons d'ajouter quelqu'un ci-dessus acceptent un fournisseur facultatif : l'invitation par e-mail, le membre d'atelier (sans e-mail, sans connexion) et le compte direct avec identifiant. Choisissez-en un et le compte appartient à ce fournisseur dès sa création. Il ne voit alors que les ordres de travail qui lui sont assignés, jamais un coût, une valeur d'actif ni un prix d'achat — quels que soient les rôles qu'on lui donnera ensuite. Ces comptes sont exclus de Organisation > Utilisateurs par défaut : activez « Afficher les comptes fournisseur » pour les lister, ou ouvrez la fiche du fournisseur. Le rattachement se modifie ou se retire ensuite depuis la fiche de la personne. L'import d'utilisateurs a la même colonne, « External Vendor (Name) » : saisissez le nom du fournisseur et les comptes importés y sont rattachés. Un nom qui ne correspond à rien fait échouer la ligne plutôt que de créer un compte non rattaché, et l'export réécrit la colonne : un aller-retour export–modification–réimport conserve le lien.

Accès temporaire avec date de fin

Chaque invitation et chaque compte direct peut porter une date « Accès jusqu'au » facultative : le dernier jour où la personne peut se connecter, dans le fuseau horaire de votre société. À la fin de ce jour, le compte est désactivé automatiquement et déconnecté partout ; les administrateurs qui peuvent modifier les utilisateurs sont prévenus 7 jours avant. Vous pouvez fixer, déplacer ou retirer la date plus tard depuis la fiche de la personne (jamais sur votre propre compte). Réactiver un compte dont la date est passée retire la date. Utile pour les prestataires, les intérimaires et les partenaires de services.