Inviter votre partenaire de services dans votre espace

Un partenaire qui met FreeMaint en place, importe vos données ou forme votre équipe travaille le plus souvent dans votre espace. Invitez-le depuis Paramètres Entreprise > Mes partenaires : il reçoit son propre compte avec le rôle prêt à l’emploi « Partenaire de services », vous mettez fin à l’accès une fois le travail terminé, et vous pouvez le noter. Tous les plans incluent des utilisateurs illimités : ce compte ne vous coûte rien.

Inviter votre partenaire

Seuls les administrateurs de votre entreprise peuvent inviter un partenaire, et celui-ci doit être référencé dans l’annuaire FreeMaint.

1. Ouvrez Paramètres Entreprise > Mes partenaires et cliquez sur « Inviter un partenaire ».
2. Choisissez le partenaire dans la liste. Ceux qui ont accepté l’une de vos demandes apparaissent en premier.
3. Saisissez l’adresse e-mail que le partenaire utilisera dans votre espace. Elle ne doit pas déjà avoir son propre espace FreeMaint : si votre partenaire utilise déjà FreeMaint, demandez-lui une autre adresse, par exemple nom+votreentreprise@leur-domaine.
4. Si vous le souhaitez, renseignez « Accès jusqu'au » : le compte est désactivé automatiquement à la fin de ce jour, et les administrateurs sont prévenus 7 jours avant.
5. Cliquez sur « Envoyer l’invitation ». Le partenaire reçoit un e-mail pour rejoindre votre espace et apparaît comme « Invité » jusqu’à ce qu’il accepte.

Le rôle « Partenaire de services »

Le partenaire rejoint votre espace avec le rôle « Partenaire de services ». Si votre entreprise ne l’a pas encore, FreeMaint le crée à partir de son modèle lors de l’envoi de la première invitation ; vous pouvez le relire dans Organisation > Rôles.

Ce que permet le rôle

Le rôle part des permissions de l’administrateur et voit toutes les données de votre entreprise. Le partenaire peut configurer votre GMAO (workflows, champs personnalisés, numérotation, formulaires, modules, réglages régionaux) et travailler sur les actifs, les emplacements, les pièces, la maintenance préventive, les procédures, les imports, les ordres de travail et les rapports. Restent exclus, notamment :

• La facturation et les paramètres de l’entreprise, son identité, ainsi que sa suppression ou sa réinitialisation.
• Les utilisateurs, les invitations et les rôles : le partenaire ne peut inviter personne ni élever son propre accès.
• L’authentification unique (SSO), les réglages de sécurité, le journal d’audit et les clés API personnelles.
• L’export de la sauvegarde complète et le vidage définitif de la corbeille.
• Les coûts de main-d’œuvre et les rapports financiers.

Mettre fin à l’accès une fois le travail terminé

Dans Paramètres Entreprise > Mes partenaires, cliquez sur « Mettre fin à l’accès » sur la ligne du partenaire : son compte est désactivé immédiatement (ou l’invitation en attente est annulée), et ce qu’il a fait garde son nom. « Voir l’activité » ouvre les Journaux d'audit (offre Business) filtrés sur le partenaire.

Rétablir l’accès d’un partenaire

Pour faire de nouveau appel au même partenaire, cliquez sur « Rétablir l’accès » sur sa ligne : le bouton apparaît une fois l’accès terminé, tant que son compte existe encore dans votre espace. Son compte est réactivé : même adresse, même mot de passe, et son historique comme votre note sont conservés. Vous pouvez fixer une nouvelle date « Accès jusqu'au », et il reçoit un e-mail. Si son compte n’existe plus, invitez-le à nouveau.

Noter votre partenaire

Une fois que votre partenaire s’est connecté à votre espace, cliquez sur « Noter » sur sa ligne et choisissez de 1 à 5 étoiles. Vous pouvez modifier votre note à tout moment : c’est la dernière qui compte.

• Seule une entreprise qui a invité le partenaire depuis Mes partenaires peut le noter : c’est pourquoi la note est vérifiée.
• L’annuaire affiche la moyenne du partenaire dès la première note, toujours avec le nombre de notes.
• Votre commentaire est privé : lu par FreeMaint uniquement, jamais publié et jamais montré au partenaire.
• 30 jours après la première connexion du partenaire, vos administrateurs reçoivent un seul e-mail leur demandant comment cela s’est passé, avec un lien pour noter.
• « Partenaire confirmé » apparaît dans l’annuaire lorsque le partenaire a obtenu le certificat de réussite de l’Académie FreeMaint et au moins une note vérifiée de 4 ou plus.