Accès par département

L’accès par département limite ce que les techniciens, demandeurs et opérateurs peuvent voir dans FreeMaint aux emplacements qui leur sont assignés. Pratique pour les organisations multi-sites ou multi-départements où chaque équipe atelier ne doit voir que son propre périmètre. Vous pouvez restreindre l'accès pour des utilisateurs individuels ou pour une équipe entière en une seule fois.

Activer la fonctionnalité

1. Allez dans Paramètres → Système → Sécurité et contrôle d’accès.
2. Activez le commutateur « Accès par département ».
3. Enregistrez.

Attribuer des utilisateurs aux emplacements

1. Ouvrez la fiche d’un emplacement (ex. « Atelier 1 »).
2. Dans la carte Travailleurs et équipes, cliquez sur Gérer l’accès.
3. Sélectionnez les utilisateurs qui doivent être limités à cet emplacement et à ses sous-emplacements.
4. Enregistrez.

Affecter une équipe entière à des emplacements

1. Ouvrez une équipe (Organisation → Équipes) et modifiez-la, ou ouvrez un emplacement et cliquez sur Gérer l'accès.
2. Dans « Emplacements accessibles à cette équipe » (ou le champ Équipes de l'emplacement), choisissez les emplacements.
3. Enregistrez. Chaque membre de l'équipe est désormais limité à ces emplacements et à leurs sous-emplacements.

Les emplacements accessibles à un membre sont la combinaison de ses affectations personnelles et des emplacements de chaque équipe dont il est membre ou responsable. La personne indiquée comme « Responsable / chef de service » d'un emplacement compte comme affectée à cet emplacement.

Ce que voient les utilisateurs limités

• Les emplacements auxquels ils sont affectés (et tout sous-emplacement en dessous) — ainsi que les actifs, ordres de travail, demandes, maintenance préventive et analyses qui s’y trouvent. Cela vaut aussi pour les rôles qui ne font que des demandes : ils voient tous les ordres de travail de leurs emplacements, sauf si le réglage « Ordres de travail » du rôle vaut « Uniquement ses propres ordres de travail ».
• Rien de plus. Un utilisateur sans emplacement assigné voit tout de même les ordres de travail qui le concernent (qui lui sont assignés, qu’il a créés, issus de sa demande ou qu’il suit) ; toutes les autres listes restent vides tant qu’aucun emplacement ne lui est assigné.

Projets

Les projets suivent la même règle. Un utilisateur limité à ses emplacements assignés voit les projets situés dans l’un de ses emplacements, les projets qui portent sur un actif qu’il peut voir, et les projets qu’il pilote, qu’il a créés, dont il est membre ou dont une phase lui est confiée. Un projet sans emplacement ni actif n’est visible que par ses participants. À eux seuls, la « Portée équipe » ou le réglage « Uniquement assignés » ne masquent jamais les projets.

Rôles toujours non restreints

Seuls les rôles où « Limiter aux emplacements assignés » est coché sont restreints : par défaut Technicien et Demandeur (ainsi que le modèle Opérateur). Administrateur et Responsable ne le sont pas : ils gardent une visibilité complète quelles que soient les attributions. Cochez ou décochez ce réglage sur un rôle dans Organisation > Rôles pour changer qui est restreint.

Combiner avec « Uniquement assignés »

Vous pouvez laisser le commutateur « Uniquement assignés » activé en même temps. Quand les deux sont actifs, un utilisateur voit l’union : les éléments de son département + les actifs qui lui sont directement assignés ailleurs.

Une page vide ? Si l’utilisateur a le commutateur actif mais aucun emplacement assigné, une bannière jaune lui demandera de contacter son administrateur.

Les emplacements d'équipe fonctionnent sans ce réglage

Si la visibilité des données d'un rôle est réglée sur « Portée équipe », les emplacements attribués aux équipes de l'utilisateur élargissent déjà ce qu'il voit — les actifs, ordres de travail, demandes et maintenances préventives de ces emplacements et de leurs sous-emplacements — même quand l'accès par département est désactivé. Vous n'avez pas à rattacher chaque fiche à l'équipe une par une. Le réglage ci-dessus sert, lui, à restreindre en plus les rôles qui voient toutes les données de l'entreprise.