Gestion des utilisateurs

Visualisez, modifiez, activez et désactivez les comptes utilisateurs.

Fonctionnalités

• Voir tous les utilisateurs avec leurs rôles et leur statut
• Modifier les profils et les coordonnées
• Activer ou désactiver sans supprimer
• Voir la dernière connexion
• Attribuer des permissions supplémentaires

Utilisateurs passifs (sans email)

Ajoutez des membres d'équipe sans e-mail professionnel — équipes d'atelier, flux papier, chauffeurs sans accès système. Choisissez l'onglet Membre d'atelier sous Organisation → Utilisateurs → Inviter un utilisateur pour les créer à partir du seul prénom : le nom, l'intitulé de poste (ce qu'ils font, affiché dans le registre des Qualifications) et le rôle sont facultatifs, et seuls les rôles sans permission d'administration sont proposés. Vous pouvez leur assigner des ordres de travail, enregistrer leur temps, ajouter un profil chauffeur, et modifier ensuite leur rôle, leurs permissions ou leur téléphone dans Organisation → Utilisateurs sans qu'un e-mail vous soit demandé. Pour leur donner un accès plus tard, saisissez simplement leur e-mail dans la page de modification et enregistrez.

Création directe (vous définissez un mot de passe)

Besoin de donner un accès immédiat sans attendre l'e-mail d'invitation ? Choisissez l'onglet Sans e-mail sous Organisation → Utilisateurs → Inviter un utilisateur. Vous définissez un mot de passe initial et indiquez soit un e-mail, soit un nom d'utilisateur. La personne peut se connecter tout de suite — avec son e-mail si vous en avez saisi un, sinon avec nom-utilisateur@slug-de-votre-entreprise et le mot de passe que vous avez défini (il lui sera demandé de le changer à la première connexion). Contrairement aux membres passifs, les utilisateurs créés directement sont de vrais comptes de connexion : un utilisateur créé ainsi avec un nom d'utilisateur a bien un accès même si aucun e-mail n'apparaît sur sa ligne.

Réinitialiser ou définir le mot de passe d'un utilisateur

Dans la liste Organisation → Utilisateurs, ouvrez le menu d'une ligne (l'icône à trois points) pour gérer le mot de passe. « Réinitialiser le mot de passe » lui envoie par e-mail un lien sécurisé pour en choisir un nouveau. « Définir le mot de passe » vous permet de saisir vous-même un mot de passe temporaire et de le lui transmettre directement — l'utilisateur devra le changer à la première connexion, et c'est la seule option pour les utilisateurs passifs ou ceux qui n'ont pas d'e-mail (connexion par nom d'utilisateur). Les deux nécessitent la permission de gestion des utilisateurs ; vous pouvez faire de même depuis la page de profil de l'utilisateur.

Ce que signifie le badge « Sans accès »

Dans la liste Organisation → Utilisateurs, le badge « Sans accès » marque une personne qui n'a ni e-mail ni nom d'utilisateur — un membre passif / d'atelier qui ne peut pas se connecter. Un utilisateur créé depuis l'onglet Sans e-mail qui possède un nom d'utilisateur (mais pas d'e-mail) peut se connecter : il n'affiche donc pas ce badge. Si vous pensiez que quelqu'un avait un accès mais qu'il affiche « Sans accès », ouvrez son profil et ajoutez un e-mail, ou recréez-le depuis l'onglet Sans e-mail en lui donnant un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Matricule

Chaque utilisateur peut porter un matricule facultatif — votre numéro RH ou de paie interne. Il apparaît sur le profil de l'utilisateur et est recherchable depuis la liste Organisation → Utilisateurs : vous pouvez ainsi retrouver quelqu'un par son identifiant interne, et pas seulement par son nom ou son e-mail.

Intitulé de poste

À côté du matricule, chaque personne peut porter un intitulé de poste — ce qu’elle fait réellement : chauffeur, maître de maison, superviseur, éducateur. C’est du texte libre, donc il épouse votre propre vocabulaire, et ce n’est PAS un rôle FreeMaint : il n’accorde aucune permission et ne change rien à ce que la personne voit ou peut faire. Renseignez-le depuis Organisation → Utilisateurs sur la fiche, ou directement dans la fenêtre Nouveau conducteur de la Flotte. Il apparaît ensuite sur la liste des conducteurs, sur le registre d’accidents OSHA 300, à côté des qualifications et sur l’organigramme des équipes.

Personnaliser les colonnes du tableau

Utilisez le bouton Colonnes au-dessus de la liste des utilisateurs pour choisir les colonnes affichées — Rôle, Statut, Contact, Dernière connexion, Créé, Matricule et Poste de travail. Votre choix est enregistré sur votre compte et vous suit d’un appareil à l’autre. Par défaut, le tableau affiche le Matricule et le Poste de travail et masque la date de création ; réactivez n’importe quelle colonne quand vous en avez besoin. La colonne Poste de travail est disponible à partir du plan Business (là où les postes de travail sont configurés), et le Matricule sur tous les plans.

Champs utilisateur personnalisés (offre Business)

Besoin d'enregistrer l'Unité, le Service, la Division ou tout autre détail organisationnel sur une personne ? Avec l'offre Business, vous pouvez définir vos propres champs utilisateur dans Paramètres de l'entreprise → Champs personnalisés (choisissez l'entité Utilisateur). Ils apparaissent ensuite sur le profil de chaque utilisateur : votre structure, vos libellés, sans imposer le même organigramme à toutes les entreprises.

Équipements affectés

Le profil de l'utilisateur liste les équipements dont il est responsable (ceux où il est désigné comme affecté, seul ou avec d'autres). Chaque entrée renvoie directement vers l'équipement, pour une vue rapide de qui gère quoi.

Grouper et filtrer par équipe

Filtrez la liste des utilisateurs sur une seule équipe, ou groupez-la par équipe ou par rôle pour visualiser d'un coup d'œil la structure de votre organisation. Lors du regroupement par équipe, l'en-tête indique la position de l'équipe dans la hiérarchie (parent > équipe). Activez la colonne Équipe optionnelle via le bouton Colonnes pour voir les équipes de chaque membre directement dans la liste.

Performance individuelle

Chaque fiche utilisateur affiche une carte de performance : ordres de travail assignés et terminés, taux de complétion, et tâches assignées/terminées pour la période choisie (ce mois, ce trimestre ou cette année).

Actions en masse et lignes par page

Lorsque vous gérez beaucoup d'utilisateurs, utilisez le sélecteur de lignes par page en bas du tableau (10, 20, 50 ou 100) pour en afficher davantage. Sélectionnez des utilisateurs avec les cases à cocher pour agir sur plusieurs à la fois : changer leur rôle, ou les activer/désactiver en une étape. Pour protéger votre compte, vous ne pouvez pas modifier votre propre compte en masse, et le système conserve toujours au moins un administrateur. Les personnes qui détiennent des permissions d’administration ou de sécurité que vous n’avez pas sont ignorées.