Mengundang Pengguna

Pengguna baru bergabung melalui undangan email dengan peran yang sudah ditentukan sebelumnya.

Langkah-langkah

1. Organisasi > Pengguna > Undang Pengguna
2. Masukkan email
3. Pilih peran
4. Tetapkan tim (opsional)
5. Kirim undangan

Salin Tautan

Jika email tidak masuk, minta orang tersebut memeriksa folder spam, atau buka Organisasi > Undangan lalu klik “Salin tautan undangan” untuk membagikannya secara langsung.

Mengimpor banyak pengguna sekaligus

Jika Anda sudah memiliki daftar orang di spreadsheet, impor semuanya sekaligus alih-alih mengundang satu per satu. Baris yang menyertakan alamat email akan dikirimi undangan untuk mengatur kata sandi mereka sendiri dan muncul di bagian Organisasi > Undangan. Baris dengan nama pengguna alih-alih email langsung menjadi akun yang dapat login — kata sandi yang dibuat otomatis ditampilkan sekali setelah impor agar Anda dapat membagikannya. Baris tanpa keduanya menjadi anggota pasif (tanpa login) — berguna untuk tim bengkel yang hanya Anda beri tugas.

1. Organisasi > Pengguna
2. Klik Import
3. Unduh templat CSV atau Excel
4. Isi First Name, Role, dan (opsional) Email untuk setiap orang
5. Unggah berkas dan tinjau pratinjaunya
6. Mulai proses impor

Menerima dengan Google atau Apple

Di halaman undangan, orang tersebut dapat mengklik “Lanjutkan dengan Google” atau “Lanjutkan dengan Apple” alih-alih membuat kata sandi. Ia memilih akun alamat yang diundang dan langsung bergabung dengan ruang kerja Anda, dengan peran yang Anda pilih; setelah itu ia masuk dengan akun tersebut. Jika ia masuk dengan Google dari halaman masuk alih-alih membuka undangan, FreeMaint mengenali undangan yang menunggu alamatnya dan menawarkan untuk bergabung dengan ruang kerja Anda — tidak pernah membuat ruang kerja terpisah.

Mengundang seseorang yang sudah menggunakan FreeMaint

Jika email yang Anda undang sudah memiliki akun FreeMaint di workspace lain, itu bukan sebuah error. Saat mereka membuka undangan, mereka akan diminta mengonfirmasi perpindahan ke workspace Anda. Jika mereka adalah satu-satunya anggota di workspace mereka saat ini (biasanya sisa uji coba), workspace tersebut akan ditutup dan mereka bergabung ke workspace Anda; jika workspace tersebut memiliki anggota lain atau paket berbayar, mereka akan dipandu untuk keluar terlebih dahulu atau menghubungi dukungan. Akun yang dibuat dengan Google, Microsoft, atau Apple belum memiliki kata sandi: halaman undangan menawarkan untuk mengirim tautan guna mengatur kata sandi (“Kirimi saya tautan untuk mengatur kata sandi”), lalu orang tersebut membuka kembali undangan untuk mengonfirmasi perpindahan.

Bergabung dengan kode undangan

Kode undangan (dibagikan lewat tautan, QR, atau pesan) juga bisa diketik manual: di halaman masuk atau daftar, klik « Punya kode undangan? », masukkan kodenya, lalu klik « Bergabung ». Halaman berikutnya menampilkan ruang kerja dan peran sebelum apa pun dibuat — inilah pintu masuk bagi rekan yang kalau tidak akan mendaftar sendiri dan berakhir sendirian di ruang kerja kosong.

Akun untuk kru vendor eksternal

Ketiga cara menambahkan orang di atas menerima vendor opsional: undangan lewat e-mail, anggota bengkel (tanpa e-mail, tanpa login), dan akun langsung dengan nama pengguna. Pilih satu, dan akun itu menjadi milik vendor tersebut sejak saat dibuat. Selanjutnya akun hanya melihat perintah kerja yang ditugaskan kepadanya, dan tidak pernah melihat biaya, nilai aset, atau harga pembelian, apa pun peran yang diberikan kemudian. Akun seperti ini secara bawaan tidak muncul di Organisasi > Pengguna: aktifkan «Tampilkan akun vendor» untuk menampilkannya, atau buka halaman vendor itu sendiri. Keterkaitan dapat diubah atau dihapus kemudian dari profil orang tersebut. Impor pengguna memiliki kolom yang sama, «External Vendor (Name)»: ketik nama vendor dan akun yang diimpor akan terikat padanya. Nama yang tidak cocok dengan apa pun membuat baris itu gagal alih-alih membuat akun tanpa keterikatan, dan ekspor menuliskan kolom itu kembali, sehingga siklus ekspor–sunting–impor ulang mempertahankan keterkaitannya.

Akses sementara dengan tanggal akhir

Setiap undangan dan setiap akun langsung dapat membawa tanggal « Akses hingga » opsional: hari terakhir orang tersebut dapat masuk, menurut zona waktu perusahaan Anda. Di akhir hari itu, akun dinonaktifkan secara otomatis dan dikeluarkan dari semua perangkat; admin yang dapat mengedit pengguna diingatkan 7 hari sebelumnya. Anda dapat mengatur, mengubah, atau menghapus tanggal nanti dari profil orang tersebut (tidak pernah pada akun Anda sendiri). Mengaktifkan kembali akun yang tanggalnya sudah lewat akan menghapus tanggal tersebut. Berguna untuk kontraktor, staf sementara, dan mitra layanan.