Kualifikasi & Sertifikat

Catat sertifikat, otorisasi, surat keterangan, dan lisensi setiap karyawan beserta tanggal masa berlakunya, dan dapatkan peringatan sebelum kedaluwarsa — sehingga tim Anda selalu tetap patuh.

Cara kerjanya

• Buka profil karyawan dan gunakan kartu Qualifications & Certificates untuk menambahkan sertifikat, lisensi, otorisasi, atau surat keterangan.
• Tentukan tanggal penerbitan, tanggal kedaluwarsa, dan jendela pengingat opsional, lalu lampirkan bukti pendukungnya (hasil pindai atau PDF).
• Daftar Kualifikasi (Organisasi > Kualifikasi) mencantumkan setiap kualifikasi di seluruh tim Anda, dapat difilter berdasarkan jenis dan status kedaluwarsa.
• Setiap catatan menampilkan lencana Valid, Expiring soon, atau Expired sekilas pandang.

Matriks kompetensi

Di daftar kualifikasi, beralihlah ke “Matriks” untuk melihat satu baris per orang dan satu kolom per kompetensi di katalog Anda. Setiap sel menunjukkan apakah kompetensi masih berlaku, segera kedaluwarsa, atau sudah kedaluwarsa — tanda pisah hanya berarti belum ada catatan. Baris terakhir menghitung, untuk setiap kompetensi, berapa orang yang masih berlaku, segera kedaluwarsa, atau sudah kedaluwarsa. Filter berdasarkan tim atau cari seseorang, lalu klik sebuah baris untuk membuka profilnya. Matriks hanya menampilkan kualifikasi yang terhubung ke kompetensi katalog; “Daftar” menampilkan semuanya.

Peringatan kedaluwarsa

Pemeriksaan harian akan memberi tahu admin dan manajer 30, 15, dan 7 hari sebelum sebuah kualifikasi kedaluwarsa. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan kanal peringatan (in-app, push, email) di pengaturan Notification.

Siapa yang dapat melihatnya

Admin dan manajer dapat mengelola serta melihat seluruh register. Setiap karyawan selalu dapat melihat kualifikasinya sendiri di profilnya. Menambah atau mengedit kualifikasi memerlukan paket Starter ke atas.

Atur jendela pengingat agar sesuai dengan waktu tenggang perpanjangan Anda supaya Anda tidak kelabakan di menit-menit terakhir.

Mengelola dan menghapus catatan

Di daftar kualifikasi, setiap baris dapat diedit atau dihapus langsung — ikon pensil dan tempat sampah muncul bagi yang berwenang mengelola kualifikasi. Saat seorang karyawan dihapus, catatannya keluar dari daftar tetapi TIDAK dimusnahkan: bukti sertifikasi sering harus disimpan setelah seseorang keluar. Pilih “Mantan karyawan” pada filter status untuk menampilkannya kembali saat auditor memintanya.