Seguire le non conformità fino alla chiusura

Quando un punto di controllo di un'ispezione non viene superato, quel mancato superamento è una non conformità: qualcosa non va su un asset preciso e qualcuno deve correggerlo e dimostrare che è stato corretto. La scheda Non conformità raccoglie tutti i punti di controllo non superati di tutte le ispezioni in un unico elenco, così nulla si perde dentro un singolo rapporto.

Dove trovarla

Apri Ispezioni e scegli la scheda «Non conformità». L'elenco mostra tutti i punti di controllo attualmente registrati come non superati, dal più recente. La consultazione del registro è disponibile su tutti i piani.

I cinque stati

Lo stato di una non conformità viene ricavato automaticamente dall'ordine di lavoro correttivo collegato: non devi mai allinearli a mano. Solo la verifica finale la registra una persona.

Aperta

Il punto di controllo non è stato superato e nessun ordine di lavoro correttivo è ancora attivo.

Ordine di lavoro creato

Esiste un ordine di lavoro correttivo in attesa di essere avviato.

In corso

Si sta lavorando all'ordine di lavoro correttivo.

Risolta

L'ordine di lavoro correttivo è concluso, ma nessuno ha confermato che il difetto sia davvero sparito.

Verificata e chiusa

Qualcuno ha controllato sul campo che la correzione ha funzionato. È l'unico stato impostato da una persona.

Creare un ordine di lavoro da una non conformità

Se una non conformità non ha ancora un ordine di lavoro, clicca «Crea ordine di lavoro». FreeMaint genera un ordine correttivo precompilato con asset, ubicazione e punto di controllo non superato, e lo collega alla non conformità. Cliccare due volte non crea mai un duplicato. Se il tuo modello crea già ordini di lavoro automaticamente in caso di esito negativo, le non conformità arrivano qui già collegate.

Verificare una correzione

A riparazione conclusa, torna sulla non conformità e clicca «Verifica e chiudi». Conferma di aver controllato sul campo che il problema è davvero risolto. Questo passaggio è volutamente distinto dalla chiusura dell'ordine di lavoro: un ordine concluso dimostra che si è lavorato, non che il difetto sia stato corretto. La ISO 9001 e la ISO 45001 richiedono entrambe questa verifica, che viene registrata a tuo nome. Se il difetto si ripresenta, riapri la non conformità.

Non conformità ricorrenti

Quando lo stesso punto di controllo fallisce di nuovo sullo stesso asset in un periodo successivo, il nuovo esito negativo viene registrato come non conformità a sé e entrambe vengono marcate «Ricorrente». Due non conformità aperte sullo stesso punto di controllo sono un segnale, non un duplicato: significano che il problema è stato visto due volte e non è ancora risolto. Usa il filtro «Solo ricorrenti» per individuare i problemi cronici che meritano un intervento più profondo.

Restringere l'elenco

Cerca per punto di controllo, asset o modello
Filtra per stato per vedere solo ciò che resta aperto
Filtra per gravità, che di default riprende il livello di rischio impostato sul punto di controllo
Mostra solo le non conformità ricorrenti

Avviare un'analisi delle cause su una non conformità

Quando un difetto merita più di una riparazione — si ripresenta, oppure indica un problema di processo — premi Analisi sulla non conformità. FreeMaint apre una scheda di problem solving, PDCA per impostazione predefinita e convertibile in 5 Perché, Ishikawa, A3 o DMAIC, già collegata a quella non conformità. L'analisi, le sue azioni correttive e la verifica di efficacia restano così nel registro Miglioramento continuo insieme a tutto il resto, invece che in un foglio di calcolo separato. Premere di nuovo Analisi sulla stessa non conformità riapre sempre la stessa scheda: non ne crea mai una seconda. Aprire un'analisi richiede il piano Enterprise; leggerne una già esistente mai.

Apri Ispezioni e vai alla scheda Non conformità.
Premi Analisi sulla riga da investigare.
Percorri i passaggi del metodo, poi aggiungi azioni correttive con responsabile e scadenza.
A azioni concluse, registra se sono state efficaci: è questo che chiude il ciclo in sede di audit.

Un solo rapporto per tutto il difetto

Su qualsiasi rilievo, «Rapporto completo del difetto (PDF)» produce un unico documento con tutta la storia: l'ispezione in cui il difetto è stato rilevato, il rilievo con la sua foto, l'ordine di lavoro correttivo e tutto ciò che vi è accaduto, l'analisi delle cause con le azioni correttive e la loro verifica di efficacia e infine chi ha verificato la correzione e quando. È ciò che chiede un auditor ISO 9001 e sostituisce sette schermate e tre esportazioni. Le sezioni che non usate vengono semplicemente omesse.

Schede o tabella

Il registro offre due presentazioni e ricorda la vostra scelta. Le schede mostrano ogni rilievo per intero. La tabella mostra una riga per rilievo — numero, data, ispezione, asset, ubicazione, ordine di lavoro, analisi, stato e azioni — più rapida quando si esaminano molti difetti insieme. I riferimenti a ordine di lavoro e analisi sono cliccabili in entrambe.

Richiedere prima il completamento del lavoro correttivo

Per impostazione predefinita un rilievo può essere verificato e chiuso anche con l'ordine di lavoro correttivo ancora aperto, perché riparare sul posto e completare la documentazione dopo è un modo di lavorare reale. Se il vostro sistema qualità non lo consente, un amministratore può attivare uno o entrambi i prerequisiti in Impostazioni azienda → Sistema: ordine di lavoro correttivo completato e scheda di problem solving risolta. Quando un prerequisito non è soddisfatto, il pulsante «Verifica e chiudi» è disattivato e indica quale record lo blocca. I rilievi senza ordine di lavoro né analisi non sono mai interessati.