Ispezioni: guida rapida

Il modulo Ispezioni sostituisce le checklist cartacee con un flusso nativo del CMMS. Ogni modello descrive i punti che vuoi verificare ogni mese, e ogni esecuzione è una copia compilata di quel modello per una coppia (asset, mese). La vista a griglia annuale ti mostra 12 mesi di risultati a colpo d'occhio.

Come si incastra tutto

Modelli → Punti di controllo → Esecuzioni → Celle. Il modello è il modulo. Un punto di controllo è una riga del modulo (per esempio «Motore / temperatura carcassa ≤ 40 °C»). I punti possono essere raggruppati in sezioni (MECCANICA, ELETTRICA, IDRAULICA ecc.). Un'esecuzione è un passaggio mensile per (modello, asset, anno, mese). Una cella è il risultato elementare di (esecuzione, punto): quale codice, quale valore, quali note.

Crea il tuo primo modello

1. Vai su /inspections/templates e fai clic su «Nuovo modello». Assegnagli un nome (es. «Controllo mensile compressore») e, facoltativamente, un numero di documento e una revisione (campi dei documenti controllati ISO-9001).
2. Facoltativamente, imposta una Sezione responsabile: la squadra funzionale responsabile di questo modulo. Le ispezioni generate la ereditano come squadra assegnata e la sezione viene stampata sul PDF.
3. Facoltativamente, scegli una Categoria per raggruppare questo modello nella pagina Ispezioni — ad esempio una categoria "Checklist climatizzatore" che contiene i moduli "Mensile" e "Settimanale". Gestisci le categorie in Impostazioni azienda → Categorie (Ispezione).
4. Aggiungi delle sezioni dal builder se vuoi raggruppare le voci — i gruppi tipici sono MECCANICA, ELETTRICA, LUBRIFICAZIONE, SICUREZZA. Le sezioni sono facoltative; le voci possono anche restare «senza sezione».
5. In ogni sezione, fai clic su "Aggiungi voce" e definisci un punto di controllo: un nome del componente e la descrizione del controllo.
6. Configura i codici azione tramite «Modifica codici azione». Un nuovo modello parte con P = Pass (conforme), F = Fail (non conforme) e N = N/A; se preferisci, sostituiscili con la tua legenda — per esempio P = Controllare, R = Sostituire, A = Regolare, C = Pulire, T = Rabboccare — usando qualsiasi codice da 1 a 3 lettere.
7. Salva il modello. Diventa disponibile per le nuove esecuzioni.

Duplicare una sezione

Per creare più sezioni simili (una per motore, per esempio), fai clic su «Duplica sezione» (l’icona di copia) nell’intestazione di una sezione: la copia, con tutti i suoi punti, compare subito sotto. Rinominala e scegli la sua attrezzatura con la matita.

Oppure parti da una bozza IA

Nella pagina Nuovo modello, apri «Genera con l'IA» e descrivi la checklist, ad esempio «Ispezione preventiva settimanale di una sala compressori: sicurezza, ordine e pulizia, quadri elettrici, ventilazione, perdite, segnaletica e 6S». FreeMee propone sezioni e punti di controllo (conforme/non conforme, lettura numerica o testo) e compila nome e descrizione, che puoi comunque modificare. I limiti numerici vengono compilati solo se la tua descrizione li indica; le letture senza limiti vengono segnalate perché tu li imposti nell'editor. Premi «Crea con questa checklist» per creare il modello con tutti i punti di controllo in una volta, poi perfezionalo nell'editor. Ogni generazione costa 3 crediti IA, solo quando viene restituita una bozza utilizzabile.

Mostra il punto da controllare con una foto di riferimento

Nell'editor del modello, ogni punto di controllo ha un pulsante «Aggiungi una foto di riferimento». La foto compare poi accanto al punto di controllo quando si compila l'ispezione, sul web e nell'app mobile, così chi esegue il giro vede esattamente quale punto guardare. Fai clic sulla miniatura per ingrandirla; la piccola croce la rimuove. Un modello duplicato conserva le sue foto di riferimento. Questa foto appartiene al modello: l'operatore scatta comunque le proprie foto durante il giro. La foto viene anche stampata in miniatura accanto al punto di controllo nel PDF dell'ispezione, in quello dell'ordine di lavoro e nel modulo vuoto. L'app mobile ne conserva una copia sul telefono non appena scarica l'ispezione, così la foto resta visibile anche durante un giro senza rete. Puoi aggiungere fino a 3 foto per punto — ad esempio dove si trova il punto, il suo stato corretto e uno stato difettoso. La prima è mostrata accanto al punto; toccandola si aprono tutte.

Controllare alcuni punti meno spesso del giro

Un giro spesso mescola punti controllati ogni volta e punti controllati ogni mese o ogni anno. Quando aggiungi o modifichi un punto, scegli "Con quale frequenza si controlla questo punto?": "A ogni ispezione" (predefinito), oppure una frequenza da ogni settimana a ogni 2 anni — sono proposte solo quelle meno frequenti del giro. Alla creazione di un'ispezione, un punto compilato abbastanza di recente sulla stessa attrezzatura o nello stesso luogo non è previsto: viene compresso sotto "Non previsto questa volta" in fondo alla sua sezione, non è obbligatorio e non conta nell'avanzamento, ma si può comunque compilare. Un punto la cui ultima risposta era un esito negativo resta previsto. La griglia annuale mostra "—" in un periodo in cui il punto non era previsto, e il modulo vuoto stampa la frequenza di ogni punto. Una modifica della frequenza si applica alle ispezioni create in seguito. Disponibile con il piano Business.

Aggiungere il percorso del giro

Nell'editor del modello, la scheda "Percorso da seguire" accetta fino a 6 foto — la mappa del percorso, una vista d'insieme della linea. Sono mostrate in cima a ogni ispezione di questo modello, sul web e nell'app mobile (il telefono ne conserva una copia per i giri senza segnale), e stampate sopra l'elenco nel modulo vuoto. Come le foto dei punti, appartengono al modello, e un modello duplicato le conserva.

Aggiungere un’avvertenza di sicurezza a un punto di controllo

Quando aggiungi o modifichi un punto di controllo («Aggiungi voce», oppure la matita «Modifica punto»), compila il campo facoltativo «Avvertenza di sicurezza», ad esempio «Non intervenire sul vetro spia con la caldaia in pressione». Il tecnico la vede subito sotto il punto di controllo, sopra la risposta, sul web e nell'app mobile, e viene stampata sotto il punto di controllo nel PDF dell'ispezione e in quello dell'ordine di lavoro. Svuota il campo per rimuovere l'avvertenza. Un modello duplicato conserva le sue avvertenze di sicurezza.

Facoltativo: creare automaticamente un ordine di lavoro correttivo in caso di esito negativo

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Quando più voci falliscono nella stessa ispezione, la nuova impostazione «Quando più voci falliscono» controlla il risultato: mantenere un ordine di lavoro per ispezione (con tutte le voci non conformi elencate) o creare un ordine di lavoro per voce non conforme, ciascuno assegnabile e chiudibile in modo indipendente.

Esegui un'ispezione

Da un modello, fai clic su «Esegui ispezione», scegli un asset e un mese: l'ispezione si apre subito — già avviata — così puoi compilarla. Per avviare lo stesso modello su molti asset contemporaneamente, usa «Pianifica per più asset». Ogni ispezione pianificata o in corso compare nella scheda «Ispezioni da fare» nella pagina Ispezioni, così nessuna ispezione creata va persa: aprila lì per avviarla o continuarla. Anche la vista Calendario mostra le ispezioni pianificate in viola; trascina un'ispezione ancora in stato SCHEDULED per ripianificarla.

Compilare un'esecuzione

Apri un'ispezione dalla scheda «Ispezioni da fare» (o subito dopo «Esegui ispezione») e fai clic su ogni voce per inserire il risultato. Scegli un codice azione dalla legenda del tuo modello, eventualmente inserisci un valore numerico (il controllo soglia deriva OK/FAIL automaticamente se hai definito min/max), aggiungi note, allega una foto e salva. Lo stato passa automaticamente a IN_PROGRESS. Quando tutte le voci obbligatorie sono compilate, fai clic su «Completa»: l'ispezione si blocca e (facoltativamente) acquisisce un URL di firma per l'audit.

Esporta in PDF

Ogni esecuzione ha un pulsante «Scarica PDF» che genera un report A4 verticale (intestazione + griglia per sezioni + legenda dei codici azione + riga di firma) nella lingua della tua interfaccia. La pagina della griglia annuale ha il suo pulsante «Scarica PDF annuale» per la matrice a 12 mesi in A4 orizzontale: verde per esito positivo, rosso per negativo, ambra per in attesa. Ogni modello può anche essere stampato vuoto, da compilare a mano (vedi la sezione successiva).

Stampare un modulo vuoto da compilare a mano

Nella pagina di un modello, fai clic su «Stampa modulo vuoto» per scaricare un PDF della checklist, pronto da stampare e compilare a mano: ad esempio il controllo settimanale di una caldaia affisso accanto alla macchina. Il foglio riporta il nome del modello, il numero di documento, la revisione e la frequenza, con righe vuote per l'asset o la posizione, la data e l'ispettore. Ogni punto di controllo è stampato con la sua foto di riferimento e la sua avvertenza di sicurezza, e con una casella di risposta adatta al suo tipo: una casella per codice azione, caselle Conforme / Non conforme o Sì / No, una riga con l'unità e l'intervallo accettato per una lettura, una casella per opzione per una scelta multipla. Se il modello è pianificato, segue un registro con una riga per periodo (una riga per settimana per un controllo settimanale) e colonne per la data, la firma e i commenti; non viene stampato alcun anno, quindi lo stesso foglio può essere riutilizzato. Le righe per le firme chiudono la pagina. Il pulsante è disponibile per chiunque possa visualizzare le ispezioni, con qualsiasi piano.

Eliminare un modello

Per rimuovere un modello che non usi più, apri la sua scheda (o la pagina di dettaglio), premi il menu ⋯ e scegli Elimina. Il passaggio di conferma indica quante sezioni, punti di controllo ed esecuzioni pianificate verranno rimossi: leggilo con attenzione, perché l'eliminazione è definitiva e si propaga a ogni cella compilata. Eliminare richiede il permesso inspections:template_write (assegnato per impostazione predefinita ad amministratori e responsabili).

Suggerimenti

• Inizia in piccolo: definisci UN solo modello per il tuo asset più critico ed eseguilo per un mese prima di estenderlo.
• Il campo di testo libero «Criticità» del modello imposta la priorità degli ordini di lavoro correttivi che genera: Alta per impostazione predefinita, Media quando il campo contiene la parola «low» (per esempio «Low»). Qualsiasi altro valore, come un punteggio, mantiene Alta.
• La griglia annuale è la tua pista di audit. Stampala una volta all'anno per gli audit ISO-9001.
• Puoi creare modelli diversi per famiglie di asset diverse (compressori, nastri trasportatori, quadri elettrici) e vederli comunque affiancati nel Calendario unificato.

Compilare un'ispezione (salvataggio automatico)

Apri un'esecuzione e tocca un codice su ogni elemento: la tua scelta viene salvata automaticamente, quindi non c'è un pulsante di salvataggio per elemento. Una piccola spunta appare quando una cella è salvata. Puoi anche toccare «Salva tutto» o semplicemente «Completa» (che salva prima le modifiche in sospeso). Allega una foto a qualsiasi elemento con il pulsante fotocamera: appare come miniatura, si apre a schermo intero al tocco ed è inclusa nel PDF.

Risultati con codice colore (Conforme / Non conforme)

In «Modifica codici azione», contrassegna ogni codice come Conforme, Non conforme o Neutro. I codici Conforme diventano verdi e quelli Non conforme rossi, sia nella schermata di compilazione sia nella griglia annuale. Un risultato Non conforme contrassegna l'elemento come guasto, quindi è anche ciò che attiva l'ordine di lavoro correttivo automatico quando questa opzione è abilitata. I codici lasciati Neutri (ad esempio «N/D») non fanno mai fallire un elemento.

Giri e tabella annuale

Quando un modello copre più asset, «Ispezioni da fare» mostra una riga per ispezione invece che una per asset, con una barra di avanzamento sui suoi asset. Apri la riga per vedere l'elenco degli asset e avviarne uno; il pulsante «Raggruppa per ispezione» riporta all'elenco piatto. Nella scheda Modelli, il pulsante Tabella sostituisce le schede con una tabella di tutti i modelli con le colonne di pianificazione e una striscia da gennaio a dicembre che mostra ciò che è stato realmente eseguito ogni mese dell'anno scelto.

Ispezioni completate in ritardo

Un’ispezione completata dopo la scadenza mostra «Completato in ritardo» e quanti giorni di ritardo, nell’elenco e sull’ispezione. Un’ispezione in ritardo può sempre essere compilata e completata.

Chiedere solo quando serve

Un punto di controllo può comparire solo se uno precedente ha ricevuto una certa risposta: «descrivi la perdita» solo se «perdita?» è Sì. Nell’editor del modello scegli il punto che comanda sotto «Chiedi solo quando…» e spunta le risposte che lo rivelano. Solo i punti con un insieme fisso di risposte possono comandarne un altro (conforme/non conforme, sì/no, codice azione, scelta multipla); un numero o un testo libero no. Un punto nascosto non viene chiesto, non blocca la chiusura anche se obbligatorio o con foto richiesta, e non genera mai un ordine di lavoro correttivo. Una risposta già registrata resta e continua a comparire nel rapporto.

Vedere quando sono state eseguite

Ogni ispezione compare anche nel Calendario (/calendar). Un'ispezione ancora da fare si trova alla data pianificata; una volta completata si sposta alla data in cui è stata realmente eseguita, in grigio e barrata — ed è questa la data che un registro annuale deve mostrare. Usa il filtro per origine per vedere solo le ispezioni.

Scartare un'ispezione avviata per errore

Hai avviato l'ispezione sbagliata? Aprila e fai clic su «Scarta» (da mobile: ⋮, poi Scarta); il motivo è facoltativo. Possono farlo chi l'ha avviata, gli assegnatari, il suo team o chiunque possa eliminare le esecuzioni di ispezione. Un controllo all'uso, o un'ispezione manuale che hai creato e avviato tu, viene eliminato; ogni altra ispezione torna a Pianificata con la stessa scadenza, cancellando risposte, note e foto. La giacenza consumata torna in magazzino, le letture dei contatori inserite vengono conservate e l'azione è registrata nel registro di audit. Un'ispezione completata o firmata non può essere scartata.

Cambiare il tipo di risposta di un punto di controllo

Puoi cambiare il «Tipo di risposta» di un punto di controllo (ad esempio da «Codici azione» a «Sì / No») anche se ha già ricevuto risposte. L'editor ti indica prima quante ne ha: quelle risposte restano esattamente come sono state date e mantengono il loro esito, e un vecchio codice viene mostrato con il suo significato dalla legenda, ad esempio «C — Conforme». Solo le nuove risposte usano il nuovo tipo.

Selezionare più ispezioni insieme

In « Ispezioni da fare », ogni giro ha la propria casella: seleziona tutte le ispezioni del giro per le azioni di gruppo (assegnare, avviare, verificare, eliminare). Eliminare richiede il permesso di eliminare le ispezioni, e un'ispezione pianificata ritorna al ciclo successivo.