Accesso per dipartimento

L’accesso per dipartimento limita ciò che tecnici, richiedenti e operatori possono vedere in FreeMaint alle posizioni che hanno in carico. Utile per organizzazioni multi-sito o multi-reparto in cui ogni squadra di reparto deve vedere solo il proprio lavoro. Puoi limitare l'accesso per singoli utenti o per un intero team in una sola volta.

Attivare la funzione

1. Vai su Impostazioni → Sistema → Sicurezza e controllo accessi.
2. Attiva l’interruttore "Accesso per dipartimento".
3. Salva.

Assegnare gli utenti alle posizioni

1. Apri il dettaglio di una posizione (es. "Reparto 1").
2. Nella card Lavoratori e team clicca Gestisci accesso.
3. Scegli gli utenti da limitare a questa posizione e alle sottoposizioni.
4. Salva.

Assegnare un intero team alle ubicazioni

1. Apri un team (Organizzazione → Team) e modificalo, oppure apri un'ubicazione e fai clic su Gestisci accesso.
2. In «Ubicazioni a cui questo team può accedere» (o nel campo Team dell'ubicazione), scegli le ubicazioni.
3. Salva. Ogni membro del team è ora limitato a queste ubicazioni e alle loro sottoubicazioni.

Le ubicazioni accessibili a un membro sono la combinazione delle sue assegnazioni personali e delle ubicazioni di ogni team di cui fa parte o che guida. La persona indicata come «Responsabile / capo reparto» di un'ubicazione conta come assegnata a essa.

Cosa vedono gli utenti vincolati

• Le ubicazioni a cui sono assegnati (e qualsiasi sotto-ubicazione sottostante), insieme ad asset, ordini di lavoro, richieste, manutenzione preventiva e analisi in esse contenuti. Vale anche per i ruoli che creano solo richieste: vedono tutti gli ordini di lavoro delle loro ubicazioni, a meno che l'impostazione «Ordini di lavoro» del ruolo sia «Solo i propri ordini di lavoro».
• Nient’altro. Un utente senza alcuna ubicazione assegnata vede comunque gli ordini di lavoro che lo riguardano (assegnati a lui, creati da lui, nati da una sua richiesta o che segue); tutte le altre liste restano vuote finché non gli viene assegnata un’ubicazione.

Progetti

I progetti seguono la stessa regola. Un utente limitato alle ubicazioni assegnate vede i progetti situati in una delle sue ubicazioni, i progetti che riguardano un asset che può vedere e i progetti che guida, che ha creato, di cui fa parte o di cui gestisce una fase. Un progetto senza ubicazione né asset è visibile solo ai suoi partecipanti. Da soli, l'«Ambito team» o «Solo assegnati» non nascondono mai i progetti.

Ruoli che vedono sempre tutto

Sono limitati solo i ruoli con «Limita alle ubicazioni assegnate» spuntato: per impostazione predefinita Tecnico e Richiedente (e il modello Operatore). Amministratore e Responsabile non lo sono, quindi mantengono la piena visibilità indipendentemente dalle assegnazioni. Spunta o togli la spunta all'impostazione su un ruolo in Organizzazione > Ruoli per cambiare chi è limitato.

Combinare con "Solo assegnati"

Puoi mantenere attivo "Solo assegnati" contemporaneamente. Quando entrambi sono attivi l’utente vede l’unione: elementi del suo dipartimento + asset assegnati direttamente a lui altrove.

Pagina vuota? Se l’utente ha l’interruttore attivo ma nessuna posizione assegnata vedrà un banner giallo che lo invita a contattare l’amministratore.

Le ubicazioni del team funzionano anche senza questa opzione

Se la visibilità dei dati di un ruolo è impostata su «Ambito team», le ubicazioni concesse ai team dell'utente ampliano già ciò che vede — gli asset, gli ordini di lavoro, le richieste e le manutenzioni preventive di quelle ubicazioni e delle loro sotto-ubicazioni — anche con l'accesso per reparto disattivato. Non occorre collegare ogni record al team uno per uno. L'opzione sopra serve invece a limitare ulteriormente i ruoli che vedono tutti i dati aziendali.