Invito degli utenti

I nuovi utenti si uniscono tramite inviti email con ruoli pre-assegnati.

Passaggi

1. Organizzazione > Utenti > Invita Utente
2. Inserisci l'email
3. Seleziona il ruolo
4. Assegna un team (facoltativo)
5. Invia l'invito

Copia link

Se l'email non arriva, chiedi alla persona di controllare la cartella spam, oppure apri Organizzazione > Inviti e fai clic su «Copia il link d'invito» per condividerlo direttamente.

Importare molti utenti in una volta

Se hai già un elenco di persone in un foglio di calcolo, importale tutte insieme invece di invitarle una per una. Le righe con un indirizzo email ricevono un invito a impostare la propria password e compaiono in Organizzazione > Inviti. Le righe con un nome utente al posto dell'email diventano subito account abilitati all'accesso — la password generata viene mostrata una sola volta dopo l'importazione così puoi consegnarla. Le righe senza nessuno dei due diventano membri passivi (senza accesso) — utile per i team di officina a cui assegni solo lavoro.

1. Organizzazione > Utenti
2. Fai clic su Importa
3. Scarica il modello CSV o Excel
4. Compila Nome, Ruolo e (facoltativo) Email per ogni persona
5. Carica il file e controlla l'anteprima
6. Avvia l'importazione

Accettare con Google o Apple

Nella pagina di invito, la persona può cliccare su «Continua con Google» o «Continua con Apple» invece di creare una password. Sceglie l'account dell'indirizzo invitato e si unisce direttamente al tuo spazio di lavoro, con il ruolo che hai scelto; da quel momento accede con quell'account. Se accede con Google dalla pagina di accesso invece di aprire l'invito, FreeMaint rileva l'invito in attesa per il suo indirizzo e le propone di unirsi al tuo spazio di lavoro, senza mai crearne uno separato.

Invitare qualcuno che usa già FreeMaint

Se l'email che inviti ha già un account FreeMaint in un altro spazio di lavoro, non è un errore. All'apertura dell'invito, le verrà chiesto di confermare il passaggio al tuo spazio di lavoro. Se è l'unico membro del suo spazio di lavoro attuale (spesso una prova rimasta inutilizzata), questo viene chiuso e si unisce al tuo; se quello spazio ha altri membri o un piano a pagamento, verrà guidata a lasciarlo prima oppure a contattare il supporto. Un account creato con Google, Microsoft o Apple non ha ancora una password: la pagina dell'invito propone di inviargli un link per impostarla («Inviami un link per impostare la password»), poi la persona riapre l'invito per confermare il cambio.

Unirsi con un codice di invito

Un codice di invito (condiviso tramite link, QR o messaggio) si può anche digitare a mano: nella pagina di accesso o di registrazione, fai clic su « Hai un codice di invito? », inseriscilo e fai clic su « Unisciti ». La pagina successiva mostra lo spazio di lavoro e il ruolo prima di creare qualsiasi cosa: è l'accesso previsto per un collega che altrimenti si registrerebbe e finirebbe da solo in uno spazio vuoto.

Account per la squadra di un fornitore esterno

Tutti e tre i modi di aggiungere una persona descritti sopra accettano un fornitore facoltativo: l'invito via e-mail, il membro dell'officina (senza e-mail, senza accesso) e l'account diretto con nome utente. Sceglietene uno e l'account appartiene a quel fornitore dal momento in cui esiste. Da quel momento vede solo gli ordini di lavoro assegnati e mai un costo, il valore di un asset o un prezzo d'acquisto, qualunque ruolo riceva in seguito. Questi account sono esclusi da Organizzazione > Utenti per impostazione predefinita: attivate «Mostra account fornitore» per elencarli, oppure aprite la scheda del fornitore. Il collegamento si può modificare o rimuovere in seguito dal profilo della persona. L'importazione utenti ha la stessa colonna, «External Vendor (Name)»: scrivete il nome del fornitore e gli account importati vi vengono collegati. Un nome che non corrisponde a nulla fa fallire quella riga invece di creare un account non collegato, e l'esportazione riscrive la colonna, così un ciclo esporta–modifica–reimporta conserva il collegamento.

Accesso temporaneo con data di fine

Ogni invito e ogni account diretto può avere una data facoltativa « Accesso fino al »: l'ultimo giorno in cui la persona può accedere, nel fuso orario della tua azienda. Alla fine di quel giorno l'account viene disattivato automaticamente e disconnesso ovunque; gli amministratori che possono modificare gli utenti ricevono un promemoria 7 giorni prima. Puoi impostare, spostare o rimuovere la data in seguito dal profilo della persona (mai sul tuo account). Riattivare un account la cui data è passata rimuove la data. Utile per appaltatori, personale temporaneo e partner di servizi.