部品在庫管理表テンプレート：在庫・発注点・重要予備品をExcelで管理

保全部品に専用の在庫管理が必要な理由

販売用の在庫は売るために管理します。保全部品の在庫は、停止を避けるために管理します。棚で2年眠っていたベアリングも、古いものが焼き付いた日にラインを救うなら失敗ではありません。逆の失敗も現実にあります。とうに工場からなくなった設備の部品で棚がいっぱいなのに、誰もが必要とする1つのシールだけがない、という状況です。

部品在庫管理表は、いつでも3つの問いに答えます。何があるのか、どこにあるのか、なくなる前に何を買うべきか。記録がなければ、答えは記憶と部品庫を一回りすることに頼ることになります。よくある症状は見ればすぐにわかります。

• 重要部品の欠品で、1時間で済む修理が仕入先待ちに変わる。
• 部品番号の重複。同じ部品が2つの名前で購入され、2か所に保管され、2回数えられる。
• 記録のない持ち出しで、帳簿上の在庫が棚の実在庫から離れていく。
• どの設備に合うのか誰もわからないため、誰も捨てられない動きの遅い部品に資金が眠っている。

テンプレートの構成

ファイルは2つのシートで構成されています。部品シートはマスタで、部品ごとに1行、上部に集計欄があります。入出庫シートは記録簿で、入庫または出庫ごとに1行です。現在庫を手で入力することはありません。入出庫から計算されるので、数字が実態からずれにくくなります。

部品シートには、部品番号、品名、メーカーと型式、その部品を使う設備、保管場所、重要部品かどうか（はい／いいえ）、単位、期首在庫、最低在庫、1日あたり平均使用量、リードタイム（日）、最大在庫、単価、仕入先を入力します。入出庫シートには、日付、部品番号、区分（入庫または出庫をドロップダウンで選択）、数量、作業指示や納品書などの参照、担当者、コメントを入力します。品名は部品番号から自動で入り、部品シートにない番号の場合は「未登録の部品番号」と表示されます。

残りはグレーの列が計算します。数式なので、ファイルをコピーしたり並べ替えたりするときは上書きしないでください。

• 入庫・出庫＝その部品番号の入出庫を区分ごとに合計した値
• 現在庫＝期首在庫＋入庫−出庫
• 推奨発注点＝1日あたり平均使用量×リードタイム（切り上げ）＋最低在庫（使用量またはリードタイムが空欄なら最低在庫のみ）
• 発注数量＝最大在庫−現在庫（在庫が発注点以下になった時点で表示）
• 在庫金額＝現在庫×単価
• 状態＝ゼロ以下で「欠品」、発注点以下で「要発注」、それ以外は「OK」

発注点、最低在庫、最大在庫の考え方

発注点とは、発注をかける在庫水準です。納品を待つ間に使う量に加えて、想定外への余裕をまかなう必要があります。使用量の急増、仕入先の遅れ、一度に3個の部品を使う故障などです。

このテンプレートでは、その余裕が最低在庫です。最低在庫は安全在庫であり、これを下回りたくない数量です。リードタイム中の使用量は、1日あたり平均使用量にリードタイム（日）を掛け、整数に切り上げた値です。この2つを足すと推奨発注点になります。

最大在庫は発注量の上限です。部品が発注点に達すると、ファイルは最大在庫まで戻す数量を提案します。最大在庫は習慣ではなく、棚のスペース、保管期限、荷姿、寝かせてもよい資金額から決めてください。

説明用の例です。あるシールの平均使用量が1日0.5個、仕入先の納期が14日、棚には常に3個以上置いておきたいとします。発注点＝0.5×14＝7、これに3を足して10です。最大在庫が20、現在庫が9なら、状態は「要発注」となり、発注数量は20−9＝11になります。

• 1日あたり平均使用量：代表的な期間の自社の出庫実績を、その期間の日数で割って求めます。季節性のある部品は改めて確認してください。
• リードタイム：仕入先カタログの数字だけでなく、社内承認と輸送を含めた、発注から部品が棚に並ぶまでの期間です。
• 最低在庫：重要部品や信頼性の低い仕入先では高めに、必要になってから買えばよい部品ではゼロまたは空欄にします。
• 予備モーターや減速機のように定期的な使用がない部品は、この式に合いにくいものです。最低在庫を直接設定し（多くの場合1）、使用量は空欄にしておきます。

重要予備品とABCの考え方

重要予備品とは、欠けると設備が止まる、安全や環境のリスクを生む、またはすぐには購入できない部品です。迂回路のないコンベヤのモーター、特定の制御基板、唯一のボイラー給水ポンプのシールキットなどが該当します。こうした部品は、ほとんど動かなくても在庫しておきます。持っていないことのコストは購入費ではなく、生産停止だからです。

「重要部品」列で「はい」を選び、まずこれらを確認してください。最低在庫のない重要部品は、見落としではなく、意図して下した判断であるべきです。

ABC分析は、棚卸しと見直しの時間をどこに使うかを決める一般的な手法です。部品を年間の使用金額で並べます。金額の大半を占める少数のA部品は頻繁に棚卸しし、補充設定を厳しくします。多数のC部品は簡単なルールで管理します。安価なC部品でもラインを止めることがあるため、重要度と組み合わせて使ってください。部品が重要かどうかは、次の問いで判断します。

• その設備の故障で生産が止まるか、安全上のリスクが生じるか。
• 予備ポンプや2本目のラインのような冗長性があるか。
• 仕入先の納期はどのくらいか、標準品か受注生産品か。
• その部品は修理できるか、別の設備から同等品を流用できるか。

Excelファイルの限界が見えてきたら

このテンプレートは、部品庫が1か所で、最新の状態に保つ担当者が1人いる場合にうまく機能します。部品マスタを整理し、発注点を設定し、今週何を買うべきかを把握するための確かな方法です。

一方で、1台のパソコンでファイルを開いている間に複数の技術者が部品を持ち出す場合、在庫が2〜3か所の倉庫に分かれている場合、どの作業指示がどの設備でどの部品を使ったかを知る必要がある場合、部品が欠品するまで誰もファイルを開かない場合、現場でスマートフォンから在庫を確認する必要がある場合には、限界が見えてきます。

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