作業指示書テンプレート：1件の作業につきA4で1枚の様式

保全の作業指示書は何のためにあるか

保全の作業指示書（WOと略されることがよくあります）は、依頼を作業に変える書類です。依頼は「何かがおかしい」と伝えるものですが、作業指示は誰が、どの資産に対して、どの安全対策のもとで対応するかを決め、そのうえで実際に行ったことを記録します。1件の作業指示は1件の作業に対応します。作業が終わり署名されると、その用紙は資産の履歴の一部になります。

作業指示書の様式は、作業の一覧表とは別のものです。一覧表は作業を1行に1件ずつ並べて作業量をひと目で示し、様式は1件の作業の詳細をすべて残します。技術者が現場で必要とし、監査担当者が数か月後に求める詳細です。このテンプレートでは、1枚目のシートが様式、2枚目が台帳です。

記入済みの作業指示書は、技術者に電話をかけなくても次の7つの問いに答えられるべきです。

• 何が、誰から、いつ依頼され、いつまでに終えるべきか。
• どの資産か。機械を取り違えないよう、資産コードと場所も書く。
• どの安全対策が適用されたか。ロックアウト・タグアウト、作業許可、保護具。
• 何が見つかり、何をしたか。原因は症状とは分けて書く。
• 誰が、どの日に、何時間作業したか。
• どの部品を、いくつ、いくらで使ったか。
• 機械がどれだけ停止していたか、誰が作業を受け入れたか。

テンプレートの中身をブロックごとに

1枚目のシートは、作業が進む順に並んでいます。グレーのセルには計算式が入っており、それ以外は入力するか、ドロップダウンリストから選びます。ページ設定はA4縦、ページ幅に合わせて縮小済みなので、余白を調整せずに印刷できます。ファイルは空欄のままで、削除すべき記入例の行はありません。

• ヘッダー：作業指示番号、依頼日、依頼者、資産／設備、資産コード、場所、保全区分（事後保全、予防保全、改良保全、点検）、優先度（低、中、高、緊急）、希望完了日。
• 内容：報告された不具合、実施した作業、判明した原因、備考の4つの記入欄。
• 安全：ロックアウト／タグアウトの要否、作業許可の要否、保護具の要否。それぞれリストから「はい」か「いいえ」を選びます。
• 作業時間：技術者、日付、開始、終了、時間、時間単価、作業費の6行。
• 使用部品：部品番号、品名、数量、単価、金額の8行。
• 停止時間：機械が停止した日時と再稼働した日時、停止時間（時間）。
• 合計：作業時間の合計、作業費、部品費、合計費用。
• 完了と承認：完了日、ステータス（未着手、進行中、完了、取消）、技術者、依頼者または承認者、保全責任者の3つの署名欄（それぞれ氏名、日付、署名）。
• 2枚目のシートの台帳：作業指示番号、依頼日、資産、区分、優先度、担当者、ステータス、完了日、完了までの日数、作業時間、合計費用の200行。その上に、未着手、進行中、完了の件数と完了までの平均日数の集計があります。

計算式の中身

Excelは時刻を1日の割合として保存するため、06:00は0.25になります。時間数に24を掛けるのはそのためです。時刻はhh:mm、日付は文字ではなく日付として入力してください。そうしないとグレーのセルは空欄のままです。

作業時間の計算式は日付をまたいでも正しく計算します。22:00から02:00までの夜勤は、マイナスではなく4.00時間になります。停止時間は数日にわたることがあるため、日付と時刻の両方を使い、再稼働が停止より後の場合にだけ計算されます。

説明用の数値による例：技術者が08:30から11:00まで時間単価40で作業すると、2.50時間、作業費100.00になります。軸受2個（各35.00）とシール1個（12.50）で部品費は82.50、作業指示の合計費用は182.50です。

• 時間 =（終了 − 開始）× 24、日付をまたいでも計算
• 作業費 = 時間 × 時間単価
• 金額 = 数量 × 単価
• 停止時間（時間）=（再稼働日時 − 停止日時）× 24
• 合計費用 = 作業費 + 部品費
• 完了までの日数（台帳）= 完了日 − 依頼日
• 完了までの平均日数 = 台帳で計算された日数の平均

上手な記入のしかた：後で役に立つ作業指示書の細部

作業指示書は、書かれる回数よりはるかに多く読まれます。同じ機械を次に担当する技術者、計画担当者、翌年の予算を作る人が読みます。いくつかの習慣で、情報を伝える用紙になるか、誰かがそこにいたことを示すだけの用紙になるかが分かれます。

• すべての作業指示に番号を付け、番号は再利用しない。取り消した作業指示も番号を残し、ステータスを取消にする。
• 不具合は報告されたとおりに書き、原因は判明したとおりに書く。「ポンプの異音」は症状で、「軸受の摩耗、給脂不足」が原因。
• 名前だけでなく資産コードを使う。どちらも「コンプレッサー」と呼ばれる2台の機械は、履歴が混ざる典型的な原因です。
• 作業時間と停止時間を分ける。作業時間は人の手間のコスト、停止時間は生産が機械を失っていた時間です。2時間の修理の前に、部品待ちの6時間があることもあります。
• 「ベルト」だけでなく部品番号を書く。番号がないと、同じ部品を再発注することも、毎月交換されていることに気づくこともできません。
• 安全ブロックは作業の最後ではなく、作業を始める前に記入する。ロックアウトが必要なら、誰かが機械に触れる前に行います。
• 完了した作業指示は当日のうちに台帳へ転記する。月末にまとめて記入した台帳には、必ず抜けがあります。

Excelの作業指示書が限界を迎えるとき

小さなチームなら、作業ごとにシートを1枚コピーし、台帳を最新に保つやり方で十分に回り、ファイルはそのままでも役に立ち続けます。限界はチームが大きくなると見えてきます。複数の技術者が同時にコピーに記入する、複数の拠点がある、資産ごとの履歴を見るのに何十ものファイルを開く必要がある、期日を誰も知らせてくれない、技術者がスマートフォンで作業指示を見たい、監査で誰がいつ何を変えたかを問われる、といった場面です。

FreeMaintは、同じ作業指示を中心に作られたフリーミアムのCMMSです。無料のCoreプラン（$0）では、作業指示に自動で番号が付き、通知とともに割り当てられ、タスク、作業時間、在庫から引き当てた部品、追加費用、写真、コメントを持ち、すべてのステータス変更を誰がいつ行ったかとともに記録する「履歴」タブがあります。作業指示の「機械の停止」タブに記録した停止は資産側にも表示されます。技術者はモバイルアプリから作業します。

Starter（1社あたり月額$29、定額）では、完全なPDFエクスポートとロックアウト台帳が加わります。Business（$99）では電子署名が加わります。料金がユーザー単位になることはありません。過去の作業を打ち直す必要もありません。作業指示は、FreeMaintのインポート用テンプレートを使い、ExcelからCSVとして保存したファイルで、すべてのプランでインポートできます。