Jejaki penemuan kecacatan sehingga ditutup

Apabila sesuatu titik pemeriksaan gagal, kegagalan itu ialah penemuan: ada masalah pada aset tertentu, dan seseorang perlu membetulkannya serta membuktikan ia telah dibetulkan. Tab Penemuan kecacatan mengumpulkan semua titik pemeriksaan yang gagal daripada semua pemeriksaan dalam satu senarai, supaya tiada apa yang hilang di dalam satu laporan pemeriksaan.

Di mana untuk mencarinya

Buka Pemeriksaan dan pilih tab «Penemuan kecacatan». Senarai memaparkan semua titik pemeriksaan yang kini direkodkan sebagai gagal, terbaharu dahulu. Membaca daftar ini tersedia pada semua pelan.

Lima status

Status sesuatu penemuan disimpulkan secara automatik daripada perintah kerja pembetulan yang dipautkan — anda tidak perlu menyelaraskan kedua-duanya secara manual. Hanya pengesahan akhir direkodkan oleh seseorang.

Mencipta perintah kerja daripada penemuan

Jika penemuan belum mempunyai perintah kerja, klik «Cipta perintah kerja». FreeMaint mencipta perintah kerja pembetulan yang telah diisi dengan aset, lokasi dan titik pemeriksaan yang gagal, lalu memautkannya kepada penemuan. Mengklik dua kali tidak pernah menghasilkan pendua. Jika templat anda sudah mencipta perintah kerja secara automatik apabila gagal, penemuan tiba di sini dengan pautan sedia ada.

Mengesahkan pembetulan

Setelah pembaikan selesai, kembali ke penemuan dan klik «Sahkan & tutup». Sahkan bahawa anda telah memeriksa di tapak bahawa masalah itu benar-benar hilang. Langkah ini sengaja diasingkan daripada menyelesaikan perintah kerja: perintah kerja yang selesai membuktikan kerja telah dilakukan, bukan bahawa kecacatan telah dibetulkan. ISO 9001 dan ISO 45001 kedua-duanya menuntut pengesahan ini, dan ia direkodkan atas nama anda. Jika kecacatan berulang, buka semula penemuan tersebut.

Penemuan berulang

Apabila titik pemeriksaan yang sama gagal semula pada aset yang sama dalam tempoh kemudian, kegagalan baharu itu direkodkan sebagai penemuan tersendiri dan kedua-duanya ditanda «Berulang». Dua penemuan terbuka bagi titik pemeriksaan yang sama ialah isyarat, bukan pendua: bermakna masalah dilihat dua kali dan masih belum selesai. Gunakan penapis «Penemuan berulang sahaja» untuk mengesan masalah kronik yang wajar dibetulkan secara mendalam.

Mengecilkan senarai

• Cari mengikut titik pemeriksaan, aset atau templat
• Tapis mengikut status untuk melihat yang masih terbuka sahaja
• Tapis mengikut tahap keterukan — lalai mengambil tahap risiko yang ditetapkan pada titik pemeriksaan
• Papar penemuan berulang sahaja

Menjalankan analisis punca utama pada penemuan

Apabila sesuatu kecacatan memerlukan lebih daripada pembaikan — ia berulang, atau menunjukkan masalah proses — tekan Analisis pada penemuan itu. FreeMaint membuka rekod penyelesaian masalah, PDCA secara lalai dan boleh ditukar kepada 5 Why, Ishikawa, A3 atau DMAIC, yang sudah dipautkan kepada penemuan tersebut. Dengan itu analisis, tindakan pembetulannya dan pengesahan keberkesanannya berada dalam daftar Penambahbaikan berterusan bersama yang lain, bukan dalam hamparan berasingan. Menekan Analisis sekali lagi sentiasa membuka rekod yang sama; ia tidak pernah mencipta yang kedua. Membuka analisis memerlukan pelan Enterprise; membaca analisis sedia ada tidak pernah memerlukannya.

1. Buka Pemeriksaan dan pergi ke tab Penemuan.
2. Tekan Analisis pada baris yang hendak disiasat.
3. Lengkapkan langkah kaedah tersebut, kemudian tambah tindakan pembetulan dengan pemilik dan tarikh akhir.
4. Setelah tindakan selesai, catatkan sama ada ia berkesan — inilah yang menutup gelung untuk tujuan audit.

Satu laporan untuk keseluruhan kecacatan

Pada mana-mana penemuan, «Laporan kecacatan penuh (PDF)» menghasilkan satu dokumen merangkumi seluruh sejarah: pemeriksaan tempat kecacatan ditemui, penemuan itu sendiri berserta foto buktinya, perintah kerja pembetulan dan segala yang berlaku padanya, analisis punca berserta tindakan pembetulan dan pengesahan keberkesanannya, dan akhirnya siapa yang mengesahkan pembetulan serta bila. Inilah yang diminta juruaudit ISO 9001, menggantikan tujuh skrin dan tiga eksport. Bahagian yang anda tidak guna hanya ditinggalkan.

Kad atau jadual

Daftar menawarkan dua susun atur dan mengingati pilihan anda. Kad memaparkan setiap penemuan sepenuhnya. Jadual memaparkan satu baris bagi setiap penemuan — nombor, tarikh, pemeriksaan, aset, lokasi, perintah kerja, analisis, status dan tindakan — lebih pantas semasa menyemak banyak kecacatan sekali gus. Rujukan perintah kerja dan analisis boleh diklik pada kedua-duanya.

Mewajibkan kerja pembetulan selesai dahulu

Secara lalai, penemuan boleh disahkan dan ditutup walaupun perintah kerja pembetulannya masih terbuka, kerana membaiki di tempat kejadian dan menyiapkan dokumen kemudian ialah cara kerja yang sebenar. Jika sistem kualiti anda tidak membenarkannya, pentadbir boleh menghidupkan salah satu atau kedua-dua prasyarat di Tetapan syarikat → Sistem: perintah kerja pembetulan mesti selesai, dan rekod penyelesaian masalah mesti selesai. Apabila prasyarat tidak dipenuhi, butang «Sahkan dan tutup» dilumpuhkan dan menyatakan rekod mana yang menghalang. Penemuan tanpa perintah kerja dan tanpa analisis tidak pernah terjejas.