Acompanhar não conformidades até o encerramento

Quando um ponto de verificação da inspeção reprova, essa reprovação é uma não conformidade: algo está errado em um ativo específico e alguém precisa corrigir e comprovar que foi corrigido. A aba Não conformidades reúne todos os pontos de verificação reprovados de todas as inspeções em uma única lista, para que nada se perca dentro de um relatório de inspeção.

Onde encontrar

Abra Inspeções e escolha a aba «Não conformidades». A lista mostra todos os pontos de verificação atualmente registrados como reprovados, do mais recente para o mais antigo. Consultar o registro está disponível em todos os planos.

Os cinco status

O status de uma não conformidade é deduzido automaticamente da ordem de serviço corretiva vinculada — você nunca precisa sincronizar as duas manualmente. Apenas a verificação final é registrada por uma pessoa.

Abrir uma ordem de serviço a partir de uma não conformidade

Se uma não conformidade ainda não tiver ordem de serviço, clique em «Criar ordem de serviço». O FreeMaint cria uma ordem corretiva pré-preenchida com o ativo, o local e o ponto de verificação reprovado, e a vincula à não conformidade. Clicar duas vezes nunca cria duplicata. Se o seu modelo já cria ordens de serviço automaticamente em caso de reprovação, as não conformidades chegam aqui já vinculadas.

Verificar uma correção

Concluído o reparo, volte à não conformidade e clique em «Verificar e encerrar». Confirme que você verificou em campo que o problema realmente sumiu. Esta etapa é deliberadamente separada do encerramento da ordem de serviço: uma ordem concluída prova que houve trabalho, não que o defeito foi corrigido. A ISO 9001 e a ISO 45001 exigem essa verificação, e ela fica registrada em seu nome. Se o defeito voltar, reabra a não conformidade.

Não conformidades recorrentes

Quando o mesmo ponto de verificação reprova novamente no mesmo ativo em um período posterior, essa nova reprovação é registrada como uma não conformidade própria e as duas são marcadas como «Recorrente». Duas não conformidades abertas para o mesmo ponto de verificação são um sinal, não uma duplicata: significam que o problema foi visto duas vezes e continua sem solução. Use o filtro «Somente recorrentes» para identificar problemas crônicos que merecem uma solução de fundo.

Refinar a lista

• Pesquisar por ponto de verificação, ativo ou modelo
• Filtrar por status para ver só o que continua aberto
• Filtrar por gravidade, que por padrão assume o nível de risco definido no ponto de verificação
• Mostrar apenas as não conformidades recorrentes

Fazer uma análise de causa raiz sobre uma não conformidade

Quando um defeito merece mais do que um reparo — ele volta sempre, ou aponta para um problema de processo — toque em Análise na não conformidade. O FreeMaint abre um registro de solução de problemas, PDCA por padrão e conversível em 5 Porquês, Ishikawa, A3 ou DMAIC, já vinculado àquela não conformidade. A análise, suas ações corretivas e a verificação de eficácia passam a ficar no registro de Melhoria contínua junto com todo o resto, em vez de numa planilha à parte. Tocar em Análise de novo reabre sempre o mesmo registro; nunca cria um segundo. Abrir uma análise exige o plano Enterprise; ler uma que você já tem, nunca.

1. Abra Inspeções e vá até a aba Não conformidades.
2. Toque em Análise na linha que quer investigar.
3. Percorra as etapas do método e acrescente ações corretivas com responsável e prazo.
4. Concluídas as ações, registre se foram eficazes — é isso que fecha o ciclo para uma auditoria.

Um único relatório para todo o defeito

Em qualquer constatação, «Relatório completo do defeito (PDF)» gera um documento único com todo o histórico: a inspeção em que o defeito foi detectado, a constatação com sua foto, a ordem de serviço corretiva e tudo o que aconteceu nela, a análise de causa raiz com suas ações corretivas e a verificação de eficácia e, por fim, quem verificou a correção e quando. É o que um auditor ISO 9001 pede e substitui abrir sete telas e exportar três arquivos. As seções que você não usa são simplesmente omitidas.

Cartões ou tabela

O registro oferece duas apresentações e memoriza sua escolha. Os cartões mostram cada constatação por inteiro. A tabela mostra uma linha por constatação — número, data, inspeção, ativo, local, ordem de serviço, análise, status e ações — mais rápida quando você revisa muitos defeitos de uma vez. As referências de ordem de serviço e de análise são clicáveis em ambas.

Exigir primeiro a conclusão do trabalho corretivo

Por padrão, uma constatação pode ser verificada e encerrada mesmo com a ordem de serviço corretiva ainda aberta, porque consertar na hora e cuidar da papelada depois é um jeito real de trabalhar. Se o seu sistema da qualidade não permitir isso, um administrador pode ativar um ou ambos os pré-requisitos em Configurações da empresa → Sistema: ordem de serviço corretiva concluída e registro de solução de problemas resolvido. Quando um pré-requisito não é atendido, o botão «Verificar e encerrar» fica desabilitado e indica qual registro está bloqueando. Constatações sem ordem de serviço nem análise nunca são afetadas.