Inspeções: início rápido

O módulo de Inspeções substitui os checklists em papel por um fluxo nativo do CMMS. Cada modelo descreve os pontos de verificação que você quer checar mensalmente, e cada execução é uma cópia preenchida desse modelo para um par (ativo, mês). A grade anual mostra 12 meses de resultados de uma só vez.

Como tudo se encaixa

Modelos → Itens → Execuções → Células. Um modelo é o formulário. Um item é uma linha do formulário (por exemplo, "Temperatura do motor / carcaça ≤ 40°C"). Os itens podem ser agrupados em seções (MECÂNICA, ELÉTRICA, HIDRÁULICA etc.). Uma execução é uma rodada mensal para um conjunto (modelo, ativo, ano, mês). Uma célula é o resultado final de um par (execução, item) — qual código, qual valor, quais observações.

Crie seu primeiro modelo

1. Acesse /inspections/templates e clique em "Novo modelo". Dê um nome a ele (ex.: "Verificação mensal do compressor") e, se quiser, um número de documento e uma revisão (campos de documento controlado da ISO 9001).
2. Opcionalmente, defina um Setor responsável — a equipe funcional responsável por este formulário. As inspeções geradas o herdam como equipe atribuída e o setor é impresso no PDF.
3. Opcionalmente, escolha uma Categoria para agrupar este modelo na página de Inspeções — por exemplo, uma categoria "Checklist de ar-condicionado" com os seus formulários "Mensal" e "Semanal". Gerencie as categorias em Configurações da empresa → Categorias (Inspeção).
4. Adicione seções pelo construtor se quiser agrupar os itens — grupos típicos são MECÂNICA, ELÉTRICA, LUBRIFICAÇÃO, SEGURANÇA. As seções são opcionais; os itens também podem ficar "sem seção".
5. Em cada seção, clique em "Adicionar item" e defina um ponto de verificação: um nome de peça e a descrição da verificação.
6. Configure os códigos de ação em "Editar códigos de ação". Um novo modelo começa com P = Conforme, F = Falha e N = N/A; substitua-os pela sua própria legenda, se preferir — por exemplo P = Verificar, R = Substituir, A = Ajustar, C = Limpar, T = Completar nível — usando quaisquer códigos de 1 a 3 letras.
7. Salve o modelo. Ele fica disponível para novas execuções.

Duplicar uma seção

Para criar várias seções parecidas (uma por motor, por exemplo), clique em “Duplicar seção” (o ícone de cópia) no cabeçalho de uma seção: a cópia, com todos os seus pontos, aparece logo abaixo. Renomeie-a e escolha o equipamento com o lápis.

Ou comece a partir de um rascunho de IA

Na página Novo modelo, abra "Gerar com IA" e descreva o checklist — por exemplo, "Inspeção preventiva semanal de uma sala de compressores: segurança, organização e limpeza, painéis elétricos, ventilação, vazamentos, sinalização e 6S". O FreeMee propõe seções e pontos de verificação (aprovado/reprovado, leitura numérica ou texto) e preenche o nome e a descrição, que você ainda pode editar. Os limites numéricos só são preenchidos quando sua descrição os informa; leituras sem limites são sinalizadas para que você os defina no editor. Clique em "Criar com este checklist" para criar o modelo com todos os pontos de verificação de uma vez e depois ajuste-o no editor. Cada geração custa 3 créditos de IA, somente quando um rascunho utilizável é retornado.

Mostre o ponto a verificar com uma foto de referência

No editor de modelos, cada ponto de verificação tem um botão "Adicionar uma foto de referência". A foto aparece então ao lado do ponto de verificação quando a inspeção é preenchida, na web e no aplicativo móvel, para que quem faz a ronda veja exatamente qual ponto observar. Clique na miniatura para ampliá-la; o pequeno X a remove. Um modelo duplicado mantém suas fotos de referência. Essa foto pertence ao modelo — o operador continua tirando as próprias fotos durante a ronda. A foto também é impressa em miniatura ao lado do ponto de verificação no PDF da inspeção, no da Ordem de Serviço e no formulário em branco. O aplicativo móvel guarda uma cópia no celular assim que baixa a inspeção, então a foto continua visível durante uma ronda sem sinal. Você pode adicionar até 3 fotos por ponto — por exemplo, onde fica o ponto, o estado correto e um estado com defeito. A primeira aparece ao lado do ponto; tocar nela abre todas.

Verificar alguns pontos com menos frequência que a ronda

Uma ronda muitas vezes mistura pontos verificados sempre e pontos verificados todo mês ou todo ano. Ao adicionar ou editar um ponto, escolha "Com que frequência este ponto é verificado?": "Em toda inspeção" (padrão), ou uma frequência de toda semana a cada 2 anos — só aparecem as menos frequentes que a ronda. Quando uma inspeção é criada, um ponto preenchido recentemente no mesmo equipamento ou local não está previsto: ele fica recolhido em "Não previsto desta vez" no fim da seção, não é obrigatório e não conta no progresso, mas ainda pode ser preenchido. Um ponto cuja última resposta foi uma falha continua previsto. A grade anual mostra "—" num período em que o ponto não estava previsto, e o formulário em branco imprime a frequência de cada ponto. Uma mudança de frequência vale para as inspeções criadas depois. Disponível no plano Business.

Adicionar o plano da ronda

No editor de modelos, o card "Plano a seguir" aceita até 6 fotos — o mapa do circuito, uma visão geral da linha. Elas aparecem no topo de cada inspeção deste modelo, na web e no app (o celular guarda uma cópia para rondas sem sinal), e são impressas acima da lista no formulário em branco. Assim como as fotos dos pontos, pertencem ao modelo, e um modelo duplicado as mantém.

Adicionar uma nota de segurança a um ponto de verificação

Ao adicionar ou editar um ponto de verificação ("Adicionar item", ou o lápis "Editar item"), preencha o campo opcional "Nota de segurança" — por exemplo, "Não mexa no visor de nível enquanto a caldeira estiver sob pressão". O técnico a vê logo abaixo do ponto de verificação, acima da resposta, na web e no aplicativo móvel, e ela é impressa abaixo do ponto de verificação no PDF da inspeção e no da Ordem de Serviço. Esvazie o campo para remover a nota. Um modelo duplicado mantém suas notas de segurança.

Opcional: criar automaticamente uma Ordem de Serviço corretiva em caso de FAIL

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Quando vários itens falham na mesma inspeção, a nova configuração «Quando vários itens falham» controla o resultado: manter uma OS por inspeção (com todos os itens reprovados listados) ou criar uma OS por item reprovado, cada uma atribuível e encerrável de forma independente.

Executar uma inspeção

A partir de um modelo, clique em "Executar inspeção", escolha um ativo e um mês: a inspeção abre na hora — já iniciada — para você preenchê-la. Para lançar o mesmo modelo em vários ativos de uma vez, use "Agendar para vários ativos". Toda inspeção agendada ou em andamento aparece na aba "Inspeções a fazer" na página de Inspeções, então nenhuma inspeção criada se perde — abra uma ali para iniciá-la ou continuá-la. A visão de Calendário também mostra as inspeções agendadas em roxo; arraste qualquer inspeção ainda no status SCHEDULED para reagendá-la.

Preencher uma execução

Abra uma inspeção pela aba "Inspeções a fazer" (ou logo após "Executar inspeção") e clique em cada item para inserir o resultado. Escolha um código de ação da legenda do seu modelo, opcionalmente insira um valor numérico (a verificação de limite deriva OK/FAIL automaticamente se você definiu mín/máx), adicione notas, anexe uma foto e salve. O status muda para IN_PROGRESS automaticamente. Quando todos os itens obrigatórios estiverem preenchidos, clique em "Concluir" — a inspeção é bloqueada e (opcionalmente) captura uma URL de assinatura para auditoria.

Exportar em PDF

Toda execução tem um botão "Baixar PDF" que gera um relatório A4 em retrato (cabeçalho + grade por seções + legenda dos códigos de ação + linha de assinatura) no idioma da sua interface. A página da grade anual tem o próprio botão "Baixar PDF anual" para a matriz de 12 meses em A4 paisagem — verde para OK, vermelho para FAIL, âmbar para PENDING. Cada modelo também pode ser impresso em branco, para ser preenchido à mão (veja a próxima seção).

Imprimir um formulário em branco para preencher à mão

Na página de um modelo, clique em "Imprimir formulário em branco" para baixar um PDF da lista de verificação, pronto para imprimir e preencher à mão — por exemplo, o controle semanal de uma caldeira afixado ao lado da máquina. A folha traz o nome do modelo, o número do documento, a revisão e a frequência, com linhas em branco para o ativo ou a localização, a data e o inspetor. Cada ponto de verificação é impresso com sua foto de referência e sua nota de segurança, e com uma caixa de resposta adequada ao seu tipo: uma caixa por código de ação, caixas Conforme / Falha ou Sim / Não, uma linha com a unidade e a faixa aceita para uma leitura, uma caixa por opção para uma múltipla escolha. Se o modelo estiver agendado, vem em seguida um registro com uma linha por período — uma linha por semana para um controle semanal — e colunas para a data, a assinatura e os comentários; nenhum ano é impresso, então a mesma folha pode ser reutilizada. Linhas de assinatura fecham a página. O botão está disponível para todos que podem ver as inspeções, em todos os planos.

Excluir um modelo

Para remover um modelo que você não usa mais, abra o cartão do modelo (ou a página de detalhe dele), clique no menu ⋯ e escolha Excluir. A etapa de confirmação mostra quantas seções, itens e execuções agendadas serão removidos — leia com atenção, porque a exclusão é permanente e se propaga em cascata para todas as células preenchidas. Excluir exige a permissão inspections:template_write (concedida por padrão a administradores e gestores).

Dicas

• Comece pequeno: defina UM modelo para o seu ativo mais crítico e use-o por um mês antes de ampliar.
• O campo de texto livre "Criticidade" do modelo define a prioridade das ordens de serviço corretivas que ele gera: Alta por padrão, Média quando o campo contém a palavra em inglês "low" (por exemplo "Low"). Qualquer outro valor, como uma pontuação, mantém Alta.
• A grade anual é a sua trilha de auditoria. Imprima-a uma vez por ano para as auditorias ISO 9001.
• Os clientes podem criar modelos diferentes para famílias de ativos diferentes (compressores, esteiras, painéis elétricos) e ainda vê-los lado a lado no Calendário unificado.

Preencher uma inspeção (salvamento automático)

Abra uma execução e toque em um código em cada item — sua escolha é salva automaticamente, por isso não há botão de salvar por item. Uma pequena marca aparece quando uma célula é salva. Você também pode tocar em «Salvar tudo» ou simplesmente «Concluir» (que salva primeiro as alterações pendentes). Anexe uma foto a qualquer item com o botão da câmera: ela aparece como miniatura, abre em tela cheia ao tocar e é incluída no PDF.

Resultados com código de cor (Conforme / Não conforme)

Em «Editar códigos de ação», marque cada código como Conforme, Não conforme ou Neutro. Os códigos Conforme ficam verdes e os Não conforme ficam vermelhos — tanto na tela de preenchimento quanto na grade anual. Um resultado Não conforme marca o item como falho, sendo por isso também o que dispara a ordem de serviço corretiva automática quando essa opção está ativada. Os códigos deixados em Neutro (por exemplo «N/A») nunca reprovam um item.

Rondas e tabela anual

Quando um modelo cobre vários ativos, «Inspeções a fazer» mostra uma linha por inspeção em vez de uma por ativo, com uma barra de progresso sobre seus ativos. Abra a linha para ver a lista de ativos e iniciar qualquer um; o botão «Agrupar por inspeção» volta à lista simples. Na aba Modelos, o botão Tabela troca os cartões por uma tabela de todos os modelos com as colunas de agendamento e uma faixa de janeiro a dezembro mostrando o que realmente rodou em cada mês do ano escolhido.

Inspeções concluídas com atraso

Uma inspeção concluída depois do vencimento mostra “Concluída com atraso” e quantos dias de atraso, na lista e na inspeção. Uma inspeção atrasada sempre pode ser preenchida e concluída.

Perguntar somente quando importa

Um ponto de verificação pode aparecer somente se um anterior tiver determinada resposta: «descreva o vazamento» só se «vazando?» for Sim. No editor de modelos, escolha o ponto que comanda em «Perguntar somente quando…» e marque as respostas que o revelam. Só pontos com um conjunto fixo de respostas podem comandar outro (conforme/não conforme, sim/não, código de ação, múltipla escolha); um número ou texto livre não. Um ponto oculto não é perguntado, não impede a conclusão mesmo sendo obrigatório ou exigindo foto, e nunca gera ordem de serviço corretiva. Uma resposta já registrada é mantida e continua saindo no relatório.

Ver quando foram realizadas

Cada inspeção também aparece no Calendário (/calendar). Uma inspeção ainda pendente fica na data agendada; depois de concluída, passa para a data em que foi realmente realizada, em cinza e riscada — é essa a data que um registro anual precisa mostrar. Use o filtro de origem para ver apenas inspeções.

Descartar uma inspeção iniciada por engano

Iniciou a inspeção errada? Abra-a e clique em “Descartar” (no celular: ⋮ e depois Descartar); o motivo é opcional. Podem fazer isso quem a iniciou, os responsáveis atribuídos, a equipe dela ou quem tiver permissão para excluir execuções de inspeção. Uma verificação de uso, ou uma inspeção manual que você mesmo criou e iniciou, é excluída; qualquer outra inspeção volta para Agendada com o mesmo prazo, e respostas, notas e fotos são apagadas. O estoque consumido volta ao almoxarifado, as leituras de medidor registradas são mantidas e a ação fica registrada no log de auditoria. Uma inspeção concluída ou assinada não pode ser descartada.

Alterar o tipo de resposta de um ponto de verificação

Você pode alterar o “Tipo de resposta” de um ponto de verificação (por exemplo de “Códigos de ação” para “Sim / Não”) mesmo que ele já tenha respostas. O editor mostra antes quantas ele tem: essas respostas continuam exatamente como foram dadas e mantêm o resultado, e um código antigo aparece com o significado da legenda, por exemplo “C — Conforme”. Só as novas respostas usam o novo tipo.

Selecionar várias inspeções de uma vez

Em « Inspeções a fazer », cada rodada tem sua própria caixa: ela seleciona todas as inspeções da rodada para as ações em massa (atribuir, iniciar, verificar, excluir). Excluir exige a permissão de excluir inspeções, e uma inspeção agendada volta no próximo ciclo.