Fluxo de aprovação

O fluxo de aprovação garante que as solicitações sejam devidamente revisadas antes da alocação de recursos.

Quem pode aprovar

• Administrador — autoridade total
• Gerente — dentro do seu escopo
• Supervisor — para as suas equipes

Motor de fluxo configurável

O FreeMaint suporta fluxos de aprovação por empresa. Vá em Configurações da empresa → Fluxos e adicione etapas para Solicitações com diferentes tipos de aprovador.

Tipos de aprovador

• ROLE — qualquer usuário com a função indicada
• USER — um usuário específico
• CREATOR — o solicitante original
• ASSIGNEE — o usuário atribuído
• TEAM_LEADER — líder da equipe do ativo vinculado
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — o gestor da localização/seção do solicitante
• TARGET_LOCATION_MANAGER — o gestor da localização/seção da solicitação
• REQUEST_SECTION_MANAGER — o responsável (líder) da Seção responsável (Equipe) da solicitação

Campos obrigatórios por etapa

Cada etapa pode exigir campos como descrição, ativo, localização, categoria, fotos ou qualquer campo personalizado (custom:<nome>) antes de permitir a transição. Para concluir uma ordem de serviço você também pode exigir uma leitura do horímetro/medidor, útil para manutenção baseada em horas de operação ou quilometragem.

Rejeitar uma solicitação

Uma solicitação só pode ser rejeitada enquanto estiver Pendente ou Em análise. Depois de aprovada, a solicitação se torna automaticamente uma ordem de serviço e não pode mais ser rejeitada — cancele a ordem de serviço resultante. Se o botão Rejeitar não aparecer, a solicitação já passou da etapa de análise.

Predefinições rápidas

Em vez de criar as etapas manualmente, abra Configurações da empresa → Fluxos de trabalho, escolha a aba Solicitação e aplique uma predefinição rápida: «Aprovação do gerente antes da ordem de serviço» para um único nível, ou «Aprovação de solicitações em dois níveis» para uma revisão do departamento seguida da aprovação do responsável pelas instalações. Cada predefinição cria etapas editáveis que você pode reatribuir aos seus papéis exatos.

Roteamento por seção responsável

A aprovação pode seguir o local do trabalho (Localização) ou o responsável (Seção). Para a responsabilidade organizacional — Edifício, Elétrica, Oficina, etc. — modele cada seção como uma Equipe e defina seu líder como responsável de seção. Ative o campo «Seção responsável» no seu formulário de solicitação e depois adicione uma etapa de fluxo de trabalho de Solicitação com o aprovador «Responsável de seção (líder de equipe)». A solicitação é então roteada apenas para o responsável da seção escolhida pelo solicitante, independentemente da localização — uma localização pode abrigar trabalhos de várias seções. Para organizações cuja responsabilidade é realmente ligada à localização, o aprovador «Responsável da localização de destino» roteia por Localização.

Roteamento por categoria

Uma categoria de solicitação pode ter uma Seção responsável padrão (Configurações da empresa > Categorias, «Seção responsável padrão das solicitações»). Uma nova solicitação aberta com essa categoria e sem seção própria é enviada a essa equipe assim que é criada: o líder dela é avisado e os membros da equipe cuja função é limitada aos dados da própria equipe passam a vê-la. É ideal para um QR code geral: o solicitante escolhe «TI» ou «Hidráulica» e o departamento certo a recebe. Uma seção escolhida no formulário sempre prevalece, as observações nunca são roteadas e alterar a categoria depois não volta a rotear a solicitação. Por padrão, apenas o responsável é avisado. Para avisar também cada membro da seção, marque «Membros da seção» na linha «Solicitação Criada» em Configurações da empresa > Notificações > «Configuração avançada de notificações»; os membros cuja função não permite abrir a solicitação não são avisados.

Filtrar por seção responsável

A lista de solicitações pode ser restringida a uma ou várias seções responsáveis. Abra a barra de filtros e escolha as seções sob sua responsabilidade — o filtro é de seleção múltipla, então «elétrica ou mecânica» é uma única pergunta, não duas. Ele se combina com todos os outros filtros e nunca amplia o que você pode ver: se a sua função está limitada às suas equipes, pedir uma seção fora desse escopo não devolve nada, em vez das solicitações de outros. O filtro só aparece quando a sua empresa tem pelo menos uma equipe ativa.

Roteamento por tipo de solicitação (melhoria vs reparo)

No plano Business, cada etapa do workflow de Solicitações pode ser limitada a determinados tipos de solicitação. Abra Configurações da empresa → Workflows → Solicitações, expanda uma etapa e marque os tipos em "Aplica-se aos tipos de solicitação". Configuração típica: uma etapa "Aprovação de melhorias" limitada ao tipo Melhoria, roteada para o Gestor da localização alvo — o gestor de produção da zona, definido em cada localização pelo campo "Manager / chefe de departamento" — mais uma etapa "Aprovação de reparos" para os demais tipos, roteada para o papel de gestor de manutenção. Cada solicitação segue assim apenas a cadeia de aprovação do seu próprio tipo; uma etapa sem tipos marcados continua se aplicando a todas as solicitações. O preset de um clique "Roteamento por tipo de solicitação (melhoria vs reparo)" configura tudo para você.

Aprovar automaticamente as solicitações de emergência

Abra Configurações da empresa → Fluxos de trabalho → Solicitações e ative «Aprovar automaticamente as solicitações de emergência». Quando ativado, qualquer solicitação marcada como Emergência ignora o fluxo de aprovação e uma ordem de serviço é criada imediatamente. Quando desativado (padrão), as solicitações de emergência seguem o roteamento de aprovação normal. Cada aprovação automática é registrada no histórico da solicitação para rastreabilidade.

Ver quem aprovou ou rejeitou

Depois que uma solicitação é aprovada ou rejeitada, um aviso no topo mostra quem tomou a decisão, quando e o motivo da rejeição. Isso ajuda quando vários gerentes ou planejadores de manutenção podem analisar as solicitações. A mesma informação aparece no PDF da solicitação e na aba Atividade.