Motor de Workflow Configurável

FreeMaint inclui um potente mecanismo de fluxo de trabalho configurável que permite definir como ordens de serviço, solicitações de intervenção e ordens de compra fluem pela sua organização. Crie processos de aprovação personalizados, exija campos específicos antes de transições e automatize notificações - tudo sem codificação.

Acessando Workflows

Navegue para Configurações da Empresa > Workflows. Selecione o tipo de entidade (Ordens de serviço, Solicitações, Ordens de compra, Requisições de compra, Permissões de trabalho) para configurar seu workflow.

Evidência fotográfica na conclusão

Quando uma etapa em Concluída, Validada ou Fechada exige “Evidência fotográfica”, só conta uma foto do trabalho terminado: uma foto “Depois” ou qualquer foto adicionada depois que a ordem foi iniciada. As fotos copiadas da solicitação são fotos “Antes” e não contam: o botão fica disponível para quem pode concluir ou validar a ordem, e a janela dele pede a foto “Depois” que falta, que pode ser tirada ali mesmo. Nos outros status, qualquer arquivo continua contando.

Modo Simples vs Visual

Use Modo Simples para fluxos de trabalho simples com acionadores e aprovadores básicos. Mude para Visual Builder para processos complexos com múltiplas etapas com condições de ramificação usando diagramas de fluxo de arrastar e soltar.

Configurando um Workflow

1. Selecione o status de acionamento (ex.: quando a OS passa para CONCLUÍDA)
2. Defina campos obrigatórios (resumo do trabalho, fotos, peças usadas, leitura do horímetro/medidor, etc.). Uma leitura obrigatória só se aplica aos ativos que têm horímetro ou medidor.
3. Escolha tipo de aprovador: ROLE (ex: Gerente), USER ou CREATOR
4. Configure notificações (alertas de email em aprovação/rejeição)
5. Defina o próximo status na aprovação (ex: passar para VALIDADO)
6. Seus campos personalizados também podem ser exigidos — aparecem na mesma lista e a transição fica bloqueada enquanto estiverem vazios
7. Também é possível exigir o preço das peças: bloquear a transição enquanto uma peça não tiver preço de venda ou for vendida abaixo do custo (Business)
8. Limitar uma etapa à origem do trabalho (Business): defina «Aplica-se a» como «Ordens de serviço criadas a partir de uma solicitação» ou «Ordens de serviço internas». As etapas no mesmo status são TODAS exigidas, então é assim que se dá a cada origem o seu aprovador. Se seus técnicos relatam suas constatações por meio de solicitações, adicione as equipes deles em “As solicitações destas equipes contam como trabalho interno” (subequipes incluídas): essas solicitações passam a contar como trabalho interno.
9. Se escolher o tipo de aprovador Perfil ou Usuário, é preciso indicar o perfil ou a pessoa. Uma etapa que não indica perfil não é uma restrição: qualquer pessoa que já possa aprovar a ultrapassa
10. Uma etapa pode exigir campos sem indicar um aprovador: escolha “Qualquer pessoa autorizada a fazer esta alteração”. Por exemplo, uma etapa no status Em espera que exige “Motivo da espera” obriga todos a dizer por que uma ordem de serviço foi colocada em espera.
11. Adicione um segundo (ou terceiro) aprovador colocando cada um em um status DIFERENTE — por exemplo, uma liberação de qualidade em Concluída e depois um gerente em Validada — e ative "Exigir validação antes de fechar uma ordem de serviço" em Configurações da Empresa › Sistema para que ninguém pule a etapa Validada. Duas etapas no MESMO status precisam ser cumpridas ambas pela mesma pessoa. As ordens de serviço geradas pela manutenção preventiva seguem este mesmo fluxo
12. Limitar uma etapa a alguns ativos (Business): em "Somente para ativos destas categorias", escolha uma ou mais categorias de ativos. A etapa passa a valer somente para as ordens de serviço cujo ativo pertence a essas categorias; os demais ativos, e as ordens sem ativo, seguem o fluxo padrão
13. Exigir uma resposta precisa (Business): quando uma etapa exige um campo personalizado de lista ou caixa de seleção, marque em “Valores exigidos” os valores que ele deve ter — por exemplo Resultado do teste = Conforme antes da validação. Qualquer outra resposta bloqueia a etapa, e a ordem de serviço informa os valores aceitos. Para recusar um resultado, volte a ordem de serviço para Em andamento
14. Os aprovadores da etapa seguinte são notificados quando uma ordem de serviço chega ao status a partir do qual aprovam (por exemplo, o aprovador de uma etapa Validada quando a ordem está Concluída), pelos canais marcados na etapa: no app, e-mail e/ou push

Sem um workflow configurado, o sistema se comporta normalmente - todas as transições existentes continuam funcionando sem mudanças.