Fluxo de Aprovação

O fluxo de aprovação garante que os pedidos são adequadamente revistos antes de serem afetados recursos.

Quem Pode Aprovar

• Administrador — Autoridade total
• Gestor — No seu âmbito
• Supervisor — Para as suas equipas

Motor de fluxo configurável

O FreeMaint suporta fluxos de aprovação por empresa. Vá a Definições da empresa → Fluxos e adicione passos para Pedidos com diferentes tipos de aprovador.

Tipos de aprovador

• ROLE — qualquer utilizador com o papel indicado
• USER — um utilizador específico
• CREATOR — o requerente original
• ASSIGNEE — o utilizador atribuído
• TEAM_LEADER — líder da equipa do ativo associado
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — o gestor da localização/secção do requerente
• TARGET_LOCATION_MANAGER — o gestor da localização/secção do pedido
• REQUEST_SECTION_MANAGER — o responsável (líder) da Secção responsável (Equipa) do pedido

Campos obrigatórios por passo

Cada passo pode exigir campos como descrição, ativo, localização, categoria, fotos ou qualquer campo personalizado (custom:<nome>) antes de permitir a transição. Para concluir uma ordem de trabalho também pode exigir uma leitura do medidor, útil para manutenção baseada em horímetro ou quilometragem.

Rejeitar um pedido

Um pedido só pode ser rejeitado enquanto estiver Pendente ou Em análise. Depois de aprovado, o pedido torna-se automaticamente uma ordem de trabalho e já não pode ser rejeitado — cancele antes a ordem de trabalho resultante. Se o botão Rejeitar não aparecer, o pedido já passou da fase de análise.

Predefinições rápidas

Em vez de criar os passos manualmente, abra Definições da empresa → Fluxos de trabalho, escolha o separador Pedido e aplique uma predefinição rápida: «Aprovação do gestor antes da ordem de trabalho» para um único nível, ou «Aprovação de pedidos em dois níveis» para uma revisão do departamento seguida da aprovação do responsável das instalações. Cada predefinição cria passos editáveis que pode reatribuir aos seus papéis exatos.

Encaminhamento por secção responsável

A aprovação pode seguir o local do trabalho (Localização) ou o responsável (Secção). Para a responsabilidade organizacional — Edifício, Elétrica, Oficina, etc. — modele cada secção como uma Equipa e defina o seu líder como responsável de secção. Ative o campo «Secção responsável» no seu formulário de pedido e depois adicione um passo de fluxo de trabalho de Pedido com o aprovador «Responsável de secção (líder de equipa)». O pedido é então encaminhado apenas para o responsável da secção escolhida pelo requerente, independentemente da localização — uma localização pode acolher trabalhos de várias secções. Para organizações cuja responsabilidade é realmente ligada à localização, o aprovador «Responsável da localização de destino» encaminha por Localização.

Encaminhamento por categoria

Uma categoria de pedido pode ter uma Secção responsável predefinida (Definições da empresa > Categorias, «Secção responsável predefinida dos pedidos»). Um novo pedido submetido com essa categoria e sem secção própria é enviado a essa equipa logo que é criado: o seu responsável é avisado e os membros da equipa cuja função está limitada aos dados da sua equipa veem-no. É ideal para um código QR geral: o requerente escolhe «Informática» ou «Canalização» e o departamento certo recebe-o. Uma secção escolhida no formulário prevalece sempre, as observações nunca são encaminhadas e alterar a categoria mais tarde não volta a encaminhar o pedido. Por predefinição, só o responsável é avisado. Para avisar também cada membro da secção, assinale «Membros da secção» na linha «Pedido criado» em Definições da empresa > Notificações > «Configuração avançada de notificações»; os membros cuja função não permite abrir o pedido não são avisados.

Filtrar por secção responsável

A lista de pedidos pode ser restringida a uma ou várias secções responsáveis. Abra a barra de filtros e escolha as secções à sua responsabilidade — o filtro é de seleção múltipla, por isso «elétrica ou mecânica» é uma só pergunta, não duas. Combina-se com todos os outros filtros e nunca alarga o que lhe é permitido ver: se a sua função está limitada às suas equipas, pedir uma secção fora desse âmbito não devolve nada, em vez dos pedidos de outros. O filtro só aparece quando a sua empresa tem pelo menos uma equipa ativa.

Encaminhamento por tipo de pedido (melhoria vs reparação)

No plano Business, cada passo do workflow de Pedidos pode ser limitado a certos tipos de pedido. Abra Definições da empresa → Workflows → Pedidos, expanda um passo e marque os tipos em «Aplica-se aos tipos de pedido». Configuração típica: um passo «Aprovação de melhorias» limitado ao tipo Melhoria, encaminhado para o Responsável da localização alvo — o responsável de produção da zona, definido em cada localização através do campo «Responsável / chefe de departamento» — mais um passo «Aprovação de reparações» para os outros tipos, encaminhado para a função de responsável de manutenção. Cada pedido segue assim apenas a cadeia de aprovação do seu próprio tipo; um passo sem tipos marcados continua a aplicar-se a todos os pedidos. O preset de um clique «Encaminhamento por tipo de pedido (melhoria vs reparação)» configura tudo por si.

Aprovar automaticamente os pedidos de emergência

Abra Definições da empresa → Fluxos de trabalho → Pedidos e ative «Aprovar automaticamente os pedidos de emergência». Quando ativado, qualquer pedido marcado como Emergência ignora o fluxo de aprovação e uma ordem de trabalho é criada imediatamente. Quando desativado (predefinição), os pedidos de emergência seguem o encaminhamento de aprovação normal. Cada aprovação automática é registada no histórico do pedido para rastreabilidade.

Ver quem aprovou ou rejeitou

Depois de um pedido ser aprovado ou rejeitado, um aviso no topo mostra quem tomou a decisão, quando e o motivo da rejeição. É útil quando vários gestores ou planeadores de manutenção podem analisar os pedidos. A mesma informação aparece no PDF do pedido e no separador Atividade.