Инспекции: быстрый старт

Модуль «Проверки» заменяет бумажные чек-листы рабочим процессом внутри CMMS. Каждый шаблон описывает контрольные точки, которые вы хотите проверять ежемесячно, а каждое выполнение — это одна заполненная копия шаблона для конкретной пары «актив + месяц». Годовая сетка показывает результаты за 12 месяцев одним взглядом.

Как всё связано между собой

Шаблоны → Пункты → Выполнения → Ячейки. Шаблон — это форма. Пункт — одна строка формы (например, «Температура двигателя / корпуса ≤ 40°C»). Пункты можно группировать по разделам (МЕХАНИКА, ЭЛЕКТРИКА, ГИДРАВЛИКА и т. д.). Выполнение — один ежемесячный прогон для набора (шаблон, актив, год, месяц). Ячейка — конечный результат для пары (выполнение, пункт): какой код, какое значение, какие примечания.

Создайте первый шаблон

1. Перейдите в /inspections/templates и нажмите «Новый шаблон». Дайте ему название (например, «Ежемесячная проверка компрессора») и при желании номер документа и редакцию (поля управляемого документа ISO-9001).
2. При необходимости задайте Ответственный участок — функциональную бригаду, отвечающую за эту форму. Создаваемые инспекции наследуют его как назначенную бригаду, и участок печатается в PDF.
3. При необходимости выберите Категорию, чтобы сгруппировать этот шаблон на странице инспекций — например, категорию «Чек-лист кондиционера» с формами «Ежемесячно» и «Еженедельно». Управляйте категориями в разделе Настройки компании → Категории (Инспекция).
4. Добавьте в конструкторе разделы, если хотите сгруппировать пункты, — типичные группы: MECHANICAL, ELECTRICAL, LUBRICATION, SAFETY. Разделы необязательны; пункты могут быть и «без раздела».
5. В каждом разделе нажмите «Добавить пункт» и задайте пункт проверки: название узла и описание проверки.
6. Настройте коды действий через «Изменить коды действий». Новый шаблон начинается с P = Годен, F = Не годен и N = Н/П; при желании замените их собственной легендой — например, P = проверить, R = заменить, A = отрегулировать, C = очистить, T = долить, — используя любые коды из 1–3 букв.
7. Сохраните шаблон. Он станет доступен для новых выполнений.

Дублировать раздел

Чтобы создать несколько похожих разделов (например, по одному на двигатель), нажмите «Дублировать раздел» (значок копирования) в заголовке раздела: копия со всеми пунктами появится сразу под ним. Переименуйте её и выберите оборудование карандашом.

Или начните с черновика ИИ

На странице «Новый шаблон» откройте «Создать с помощью ИИ» и опишите чек-лист — например, «Еженедельный профилактический осмотр компрессорной: безопасность, порядок и чистота, электрощиты, вентиляция, утечки, знаки и 6S». FreeMee предложит секции и контрольные точки (годно/не годно, числовое показание или текст) и заполнит название и описание, которые можно изменить. Числовые пределы заполняются только если они указаны в вашем описании; показания без пределов отмечаются, чтобы вы задали их в редакторе. Нажмите «Создать с этим чек-листом», чтобы создать шаблон сразу со всеми контрольными точками, а затем доработайте его в редакторе. Каждая генерация стоит 3 кредита ИИ и списывается только при получении пригодного черновика.

Покажите точку проверки на эталонном фото

В редакторе шаблона у каждой точки проверки есть кнопка «Добавить эталонное фото». Затем при заполнении инспекции фото отображается рядом с точкой проверки — и в веб-версии, и в мобильном приложении, — поэтому тот, кто проводит обход, точно видит, на что смотреть. Нажмите на миниатюру, чтобы увеличить её; маленький крестик удаляет фото. При дублировании шаблона эталонные фото сохраняются. Это фото относится к шаблону — исполнитель по-прежнему делает собственные снимки во время обхода. Фото также печатается миниатюрой рядом с точкой проверки в PDF инспекции, в PDF наряда и на пустом бланке. Мобильное приложение сохраняет копию на телефоне, как только загружает инспекцию, поэтому фото видно и во время обхода без связи. К пункту можно добавить до 3 фото — например, где находится точка, её исправное и неисправное состояние. Первое фото показывается рядом с пунктом; нажатие открывает все.

Проверять некоторые пункты реже, чем проводится обход

В обходе часто сочетаются пункты, проверяемые каждый раз, и пункты, проверяемые раз в месяц или раз в год. При добавлении или изменении пункта выберите «Как часто проверяется этот пункт?»: «При каждой проверке» (по умолчанию) или периодичность от еженедельной до раза в 2 года — предлагаются только варианты реже, чем обход. При создании проверки пункт, недавно заполненный на том же оборудовании или в том же месте, не требуется: он свёрнут в «В этот раз не требуется» в конце раздела, не обязателен и не учитывается в прогрессе, но его по-прежнему можно заполнить. Пункт, последний ответ по которому был неудовлетворительным, остаётся обязательным. Годовая таблица показывает «—» за период, когда пункт не требовался, а пустой бланк печатает периодичность каждого пункта. Изменение периодичности действует для проверок, созданных после него. Доступно в тарифе Business.

Добавить маршрут обхода

В редакторе шаблона карточка «Маршрут обхода» принимает до 6 фото — схему маршрута, общий вид линии. Они показываются в начале каждой проверки по этому шаблону, в веб-версии и в мобильном приложении (телефон хранит копию для обходов без связи), и печатаются над списком на пустом бланке. Как и фото пунктов, они относятся к шаблону, и копия шаблона их сохраняет.

Добавить указание по безопасности к точке проверки

При добавлении или изменении точки проверки («Добавить пункт» или карандаш «Изменить пункт») заполните необязательное поле «Указание по безопасности» — например, «Не работать со смотровым стеклом, пока котёл под давлением». Техник видит его сразу под точкой проверки, над ответом, — и в веб-версии, и в мобильном приложении, — а в PDF инспекции и в PDF наряда оно печатается под точкой проверки. Очистите поле, чтобы удалить указание. При дублировании шаблона указания по безопасности сохраняются.

Опционально: автоматический корректирующий наряд при результате FAIL

На странице шаблона включите «Автоматически создавать корректирующий наряд при FAIL». Если в будущем выполнении любая ячейка будет отмечена как FAIL, система автоматически создаст наряд-заказ с высоким приоритетом и сроком 24 часа, связанный с проверкой в обе стороны. По умолчанию переключатель выключен — включайте его, только когда команда готова к наплыву наряд-заказов. Можно также заранее выбрать исполнителя по умолчанию, чтобы новый наряд-заказ сразу попадал к нужному технику. Когда в одной проверке не проходят несколько пунктов, новая настройка «Когда не проходят несколько пунктов» определяет результат: оставить один наряд-заказ на проверку (со списком всех непройденных пунктов) или создать отдельный наряд-заказ на каждый непройденный пункт, каждый из которых можно назначать и закрывать независимо.

Запустить инспекцию

В шаблоне нажмите «Запустить инспекцию», выберите актив и месяц — инспекция сразу откроется (уже начатой), чтобы вы могли её заполнить. Чтобы запустить тот же шаблон сразу для многих активов, используйте «Запланировать для нескольких активов». Каждая запланированная или выполняемая инспекция отображается на вкладке «Инспекции к выполнению» на странице инспекций, поэтому ни одна созданная инспекция не теряется — откройте её там, чтобы начать или продолжить. В представлении «Календарь» запланированные инспекции также показаны фиолетовым; перетащите любую инспекцию в статусе SCHEDULED, чтобы перенести её.

Заполнение выполнения

Откройте инспекцию на вкладке «Инспекции к выполнению» (или сразу после «Запустить инспекцию») и нажмите на каждый пункт, чтобы ввести результат. Выберите код действия из легенды шаблона, при необходимости введите числовое значение (проверка по порогу автоматически выведет OK/FAIL, если заданы мин/макс), добавьте примечания, прикрепите фото и сохраните. Статус автоматически меняется на IN_PROGRESS. Когда все обязательные пункты заполнены, нажмите «Завершить» — инспекция блокируется и (по желанию) фиксирует URL подписи для аудита.

Экспорт в PDF

У каждого выполнения есть кнопка «Скачать PDF», которая формирует отчёт формата A4 в книжной ориентации (шапка, сетка по разделам, легенда кодов действий и строка подписи) на языке вашего интерфейса. На странице годовой сетки есть отдельная кнопка «Скачать годовой PDF» для матрицы на 12 месяцев в альбомном A4: зелёный — OK, красный — FAIL, янтарный — PENDING. Любой шаблон можно также распечатать пустым, чтобы заполнить от руки (см. следующий раздел).

Печать пустого бланка для заполнения от руки

На странице шаблона нажмите «Печать пустого бланка», чтобы скачать PDF контрольного листа, готовый к печати и заполнению от руки, — например, еженедельную проверку котла, вывешенную рядом с оборудованием. На бланке указаны название шаблона, номер документа, редакция и периодичность, а также пустые строки для актива или расположения, даты и проверяющего. Каждая точка проверки печатается вместе с эталонным фото и указанием по безопасности и с полем для ответа, соответствующим её типу: по одной клетке на каждый код действия, клетки Норма / Брак или Да / Нет, строка с единицей измерения и допустимым диапазоном для показания, по одной клетке на каждый вариант при множественном выборе. Если у шаблона есть расписание, далее следует журнал с одной строкой на период — по строке на неделю для еженедельной проверки — и столбцами для даты, подписи и комментариев; год не печатается, поэтому один и тот же бланк можно использовать повторно. Страницу завершают строки для подписей. Кнопка доступна всем, кто может просматривать инспекции, на любом тарифе.

Удаление шаблона

Чтобы удалить ненужный шаблон, откройте его карточку (или страницу шаблона), нажмите меню ⋯ и выберите «Удалить». На шаге подтверждения показано, сколько разделов, пунктов и запланированных выполнений будет удалено — прочитайте его внимательно, потому что удаление необратимо и каскадно затрагивает каждую заполненную ячейку. Для удаления требуется разрешение inspections:template_write (по умолчанию оно есть у администраторов и менеджеров).

Советы

• Начните с малого: создайте ОДИН шаблон для самого критичного актива и используйте его месяц, прежде чем расширять.
• Свободное текстовое поле «Критичность» шаблона задаёт приоритет корректирующих наряд-заказов, которые он создаёт: по умолчанию «Высокий», «Средний» — если поле содержит слово «low» (например, «Low»). Любое другое значение, например оценка, оставляет «Высокий».
• Годовая сетка — это ваш журнал аудита. Распечатывайте её раз в год для аудитов ISO-9001.
• Можно создавать разные шаблоны для разных семейств активов (компрессоры, конвейеры, электрошкафы) и при этом видеть их рядом в едином календаре.

Заполнение проверки (автосохранение)

Откройте выполнение и нажмите код у каждого элемента — ваш выбор сохраняется автоматически, поэтому отдельной кнопки сохранения нет. После сохранения ячейки появляется маленькая галочка. Можно также нажать «Сохранить всё» или просто «Завершить» (при этом сначала сохраняются несохранённые изменения). Прикрепите фото к любому элементу кнопкой камеры: оно отображается миниатюрой, открывается во весь экран по нажатию и включается в PDF.

Результаты с цветовой кодировкой (Соответствует / Не соответствует)

В «Редактировать коды действий» отметьте каждый код как Соответствует, Не соответствует или Нейтрально. Коды «Соответствует» становятся зелёными, а «Не соответствует» — красными, как на экране заполнения, так и в годовой сетке. Результат «Не соответствует» помечает элемент как неисправный, поэтому именно он запускает автоматический корректирующий наряд-заказ, когда эта опция включена. Коды, оставленные нейтральными (например, «н/п»), никогда не приводят к сбою элемента.

Обходы и годовая таблица

Когда шаблон охватывает несколько активов, «Осмотры к выполнению» показывают одну строку на осмотр, а не на каждый актив, с полосой прогресса по его активам. Раскройте строку, чтобы увидеть список активов и запустить любой из них; кнопка «Группировать по осмотру» возвращает к плоскому списку. На вкладке «Шаблоны» кнопка «Таблица» заменяет карточки таблицей всех шаблонов с колонками планирования и полосой с января по декабрь, показывающей, что фактически выполнялось в каждом месяце выбранного года.

Осмотры, выполненные с опозданием

Осмотр, завершённый после срока, показывает «Выполнено с опозданием» и число дней опоздания — в списке и в самом осмотре. Просроченный осмотр всегда можно заполнить и завершить.

Спрашивать только тогда, когда это важно

Пункт контроля можно показывать только при определённом ответе на более ранний пункт: «опишите утечку» — лишь если на «есть утечка?» ответили «Да». В редакторе шаблона выберите управляющий пункт в разделе «Спрашивать только если…» и отметьте ответы, которые его раскрывают. Управлять другим пунктом могут только пункты с фиксированным набором ответов (соответствует/не соответствует, да/нет, код действия, множественный выбор); число или свободный текст — нет. Скрытый пункт не задаётся, не блокирует закрытие, даже если он обязателен или требует фото, и никогда не создаёт корректирующий наряд. Уже записанный ответ сохраняется и по-прежнему печатается в отчёте.

Когда обход был выполнен

Каждый обход отображается и в Календаре (/calendar). Невыполненный стоит на плановую дату; после выполнения он переходит на дату, когда его действительно провели — серым и зачёркнутым. Именно эта дата и нужна годовому журналу. Фильтр по источнику оставит только инспекции.

Аннулирование осмотра, начатого по ошибке

Начали не тот осмотр? Откройте его и нажмите «Аннулировать» (в мобильном приложении: ⋮, затем «Аннулировать»); причина необязательна. Это может сделать тот, кто его начал, назначенные исполнители, его команда или любой, кому разрешено удалять выполнения осмотров. Проверка перед использованием или ручной осмотр, который вы сами создали и начали, удаляются; любой другой осмотр возвращается в статус «Запланирован» с тем же сроком, а его ответы, заметки и фото стираются. Израсходованный запас возвращается на склад, введённые показания счётчиков сохраняются, действие записывается в журнал аудита. Завершённый или подписанный осмотр аннулировать нельзя.

Изменение типа ответа точки проверки

Вы можете изменить «Тип ответа» точки проверки (например, с «Коды действий» на «Да / Нет»), даже если на неё уже отвечали. Редактор сначала сообщает, сколько ответов уже есть: эти ответы остаются в точности такими, какими были даны, и сохраняют свой результат, а старый код показывается вместе с его значением из легенды, например «C — Соответствует». Только новые ответы используют новый тип.

Выбор нескольких проверок сразу

В разделе «Проверки к выполнению» у каждого обхода есть свой флажок: он выбирает все проверки обхода для массовых действий (назначить, начать, подтвердить, удалить). Для удаления нужно право удалять проверки, а плановая проверка вернётся в следующем цикле.