বড় পরিসরে পরিদর্শন স্বয়ংক্রিয় করুন
একটি চেকলিস্ট অনেক সম্পদে প্রয়োগ করুন, স্বয়ংক্রিয়ভাবে সময়সূচি করুন এবং সাপ্তাহিক বা দৈনিক ফলাফল পর্যবেক্ষণ করুন
যখন একটি চেকলিস্ট শত শত সম্পদে প্রযোজ্য হয়, তখন প্রতিটি পরিদর্শন হাতে তৈরি করা রক্ষণাবেক্ষণের সবচেয়ে সময়সাপেক্ষ অংশ। FreeMaint আপনাকে একসাথে অনেক সম্পদে একটি টেমপ্লেট প্রয়োগ করতে, সময়সূচি অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালাতে, নমনীয় সময়কালে ফলাফল পর্যবেক্ষণ করতে এবং অডিট-প্রস্তুত প্রতিবেদন রপ্তানি করতে দেয়।
একসাথে অনেক সম্পদে প্রয়োগ
পরিদর্শন গ্রিড থেকে «সম্পদে প্রয়োগ করুন»-এ ক্লিক করুন, একটি সম্পদ তালিকা বা একটি সম্পূর্ণ বিভাগ বেছে নিন, সময়কাল নির্বাচন করুন, এবং FreeMaint প্রতিটি সম্পদের জন্য একটি পরিদর্শন তৈরি করে। ওই সময়ের জন্য ইতিমধ্যে নির্ধারিত সম্পদগুলি বাদ দেওয়া হয়, তাই আপনি নিরাপদে একটি রাউন্ড পুনরায় চালাতে পারেন।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে সময়সূচি করুন
একটি টেমপ্লেটে «স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি» কার্ড খুলুন, এটি চালু করুন, একটি ফ্রিকোয়েন্সি সেট করুন (যেমন প্রতি ১ মাসে), পরিদর্শনযোগ্য সম্পদ ও প্রথম রানের তারিখ বেছে নিন। তারপর FreeMaint প্রতিটি চক্রে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিদর্শন তৈরি করে — আপনার টেকনিশিয়ানরা টু-ডু তালিকা থেকে কাজ করলে ঐচ্ছিকভাবে প্রতি চক্রে একটি কাজের নির্দেশনাও তৈরি করে। ভুলবশত তৈরি হওয়া পরিদর্শন সরাতে (যেমন ভুল টেমপ্লেটে যোগ করা সম্পদ), আগে সেই সম্পদগুলো সময়সূচি থেকে সরান, তারপর পরিদর্শন তালিকায় রানগুলো টিক দিন ("এই পাতার সবগুলো নির্বাচন করুন" কাজে আসে) এবং নির্বাচন বারে "মুছুন" ক্লিক করুন — এর জন্য পরিদর্শন মোছার অনুমতি লাগে।
দৈনিক রাউন্ডে সপ্তাহান্ত ও ছুটির দিন বাদ দিন
কোনো সময়সূচি প্রতিদিন চললে "স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি" কার্ডে "অকার্যদিবস বাদ দিন" চালু করুন: যেদিন আপনার প্রতিষ্ঠান কাজ করে না — বন্ধ রাখা সপ্তাহের দিন এবং কোম্পানি সেটিংস → কাজের সময়সূচি-তে যোগ করা ছুটির দিন — সেদিন কোনো পরিদর্শন তৈরি হয় না। বাদ পড়া দিনটি কেবল এড়িয়ে যাওয়া হয়, তাই সোমবার নিজের পরিদর্শনের সঙ্গে সপ্তাহান্তের পরিদর্শন পায় না। কাজের ক্যালেন্ডার না থাকলে প্রতিটি দিনই কর্মদিবস হিসেবে গণ্য হয়। সাপ্তাহিক, মাসিক ও দীর্ঘতর সময়সূচি প্রভাবিত হয় না, কারণ সেগুলোর প্রতিটি রান পুরো একটি সময়কাল জুড়ে থাকে।
দিনে একাধিক রাউন্ড (Business)
দৈনিক পুনরাবৃত্তিতে "স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি" কার্ডে "দিনে একাধিক রাউন্ড" চালু করুন এবং আপনার কোম্পানির সময় অঞ্চল অনুযায়ী, অন্তত এক ঘণ্টার ব্যবধানে, সর্বোচ্চ 12টি সময় যোগ করুন — যেমন তিন শিফটের জন্য 06:00, 14:00 ও 22:00। এরপর FreeMaint প্রতিটি সময়ে টেমপ্লেটের প্রতিটি সম্পদ ও প্রতিটি অবস্থানের জন্য একটি করে রাউন্ড খোলে। প্রতিটি রাউন্ডের নির্ধারিত সময় শেষ হয় পরেরটি শুরু হলে, তাই রাতের রাউন্ড মধ্যরাতের পরেও শেষ করা যায়। "দিনে একবার" হিসেবে সেট করা কোনো পয়েন্ট — এই বিকল্পটি শুধু এমন টেমপ্লেটেই দেওয়া হয় — দিনের কোনো রাউন্ডে উত্তর না পাওয়া পর্যন্ত প্রয়োজনীয় থাকে; সেই উত্তরের পরে খোলা রাউন্ডগুলোতে এটি আর প্রয়োজন হয় না। এই সুবিধাটি Business প্ল্যানের অংশ এবং স্বয়ংক্রিয় কাজের নির্দেশনা তৈরির সঙ্গে একসাথে ব্যবহার করা যায় না।
কারা জানতে পারেন
প্রতিদিন সকালে আপনার কোম্পানির সময় অঞ্চলে ০৭:০০-এ, যাঁদের নতুন পরিদর্শন আছে তাঁরা একটিই সারসংক্ষেপ পান — কখনোই প্রতি পরিদর্শনে একটি বার্তা নয়, তাই ২০০টি সম্পদ জুড়ে একটি রাউন্ডও একটিমাত্র বিজ্ঞপ্তি থাকে। হাতে রাউন্ড বরাদ্দ করলে সেই ব্যক্তি সঙ্গে সঙ্গে জানতে পারেন। দলকে বরাদ্দ করা পরিদর্শন প্রতিটি সদস্যের কাছে পৌঁছায়। অ্যাডমিনরা সেটিংস > বিজ্ঞপ্তি > পরিদর্শন থেকে ই-মেইলসহ চ্যানেলগুলো চালু বা বন্ধ করতে পারেন। বিলম্বিত পরিদর্শন: প্রত্যেক দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নিজের পরিদর্শনের খবর পান, আর আপনার টিক দেওয়া ভূমিকাগুলো তাদের দেখতে পারা বিলম্বিত পরিদর্শনের একটি সারাংশ পায়। কোনো সক্রিয় সময়সূচি যদি তার শেষ সম্পদ বা অবস্থান হারায় (মুছে ফেলা, বহর থেকে সরানো যানবাহনসহ), তাহলে কোম্পানির সেটিংস পরিচালনাকারীদের সতর্ক করা হয়।
সাপ্তাহিক ও দৈনিক পর্যবেক্ষণ (Business)
গ্রিড ডিফল্টভাবে মাস দেখায়। Business প্ল্যানে আপনি উচ্চ-ফ্রিকোয়েন্সি রাউন্ডের জন্য সাপ্তাহিক বা দৈনিকও দেখতে পারেন, এবং সময়সূচি দৈনিক ও সাপ্তাহিক ছন্দ সমর্থন করে। মাসিক, ত্রৈমাসিক ও বার্ষিক পর্যবেক্ষণ প্রতিটি প্ল্যানে উপলব্ধ থাকে।
ইতিহাস ও কাস্টম প্রতিবেদন
প্রতিটি সম্পন্ন পরিদর্শন তার সম্পদের ইতিহাসে প্রদর্শিত হয়। Business প্ল্যানে, পরিদর্শন পৃষ্ঠার «রিপোর্ট রপ্তানি করুন» বোতাম টেমপ্লেট, সম্পদ, স্ট্যাটাস ও সময়কাল অনুযায়ী ফিল্টার করা একটি কাস্টম Excel, CSV বা PDF তৈরি করে — অডিটের জন্য প্রস্তুত।
পরিদর্শন সঠিক লক্ষ্যেই সীমাবদ্ধ রাখুন
"স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি" কার্ডে "শুধু এই লক্ষ্যগুলোই পরিদর্শনের অনুমতি দিন" চালু করলে টেমপ্লেটটি কেবল আপনার পিন করা সম্পদ ও অবস্থানেই ব্যবহারযোগ্য হবে। অন্য কোথাও চালানো আটকে যাবে, ফলে আপনার পরিদর্শনের ইতিহাস রেজিস্টারের সঠিক যন্ত্রপাতি ও স্থানের সঙ্গেই যুক্ত থাকবে। বন্ধ রাখলে নিবন্ধিত যেকোনো কিছুর উপর টেমপ্লেটটি তাৎক্ষণিকভাবে চালানো যাবে।
শুধু সম্পদ নয়, অবস্থানও পরিদর্শন করুন
কিছু রাউন্ড কোনো যন্ত্রের নয়, একটি জায়গার উপর হয়: করিডোর, সিঁড়িঘর, ফায়ার-ডোর লাইন, স্টোরেজ বে। "স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি" কার্ডে "পরিদর্শনের সম্পদ"-এর পাশে "পরিদর্শনের অবস্থান" ব্যবহার করুন — নাম দিয়ে খুঁজুন বা অবস্থানের স্তরক্রম ব্রাউজ করুন। পিন করা প্রতিটি অবস্থান প্রতি চক্রে নিজস্ব পরিদর্শন পায়, ঠিক পিন করা সম্পদের মতো, এবং একটি টেমপ্লেটে দুটোই রাখা যায়। অবস্থানের পরিদর্শন বার্ষিক গ্রিডে দেখা যায় এবং সম্পদের মতোই PDF-এ রপ্তানি হয়।
সম্পর্কিত নিবন্ধ
এই পেজটি কি সহায়ক ছিল?