পূর্ববর্তী পরিদর্শন আমদানি করা

কাগজে বা অন্য কোনো টুলে করা পরিদর্শন আমদানি করা যায়: প্রতিটি পরিদর্শন উত্তরসহ একটি সম্পন্ন পরিদর্শন হিসেবে বার্ষিক গ্রিডে এবং তার সম্পদ বা অবস্থানের ইতিহাসে যুক্ত হয়।

টেমপ্লেটের শিট দিয়ে শুরু করুন

পরিদর্শন পৃষ্ঠায় কোনো টেমপ্লেটের ⋯ মেনু খুলে ইতিহাস আমদানির শিট বেছে নিন। ফাইলে টেমপ্লেটের সব চেকপয়েন্ট (Section, Part, Checkpoint) থাকে, আর Allowed Values কলামে প্রতিটি কী গ্রহণ করে তা দেওয়া থাকে। সারির একটি ব্লক মানে একটি পরিদর্শন: আমদানি করতে চাওয়া প্রতিটি পরিদর্শনের জন্য ব্লকটি একবার করে কপি করুন।

ফাইল পূরণ করা

1. Asset (Reference) বা Asset (Name), অথবা Location (Name): কী পরিদর্শন করা হয়েছে — যেকোনো একটি, কখনো দুটোই নয়।
2. Date: পরিদর্শনের দিন, YYYY-MM-DD আকারে বা আপনার প্রতিষ্ঠানের তারিখের ফরম্যাটে। টেমপ্লেটে দিনে একাধিক পরিদর্শন থাকলে Time (HH:mm) প্রয়োজন।
3. Result: সারির অনুমোদিত মানগুলোর একটি — একটি কোড, PASS/FAIL, YES/NO, DONE/NOT_DONE/NA, একটি সংখ্যা, টেক্সট, অথবা | দিয়ে আলাদা করা একাধিক বিকল্প। যেসব চেকপয়েন্টের উত্তর দেওয়া হয়নি সেগুলোর সারি মুছে ফেলুন।
4. Note এবং Performed By ঐচ্ছিক। Performed By-তে একজন ব্যবহারকারীর ই-মেইল বা ব্যবহারকারীর নাম দিন; অন্য যেকোনো টেক্সট পরিদর্শকের নাম হিসেবে রাখা হয়।

আমদানি করা

পরিদর্শন পৃষ্ঠায় ইতিহাস, তারপর পূর্ববর্তী পরিদর্শন আমদানি করুন বেছে নিয়ে ফাইলটি আপলোড করুন। আমদানির আগের যাচাইয়ে কোন সারিগুলো আমদানি করা যাবে না ও কেন, এবং ফাইলটি কোন পরিকল্পিত পরিদর্শনগুলো পূরণ করবে তা দেখানো হয়। শেষে আমদানি না হওয়া সারিগুলো ডাউনলোড করুন: শেষ কলামে কারণসহ সেগুলো ফেরত আসে — সংশোধন করে সেই ফাইলটি আবার আমদানি করুন।

আমদানি যা করে — এবং যা করে না

• একই টেমপ্লেট, লক্ষ্য, তারিখ ও সময়ের সারিগুলো মিলে একটি পরিদর্শন হয়, যা সম্পূর্ণভাবে আমদানি হয় অথবা একেবারেই হয় না।
• যে পরিদর্শনে ইতিমধ্যে উত্তর আছে তা কখনো প্রতিস্থাপিত হয় না। উত্তরবিহীন পরিকল্পিত পরিদর্শন আমদানি করা উত্তরগুলো পায়।
• ব্যর্থ উত্তরগুলো পরিদর্শনের তারিখে বন্ধ হওয়া ত্রুটির নথি হিসেবে সংরক্ষিত হয়: সেগুলো ইতিহাসে থাকে এবং ত্রুটির নথির তালিকা আবার খোলে না।
• কোনো কাজের নির্দেশনা, ই-মেইল, স্টক চলাচল বা মিটার রিডিং শুরু হয় না।
• টেমপ্লেটে যাচাইকারী থাকলে, আমদানি করা পরিদর্শনগুলোও অন্যগুলোর মতো যাচাইয়ের অপেক্ষায় থাকে — একসঙ্গে যাচাই করা যায়।
• ভবিষ্যতের তারিখ গ্রহণ করা হয় না।

কে আমদানি করতে পারেন

আমদানির জন্য একটি পরিদর্শনের তারিখ অতীতে নির্ধারণের অনুমতি (ডিফল্টভাবে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর ও ম্যানেজার) এবং পরিদর্শন অন্তর্ভুক্ত একটি প্ল্যান (Starter বা তার উপরে) প্রয়োজন।

উত্তর এক্সপোর্ট করা

ইতিহাস, তারপর উত্তর এক্সপোর্ট করুন — এতে সম্পন্ন পরিদর্শনের উত্তরগুলো একই কলামে, প্রতিটি উত্তরের জন্য একটি সারি হিসেবে ডাউনলোড হয় (Starter প্ল্যান বা তার উপরে)। ফাইলটি যেমন আছে তেমনই আবার আমদানি করা যায় — যেমন একই টেমপ্লেটসহ অন্য একটি ওয়ার্কস্পেসে। কোনো টেমপ্লেটের ⋯ মেনু শুধু সেই টেমপ্লেটের উত্তর এক্সপোর্ট করে; একটি ফাইলে সর্বোচ্চ ১,০০,০০০টি উত্তর থাকে।