Fuhrparkverwaltung

Die Fuhrparkverwaltung ist ein Modul des Business-Tarifs, das Anlagen um eine eigene Ebene für rollendes Gerät erweitert: Pkw, Transporter, leichte und schwere Lkw, Gabelstapler, Baumaschinen, Anhänger, Busse und Motorräder. Jedes Fahrzeug bleibt im Kern eine Anlage — nur mit reicherem Profil (FIN, Kennzeichen, Kraftstoffart, Kapazitäten) und automatisch verdrahteten Kilometer- und Betriebsstundenzählern für kilometerbasierte Wartung.

Wann Sie den Fuhrpark nutzen

Nutzen Sie den Fuhrpark immer dann, wenn sich das Gerät aus eigener Kraft bewegt und Sie Kilometer, Kraftstoff oder Fahrerzuordnungen verfolgen müssen. Ortsfeste Technik (Produktionslinien, Lüftung, Elektrik, Sanitär, Gebäude) bleibt im normalen Anlagenmodul.

Ein Fahrzeug anlegen

1. Öffnen Sie den Bereich Flotte in der Seitenleiste (unter ANLAGEN & STANDORTE)
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „+ Fahrzeug hinzufügen“
3. Füllen Sie die Karte „Grundinformation“ aus: Name (Pflichtfeld), Fahrzeugtyp und Kraftstoffart
4. Ergänzen Sie die Identifikationsdaten, sofern vorhanden: FIN (VIN), Kennzeichen, Marke, Modell, Baujahr, Farbe, Erstzulassung
5. Erfassen Sie bei Lkw und schweren Maschinen die Kapazitäten: zulässige Gesamtmasse (zGM), zulässige Gesamtmasse mit Anhänger, Sitzplätze, Nutzlast, Tankvolumen
6. Speichern — die Anlage wird in der Kategorie „Fahrzeuge“ angelegt, und zwei Zähler werden automatisch zugeordnet

Automatische Zähler

Jedes angelegte Fahrzeug erhält automatisch zwei einsatzbereite Zähler:

Ablesungen erfassen Sie auf der Fahrzeugdetailseite (In Anlagen öffnen → Reiter Zähler) oder unterwegs per QR-Code-Scan. Kilometerbasierter PM-Auslöser alle 10 000 km oder 250 Betriebsstunden, je nachdem was zuerst eintritt — definieren Sie ihn unter Vorbeugende Instandhaltung.

Berechtigungen & Rollen

Der Fuhrpark nutzt das übliche Berechtigungssystem, vor allem fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete und fleet:book (ein Fahrzeug für sich selbst buchen). Standardmäßig erhalten die Rollen sie wie folgt:

Eigene Rollen (z. B. SCHICHTFÜHRER, QS-PRÜFER) starten ohne Fuhrparkzugriff. Ein Administrator kann fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete unter /people/roles vergeben.

Datensichtbarkeit

Für Fahrzeuge gelten exakt dieselben Sichtbarkeitsregeln wie für normale Anlagen — sie respektieren den Datenbereich des Unternehmens (ALL, TEAM, ASSIGNED), Einschränkungen auf Standort-Teilbäume und die Zuordnung zu mehreren Teams. Ein Techniker mit TEAM-Bereich sieht nur Fahrzeuge, die seinem Team zugewiesen sind. Das gilt für die Flottenliste; die Buchung folgt einer eigenen, weiter gefassten Regel – siehe „Wer welches Fahrzeug buchen kann“.

Business-Tarif

Die Fuhrparkverwaltung ist ab dem Business-Tarif enthalten. In Core und Starter tragen die Fuhrpark-Einträge der Seitenleiste ein Schloss („Erfordert den Tarif Business“), und die Fahrzeugliste öffnet sich schreibgeschützt, ohne die Schaltflächen zum Hinzufügen oder Ändern von Fahrzeugen. Fahrzeuge, die unter Business angelegt wurden, bleiben bei einem späteren Wechsel in einen niedrigeren Tarif erhalten: Sie bleiben lesbar, nur Änderungen sind gesperrt.

Tankbuch & Verbrauch

Erfassen Sie jeden Tankvorgang und lassen Sie FreeMaint den Verbrauch automatisch berechnen. Jeder Kraftstoffeintrag fließt in den Verbrauch des Fahrzeugs in l/100 km ein — rollierend über 30 Tage und über den gesamten Zeitraum. Tragen Sie den Kilometerstand ein, wird die Ablesung automatisch an den ODOMETER-Zähler des Fahrzeugs übergeben (mit derselben Monotonie-Prüfung wie bei normalen Zählerablesungen).

1. Öffnen Sie die Fahrzeugdetailseite über /fleet/:id
2. Scrollen Sie zur Karte „Kraftstoff“ und klicken Sie auf „Tankung hinzufügen“
3. Tragen Sie die Menge (Liter) ein — Pflichtfeld; der Literpreis ist optional und ergibt die Kosten jeder Tankung, die in die Kraftstoffausgaben des Fuhrparks einfließen
4. Tragen Sie den Kilometerstand an der Zapfsäule ein — dringend empfohlen, er synchronisiert automatisch den ODOMETER-Zähler
5. Optional: Name der Tankstelle, Zahlungsart, URL des Belegfotos, Notizen
6. Speichern — die rollierende Übersicht wird aktualisiert; ab dem zweiten Eintrag wird der Verbrauch in l/100 km von Volltankung zu Volltankung berechnet

Der Verbrauch in l/100 km wird bei jedem Lesen neu berechnet — nie gespeichert. Das Bearbeiten oder Löschen eines Eintrags korrigiert die Zusammenfassung also sofort. Ist der Kilometerstand rückläufig (kleiner als der zuletzt gespeicherte), protokolliert die Zählersynchronisation eine Warnung und überspringt den Wert; der Tankeintrag selbst wird trotzdem gespeichert.

Fahrerprofile

Erfassen Sie jeden Fahrer, ob er FreeMaint nutzt oder nicht. Ein Fahrerdatensatz enthält die Führerscheinnummer, die besessenen Klassen (mehrere wählbar — etwa B, C und CE zusammen), Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie die ausstellende Behörde. Ein Fahrer braucht KEINEN Zugang: aus der Flotte heraus angelegt, entsteht ein Datensatz ohne E-Mail und ohne Passwort, und das kostet nichts, da jeder Tarif unbegrenzt viele Benutzer erlaubt.

1. Öffnen Sie Flotte > Fahrer in der Seitenleiste und klicken Sie auf „Neuer Fahrer“
2. Geben Sie den Namen ein, wählen Sie eine Rolle und ergänzen Sie Führerscheinnummer, Klassen und Ablaufdatum
3. Speichern — die Person erscheint sofort in der Liste und kann einem Fahrzeug zugeordnet werden
4. Für einen bestehenden FreeMaint-Benutzer öffnen Sie dessen Seite unter /people/users/:id und nutzen die Karte „Fahrerprofil“
5. Viele Fahrer auf einmal? Nutzen Sie Organisation > Benutzer > Importieren: Eine Zeile ohne E-Mail und ohne Benutzernamen erzeugt denselben Datensatz

Eine Änderung des Ablaufdatums setzt die Ablauferinnerungen zurück: Die Warnungen 30, 15 und 7 Tage vorher werden für das neue Datum erneut versendet. Bedienberechtigungen, die keine Führerscheine sind — Stapler, CACES, ADR, Elektrofachkraft — gehören zu Organisation > Qualifikationen, wo ausstellende Behörde, Referenznummer, ein Scan des Zertifikats und eigene Erinnerungen gespeichert werden. Unter Fuhrpark ▸ Fahrer findet das Suchfeld einen Fahrer nach Name, E-Mail, Führerscheinnummer oder Funktion — Groß-/Kleinschreibung und Akzente spielen keine Rolle — und lässt sich mit dem Ablauffilter kombinieren.

Fahrzeugdokumente

Bündeln Sie alle Papiere eines Fahrzeugs: Versicherung, Fahrzeugschein, Hauptuntersuchung (HU/TÜV), Steuerplakette, Umweltplakette, Betriebserlaubnis. Jedes Dokument trägt Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Anbieter, Policen- bzw. Seriennummer, freie Notizen — und den Scan selbst: hängen Sie ein PDF oder ein Foto an (25 MB), es öffnet sich direkt in FreeMaint, ohne Download. Sie können außerdem eigene Dokumenttypen festlegen (Angebot, Rechnung, Zustandsbericht, Reparatur …) unter Unternehmenseinstellungen ▸ Kategorien ▸ Fahrzeugdokumenttypen — die sieben mitgelieferten Typen bleiben daneben verfügbar.

Dokumente sind aufsteigend nach Ablaufdatum sortiert — die dringendste Erneuerung steht immer oben, dauerhafte Papiere (ein Fahrzeugschein läuft nie ab) stehen am Ende. Ein rotes Etikett „Abgelaufen“ erscheint automatisch, sobald das Datum überschritten ist. Wird das Ablaufdatum bearbeitet, werden die Erinnerungen zurückgesetzt, sodass FreeMaint Sie 30, 15 und 7 Tage vor dem neuen Datum erneut warnt. Um ein Papier unter Hunderten zu finden, nutzen Sie Fuhrpark ▸ Dokumente: nach Dokumenttyp filtern, nach Kennzeichen oder Anbieter suchen und den Scan direkt aus der Liste öffnen. Bereits abgelaufene Dokumente bleiben in jedem Zeitraum sichtbar — genau sie erfordern Handeln. Rechnungen, Berichte und andere Dateien gehören in den Bereich Dateien des Fahrzeugs: Dort hochgeladen, sind sie mit dem Fahrzeug verknüpft und erscheinen auch im Tab Dateien der Anlage. Der Rechnungsbetrag wird im Arbeitsauftrag unter Zusatzkosten erfasst. Der Statusfilter zeigt nur die abgelaufenen oder nicht bestandenen Dokumente oder die bald fälligen (Zeiträume von 7 bis 90 Tagen); die Dokument-Kacheln des Fuhrpark-Dashboards öffnen diese Seite mit dem passenden Filter. Ein versehentlich eingetragenes Datum lässt sich entfernen: Feld leeren und speichern.

Ein Prüfergebnis erfassen

Eine Hauptuntersuchung hat ein Ergebnis, nicht nur ein Ablaufdatum — und ein Fahrzeug kann fristgerecht und trotzdem durchgefallen sein. Setzen Sie beim Anlegen oder Bearbeiten eines Fahrzeugdokuments das Prüfergebnis, damit die Flottenansichten die Wahrheit über dieses Fahrzeug sagen. Das Feld erscheint nur bei einer Hauptuntersuchung und bei Ihren eigenen Dokumenttypen; Papiere, die weder bestanden noch durchgefallen sein können, etwa der Fahrzeugschein, zeigen es nicht.

Setzen Sie das Häkchen „Dies ist eine Nachprüfung“ für eine Untersuchung nach einem Mangel. Eine bestandene Nachprüfung hebt die Meldung auf — es zählt immer die jüngste Untersuchung. Tragen Sie bei einer nicht bestandenen Untersuchung Ihre Reparaturfrist als Ablaufdatum ein: der vorhandene Countdown verfolgt dann die verbleibende Zeit. Sie können die Flottenliste außerdem nach Status sortieren und die Spalte Dokumente in der Tabellenansicht einblenden.

Ablaufalarme

Jeden Tag um 04:00 UTC prüft FreeMaint jeden Führerschein und jedes Fahrzeugdokument und sendet 30, 15 und 7 Tage vor dem Ablaufdatum eine Erinnerung. Ein bereits erneuertes Dokument wird nicht weiter angemahnt. Erinnerungen kommen über die Glocke (in der App), als mobile Push-Nachricht und per E-Mail; welche Kanäle genutzt werden, legen Sie in den Benachrichtigungseinstellungen Ihres Unternehmens fest (siehe unten).

Standardmäßig gehen Erinnerungen an die Personen mit der Rolle Administrator oder Verantwortlicher, die den Fuhrpark sehen dürfen (bei einem Fahrzeugdokument an diejenigen, die dieses Fahrzeug sehen dürfen), und bei einer Führerschein-Erinnerung zusätzlich an den Fahrer selbst. Um zu ändern, wer sie über welche Kanäle erhält, öffnen Sie Firmeneinstellungen ▸ Benachrichtigungen ▸ Erweiterte Benachrichtigungskonfiguration (/settings/notifications) und sehen Sie in der Kategorie „Fuhrparkverwaltung“ nach. Dokumente, deren Datum bereits überschritten ist, werden nicht erneut angemahnt: Sie behalten ihr rotes Etikett „Abgelaufen“ und erscheinen in der Liste „Überfällige Dokumente“ des Fuhrpark-Dashboards.

Bußgelder

Verkehrs- und Parkverstöße haben ein eigenes Register, getrennt von den Dokumenten: Fuhrpark ▸ Bußgelder sowie eine Karte Bußgelder auf jeder Fahrzeugseite. Erfassen Sie, wann der Verstoß geschah (Datum und Uhrzeit), den Fahrer, den Betrag, die Bescheid-Nr., die ausstellende Stelle und den Scan des Bescheids. Sobald Fahrzeug und Uhrzeit angegeben sind, schlägt FreeMaint den Fahrer vor, der das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt gebucht hatte. Ein Bußgeld bleibt orange („Zu zahlen“), bis Sie „Bezahlt“ ankreuzen und Datum sowie Zahler angeben – das Unternehmen oder der Fahrer.

• Fuhrpark ▸ Bußgelder öffnet auf „Zu zahlen“ und zeigt den noch offenen Betrag
• Suche nach Kennzeichen, Fahrer oder Bescheid-Nr.
• Ein Bußgeld ohne Fahrer zeigt „Fahrer zu benennen“
• Nur Personen mit der Berechtigung fleet:update sehen Bußgelder – es sind personenbezogene Daten zu Verstößen

Bußgelder bisher als eigenen Dokumenttyp abgelegt? Erfassen Sie sie unter Fuhrpark ▸ Bußgelder neu und löschen Sie dann die alten Dokumente und, falls nicht mehr benötigt, den eigenen Typ.

Fuhrpark-Dashboard

Eine schreibgeschützte Seite unter /fleet/dashboard zeigt den Betriebszustand der gesamten Flotte in einem einzigen Aufruf. Sechs Kacheln — Fahrzeuge, nicht fahrbereit, ablaufende Dokumente, ablaufende Führerscheine, Kraftstoffkosten und Durchschnittsverbrauch — stehen über zwei Listen: den anstehenden Fristen (Fahrzeugdokumente und Führerscheine, nach Datum sortiert) und den fünf größten Verbrauchern der letzten 30 Tage. Die meisten Kacheln sind anklickbar und öffnen die passende Liste bereits gefiltert.

1. Öffnen Sie Flotte in der Seitenleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche Dashboard
2. Lesen Sie die Kachelreihe: „Nicht fahrbereit“ zählt Fahrzeuge in der Werkstatt oder außer Betrieb, und die rote Kachel „Überfällige Dokumente“ zählt die Fahrzeugdokumente, deren aktuelle Version abgelaufen ist oder deren Prüfung nicht bestanden wurde — ein Klick öffnet Fuhrpark ▸ Dokumente, gefiltert auf genau diese Dokumente. Die Unterzeile „+ N überfällig“ unter „Ablaufende Dokumente“ erscheint nur, wenn Sie diese Kachel ausblenden
3. Klicken Sie auf eine Kachel, um die zusammengefasste Liste zu öffnen — „Nicht fahrbereit“ öffnet die Fahrzeuge in Wartung, „Ablaufende Dokumente“ die zu erneuernden Papiere
4. Jede Zeile unter Anstehende Fristen zeigt das Kennzeichen, den Standort, dem das Fahrzeug zugeordnet ist, und das genaue Ablaufdatum; klicken Sie darauf, um zum Fahrzeug (Dokumente) oder zur Person (Führerschein) zu gelangen
5. Blenden Sie über das Menü Bereiche jede Kachel oder jeden Block aus, den Sie nicht nutzen — etwa die beiden Kraftstoffkacheln, wenn Ihr Kraftstoff außerhalb von FreeMaint verwaltet wird — die Fahrzeugseite hat dasselbe Menü, mit Zähler (Kilometerstand, Motorstunden) und Wartung (offene Arbeitsaufträge, nächste vorbeugende Wartungen) als zwei getrennte Bereiche

Das Menü Bereiche gilt pro Person, nicht pro Unternehmen: Das Ausblenden der Kraftstoffkacheln ändert für Ihre Kolleginnen und Kollegen nichts, und standardmäßig ist nichts ausgeblendet. „Nicht fahrbereit“ zählt nur Fahrzeuge mit dem Status In Wartung oder Ausgefallen — ein als Eingeschränkt markiertes Fahrzeug fährt noch und wird bewusst nicht gezählt. Der Flottendurchschnitt wird nach Strecke gewichtet (Gesamtliter ÷ Gesamtkilometer × 100), niemals als einfacher Mittelwert der Fahrzeugdurchschnitte. Die Fristenliste umfasst standardmäßig 30 Tage; stellen Sie sie über die Auswahl auf der Karte auf 60 oder 90 um, Ihre Wahl wird gemerkt. Die Kraftstoffzahlen decken immer die letzten 30 Tage ab, da es sich um einen gleitenden Durchschnitt und nicht um eine Frist handelt.

Überfällige Dokumente

Sobald etwas überfällig ist, erscheint über Anstehende Fristen eine Liste „Überfällige Dokumente“. Sie zeigt die bereits abgelaufenen Fahrzeugdokumente oder solche mit nicht bestandenem Prüfergebnis sowie abgelaufene Führerscheine, das am längsten überfällige zuerst (nicht bestandene Prüfungen ganz oben), jeweils mit der Anzahl der Tage im Verzug. „Alle ansehen“ öffnet Fuhrpark ▸ Dokumente, gefiltert auf die abgelaufenen oder nicht bestandenen Dokumente; „Alle ansehen“ bei Anstehende Fristen öffnet die im gewählten Zeitraum fälligen Dokumente. Es zählt nur die aktuelle Version eines Dokuments: Ein erneuertes Dokument erscheint nicht mehr. Die Kachel „Überfällige Dokumente“ und diese Liste lassen sich beide über das Menü Bereiche ausblenden.

Was als Nächstes kommt

• Zurückgestellt bis zu einem konkreten Kundenbedarf: Tankkarten-Integrationen und Telematik-Import (Samsara / GeoTab / generisches GPS) — jeweils mit Wahl eines bestimmten Anbieters

Eine Anbindung von GPS-/IoT-Telematik (Samsara, GeoTab) steht bewusst nicht auf der Roadmap — wir konzentrieren uns auf die operative Nachverfolgung, nicht auf die Hardware.

Ein Fahrzeug in einer großen Flotte finden

Die Filterkarte der Flottenliste schränkt die gesamte Flotte ein, nicht nur die angezeigte Seite — Zähler und Seitennavigation folgen dem Filter.

Ein Fahrzeug buchen und sehen, wann es frei ist

Jede Fahrzeugseite hat einen Abschnitt Verfügbarkeit: ob das Fahrzeug gerade frei ist, und seine nächsten 30 Tage — Buchungen, erfasste Nichtverfügbarkeiten und geplante Wartung, die automatisch aus den geplanten Arbeitsaufträgen und Wartungsplänen des Fahrzeugs gelesen wird, damit niemand einen Werkstatttermin doppelt einträgt. Auch die Fuhrparkliste zeigt es: Ein Fahrzeug im Einsatz trägt ein Abzeichen, wer es hat und bis wann, und auf der Fahrzeugseite zeigt jede Buchung ihre Bemerkungen.

1. Öffnen Sie das Fahrzeug unter /fleet und suchen Sie den Abschnitt Verfügbarkeit
2. Klicken Sie auf „Dieses Fahrzeug buchen“ und wählen Sie Beginn, Ende und Grund
3. Ist das Fahrzeug bereits gebucht, nennt der Dialog, wer es hat und wann — wählen Sie einen anderen Zeitraum oder ein anderes Fahrzeug
4. Ist in diesem Zeitraum eine Wartung geplant, werden Sie gewarnt; aktivieren Sie „Verstanden — trotzdem buchen“ zur Bestätigung
5. Verantwortliche können für andere buchen oder „Nichtverfügbarkeit erfassen“ für ein an einen anderen Standort verliehenes oder in der Werkstatt stehendes Fahrzeug
6. Öffnen Sie Flotte > Planung: eine Zeile pro Fahrzeug über 7, 14 oder 28 Tage (Ihre Wahl wird gemerkt), jeweils mit Kennzeichen, Fahrzeugtyp und Standort. Filtern Sie nach Standort (ein Standort schließt seine untergeordneten Standorte ein) und nach Fahrzeugtyp — beide Filter lassen sich kombinieren — und nutzen Sie den Filter „Frei vom … bis …“, um nur die im gesamten Zeitraum freien Fahrzeuge zu behalten. Farben: Buchungen blau, Nichtverfügbarkeiten grau, Arbeitsaufträge bernsteinfarben, vorbeugende Wartung grün, nicht fahrbereit rot Jede Zeile zeigt außerdem Marke, Modell und Baujahr. Wenn Sie ein Datum bei „Frei vom“ wählen, springt die Planung in diese Woche und hebt die Tage des Zeitraums hervor. Um einige Fahrzeuge zu vergleichen, wählen Sie bis zu 10 in der Fahrzeugauswahl.
7. Die Planung beginnt immer an einem Montag: Die Pfeile springen jeweils eine Woche vor oder zurück, „Heute“ führt zur aktuellen Woche zurück, und Kalenderwoche und Datumsbereich des Zeitraums stehen daneben. Der Monat steht über dem ersten Tag und über jedem Monatsersten Die Tageskopfzeile und die Fahrzeugspalte bleiben beim Scrollen stehen. Die Planung zeigt 50 Fahrzeuge auf einmal, nach Namen sortiert: „Mehr anzeigen“ unten fügt die nächsten hinzu.
8. Um zu buchen, ohne ein Fahrzeug zu öffnen, klicken Sie oben in der Planung auf „Fahrzeug reservieren“ und wählen das Fahrzeug im Dialog. Ist der Filter „Frei vom … bis …“ gesetzt, übernimmt der Dialog diese Daten und bietet nur Fahrzeuge an, die im gesamten Zeitraum frei sind. In der Fahrzeugliste (/fleet) bucht das Kalendersymbol auf jeder Karte oder Zeile direkt dieses Fahrzeug
9. Im Flotten-Dashboard zählt die Kachel „Jetzt verfügbar“ die aktuell freien Fahrzeuge und öffnet die Planung

Für sich selbst zu buchen erfordert die Berechtigung „Fahrzeuge buchen“, die standardmäßig allen Rollen gegeben wird, die die Flotte sehen; für andere zu buchen und Nichtverfügbarkeiten zu erfassen erfordert die Flotten-Berechtigung „Bearbeiten“. Die Person wird benachrichtigt, wenn ein Fahrzeug auf ihren Namen gebucht oder diese Buchung storniert wird. In der mobilen App hat die Anlagenseite eines Fahrzeugs denselben Abschnitt Verfügbarkeit und eine Schaltfläche Buchen, und Ihre Buchungen erscheinen in Ihrem Kalender. Eine stornierte Buchung bleibt im Verlauf.

Abfahrts- und Rückgabekontrolle

Hat das Fahrzeug eine Kontrolle vor der Nutzung (eine Inspektionsvorlage mit „Bei jeder Nutzung des Geräts“), wird die von der Person mit der Buchung abgeschlossene Kontrolle automatisch verknüpft: die erste ist die Abfahrtskontrolle, die nächste die Rückgabekontrolle. Die Buchung zeigt dann beide Berichte, ihre fehlgeschlagenen Punkte und die dazwischen gefahrenen Kilometer, entnommen den Kilometerstand-Punkten. Beim Scannen des Fahrzeugs zeigt die App an, ob Sie die Abfahrts- oder die Rückgabekontrolle durchführen.

Enddatum unbekannt: „bis zur Rückgabe“

Wenn ein Fahrzeug ohne bekanntes Rückgabedatum losfährt (Ausleihe an einen anderen Standort, Aufenthalt in der Werkstatt), aktivieren Sie „Enddatum unbekannt — bis zur Rückgabe“, statt ein Ende zu wählen – bei einer Buchung wie bei einer Nichtverfügbarkeit. Das Fahrzeug zeigt dann „seit … · bis zur Rückgabe“ in der Planung, auf der Fahrzeugseite und in der App und bleibt blockiert, bis es zurück ist: Die Rückgabekontrolle beendet die Buchung in diesem Moment, und „Jetzt beenden“ (in der Zeile der Buchung oder unter Meine Buchungen in der App) beendet sie von Hand, wenn keine Rückgabekontrolle erfolgt. Wer die Buchung stornieren darf, darf sie auch beenden.

Eine Buchung „bis zur Rückgabe“ blockiert das Fahrzeug höchstens 92 Tage: Nach diesem Datum endet sie von selbst. Um das Fahrzeug in der Zwischenzeit zu buchen, beenden Sie sie zuerst oder geben Sie ihr ein Enddatum.

Den Fahrer auf einem gemeinsam genutzten Tablet angeben

Wenn Ihre Mitarbeitenden Fahrzeuge auf einem Tablet buchen und dort die Abfahrts- und Rückgabeprüfungen durchführen, das mit einem gemeinsamen Konto angemeldet bleibt, kann jede Buchung und jede Prüfung trotzdem die fahrende Person nennen. Wählen Sie den Fahrer aus der Fahrerliste (die Personen darauf brauchen kein Login) oder fügen Sie ihn vor Ort mit Vor- und Nachnamen hinzu. Der Fahrer wird Inhaber der Buchung und erscheint als „Fahrer“ auf der Prüfung und in deren PDF; „Geprüft von“ zeigt weiterhin das verwendete Konto.

1. Öffnen Sie in den Rollen (/people/roles) die Rolle des gemeinsamen Kontos und aktivieren Sie „Fahrer benennen (gemeinsam genutztes Gerät)“, zusätzlich zum Buchen von Fahrzeugen und zum Durchführen von Inspektionen
2. Wählen Sie auf der Seite Fahrer (/fleet/drivers) unter „Fahrer über ein gemeinsam genutztes Gerät hinzufügen“ die Rolle, die vom Tablet hinzugefügte Personen erhalten. Lassen Sie „Aus“ stehen, um nur bereits gelistete Fahrer zuzulassen
3. Wählen Sie auf dem Tablet die Person beim Buchen im Feld „Fahrer“ und oben in der Abfahrts- oder Rückgabeprüfung im Feld „Fahrer“. Geben Sie einen Namen ein, der nicht in der Liste steht, um diese Person hinzuzufügen
4. Eine vom Tablet aus erstellte Buchung kann mit demselben Konto geändert oder storniert werden

Ein Fahrzeug für einen Standort buchen

Verantwortliche (Flotten-Berechtigung „Bearbeiten“) können ein Fahrzeug für einen Standort — eine Einrichtung, eine Abteilung — buchen, ohne schon zu wissen, wer fährt: Wählen Sie im Buchungsdialog den Standort unter „Für einen Standort“ und lassen Sie „Für“ leer („Bei Abfahrt festzulegen“). Die Planung zeigt dann „[Standort] · noch festzulegen“. Die erste Person, die während der Buchung die Kontrolle vor der Nutzung (die Abfahrtskontrolle) des Fahrzeugs abschließt, wird automatisch Inhaber der Buchung; die Rückgabekontrolle wird dann wie gewohnt derselben Buchung zugeordnet, sodass Abfahrts- und Rückgabebericht sowie die gefahrenen Kilometer genau wie bei einer persönlichen Buchung funktionieren. Niemand wird benachrichtigt, solange kein Fahrer festgelegt ist. Wer nur für sich selbst buchen darf, kann nicht für einen Standort buchen.

Der Fahrer auf einem Fahrzeug-Arbeitsauftrag

Ein Arbeitsauftrag zu einem Fahrzeug hat ein Feld „Fahrer“: wer am Steuer saß – genau das fragen Schadensfälle, Bußgelder und Versicherung. Normalerweise müssen Sie nichts eintragen: Beim Anlegen des Auftrags wird der Inhaber der laufenden Reservierung des Fahrzeugs übernommen, und ein Korrekturauftrag aus einer Abfahrts- oder Rückgabekontrolle übernimmt den Inhaber dieser Reservierung. Im Auftragsformular können Sie ihn ändern oder leeren und auch Fahrer ohne FreeMaint-Zugang auswählen (Flotte > Fahrer > Neuer Fahrer). Das Feld erscheint nur, wenn das Asset ein Fahrzeug ist; ein für mehrere Assets gleichzeitig angelegter Auftrag hat keinen Fahrer. Der Fahrer wird auf der Auftragsseite und in der mobilen App angezeigt.

Wer welches Fahrzeug buchen kann

Wer eine Rolle hat, die Fahrzeuge buchen (fleet:book) oder die Flotte verwalten (fleet:update) darf, sieht und bucht alle aktiven Fahrzeuge in der Flottenplanung und in der mobilen App – auch wenn die Rolle nur zugewiesene Anlagen sieht, etwa ein Bediener. Mit abteilungsbasiertem Zugriff werden nur die Fahrzeuge der eigenen Standorte angeboten. Fahrzeuge mit dem Status Stillgelegt sind nie buchbar. Ein Fahrzeug außerhalb der eigenen Anlagensichtbarkeit zeigt nur Name, Kennzeichen, Marke, Modell, Standort und Verfügbarkeit, ohne Link zur Anlagenseite. „Meine Buchungen“ zeigt immer die eigenen Buchungen.

Die Flotte in der mobilen App

Öffnen Sie in der App Mehr → Flotte. Suchen Sie nach Name oder Kennzeichen und wechseln Sie zwischen Alle, Jetzt verfügbar (frei für die nächsten 30 Minuten) und Meine Buchungen. Jede Zeile zeigt, ob das Fahrzeug verfügbar, gebucht, nicht verfügbar oder in Wartung ist und bis wann. Tippen Sie auf ein Fahrzeug, um seine Verfügbarkeit zu sehen und es zu buchen; tippen Sie auf eine Ihrer Buchungen, um sie zu stornieren. Beim Scannen des QR-Codes eines Fahrzeugs erscheint „Dieses Fahrzeug buchen“. Für eine Buchung ist eine Verbindung nötig.

Unter Flotte > Fahrer öffnet ein Klick auf einen Fahrer dessen Bereich: Führerscheinnummer, Klassen und Ablaufdatum, bearbeitbar mit der Flotten-Berechtigung „Bearbeiten“. „Benutzerprofil öffnen“ erscheint nur für Personen, die Benutzer einsehen dürfen – Flottenverantwortliche brauchen also keinen Zugriff mehr auf die Benutzerverwaltung, um Führerscheine aktuell zu halten.

Die angebotenen Führerscheinklassen richten sich nach dem Land des Unternehmens (Unternehmenseinstellungen > Regionales): standardmäßig die europäischen Klassen B, BE, C1, C, CE, D1, D und DE, für ein Unternehmen in Indonesien die indonesischen SIM-Klassen (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I) und überall OTHER.

Neben 7, 14 und 28 Tagen bietet die Zeitraumauswahl der Planung jetzt „1 Tag“: eine Spalte pro Stunde des gewählten Tages, und die Pfeile springen jeweils einen Tag weiter. Ein ausreichend breiter Balken zeigt seinen Zeitraum und seinen Inhaber.

Ein Klick auf eine Buchung oder eine Nichtverfügbarkeit in der Planung öffnet sie: Fahrzeug, „Für“, „Angefragt von“, Daten, Standort, Grund und Notizen, mit „Buchung bearbeiten“, „Buchung stornieren“ und „Fahrzeug öffnen“. Bearbeiten und Stornieren stehen Flottenverantwortlichen (Flotten-Berechtigung „Bearbeiten“) und der Person offen, der die Buchung gehört.

Unter „Meine Buchungen“ bietet das Menü einer Buchung jetzt auch „Buchung bearbeiten“, nach denselben Regeln wie im Web: verschieben oder Ende, Grund oder Notizen ändern. Fahrzeug und Art lassen sich nicht ändern.