Inspektionen im großen Maßstab automatisieren

Wenn eine Checkliste für Hunderte von Anlagen gilt, ist das manuelle Anlegen jeder Inspektion der zeitaufwändigste Teil der Wartung. FreeMaint ermöglicht es, eine Vorlage auf viele Anlagen gleichzeitig anzuwenden, sie automatisch nach Zeitplan auszuführen, Ergebnisse in flexiblen Zeiträumen zu überwachen und auditfertige Berichte zu exportieren.

Auf viele Anlagen gleichzeitig anwenden

Klicken Sie im Inspektionsraster auf „Auf Anlagen anwenden", wählen Sie eine Anlagenliste oder eine ganze Kategorie, wählen Sie den Zeitraum, und FreeMaint erstellt eine Inspektion pro Anlage. Bereits für diesen Zeitraum geplante Anlagen werden übersprungen, sodass Sie eine Runde gefahrlos wiederholen können.

Automatisch planen

Öffnen Sie an einer Vorlage die Karte „Automatischer Zeitplan", aktivieren Sie ihn, legen Sie eine Frequenz fest (z. B. alle 1 Monat), wählen Sie die zu prüfenden Anlagen und ein Startdatum. FreeMaint erzeugt dann die Inspektionen in jedem Zyklus automatisch — bei Bedarf mit einem Arbeitsauftrag pro Zyklus, falls Ihre Techniker mit einer Aufgabenliste arbeiten. Um versehentlich erzeugte Inspektionen zu entfernen (z. B. Anlagen, die der falschen Vorlage hinzugefügt wurden), nehmen Sie diese Anlagen zuerst aus dem Plan, markieren Sie dann die Läufe in der Inspektionsliste („Alle auf dieser Seite auswählen“ hilft) und klicken Sie in der Auswahlleiste auf „Löschen“ — dafür ist die Berechtigung zum Löschen von Inspektionen nötig.

Wochenenden und Feiertage bei täglichen Rundgängen überspringen

Wenn ein Zeitplan täglich läuft, aktivieren Sie auf der Karte „Automatischer Zeitplan“ die Option „Arbeitsfreie Tage überspringen“: An Tagen, an denen Ihr Unternehmen nicht arbeitet, wird keine Inspektion erzeugt — deaktivierte Wochentage und die unter Firmeneinstellungen → Arbeitszeitplan eingetragenen Feiertage. Ein übersprungener Tag entfällt einfach, der Montag erhält also nicht zusätzlich die Inspektionen des Wochenendes. Ohne Arbeitskalender gilt jeder Tag als Arbeitstag. Wöchentliche, monatliche und längere Zeitpläne sind nicht betroffen, da jeder ihrer Durchläufe einen ganzen Zeitraum abdeckt.

Mehrere Rundgänge pro Tag (Business)

Aktivieren Sie bei täglichem Rhythmus auf der Karte „Automatischer Zeitplan“ die Option „Mehrere Rundgänge pro Tag“ und fügen Sie bis zu 12 Uhrzeiten hinzu, mit mindestens einer Stunde Abstand und in der Zeitzone Ihres Unternehmens — zum Beispiel 06:00, 14:00 und 22:00 Uhr für drei Schichten. FreeMaint öffnet dann zu jeder Uhrzeit einen Rundgang für jede Anlage und jeden Standort der Vorlage. Jeder Rundgang ist fällig, wenn der nächste beginnt, sodass der Nachtrundgang auch nach Mitternacht noch abgeschlossen werden kann. Ein Prüfpunkt mit „Einmal täglich“ — diese Auswahl gibt es nur bei solchen Vorlagen — bleibt fällig, bis ein Rundgang des Tages ihn beantwortet hat; die danach geöffneten Rundgänge verlangen ihn nicht mehr. Mehrere Rundgänge pro Tag sind eine Funktion des Business-Plans und lassen sich nicht mit der automatischen Erstellung von Arbeitsaufträgen kombinieren.

Wer benachrichtigt wird

Jeden Morgen um 07:00 Uhr in der Zeitzone Ihres Unternehmens erhält jede Person mit neuen Inspektionen EINE Zusammenfassung — nie eine Nachricht pro Inspektion, sodass ein Rundgang über 200 Anlagen eine einzige Benachrichtigung bleibt. Wird ein Rundgang manuell zugewiesen, wird diese Person sofort informiert. Einem Team zugewiesene Inspektionen erreichen alle Mitglieder. Administratoren schalten die Kanäle, auch E-Mail, unter Einstellungen > Benachrichtigungen > Inspektionen ein oder aus. Überfällige Inspektionen: Jede zugewiesene Person erfährt von ihren eigenen, und die angekreuzten Rollen erhalten eine einzige Übersicht der überfälligen Inspektionen, die sie sehen können. Verliert ein aktiver Zeitplan seine letzte Anlage oder seinen letzten Standort (gelöscht, auch ein aus dem Fuhrpark entferntes Fahrzeug), werden die Personen benachrichtigt, die die Unternehmenseinstellungen verwalten.

Wöchentliche und tägliche Überwachung (Business)

Das Raster zeigt standardmäßig Monate. Im Business-Tarif können Sie für hochfrequente Runden auch nach Woche oder Tag anzeigen, und der Zeitplan unterstützt tägliche und wöchentliche Takte. Monatliche, vierteljährliche und jährliche Überwachung bleibt in jedem Tarif verfügbar.

Verlauf und individuelle Berichte

Jede abgeschlossene Inspektion erscheint im Verlauf ihrer Anlage. Im Business-Tarif erstellt die Schaltfläche „Bericht exportieren" auf der Inspektionsseite ein individuelles Excel, CSV oder PDF, gefiltert nach Vorlage, Anlage, Status und Zeitraum — bereit für Audits.

Inspektionen auf die richtigen Ziele beschränken

Aktivieren Sie auf der Karte „Automatischer Zeitplan“ die Option „Nur diese Ziele dürfen geprüft werden“, damit eine Vorlage nur für die von Ihnen angehefteten Anlagen und Standorte nutzbar ist. Jede andere Ausführung wird blockiert, wodurch Ihre Inspektionshistorie mit den richtigen Anlagen und Orten Ihres Registers verknüpft bleibt. Lassen Sie die Option aus, um die Vorlage weiterhin ad hoc auf allem Erfassten auszuführen.

Standorte prüfen, nicht nur Anlagen

Manche Rundgänge betreffen einen Ort statt einer Maschine: einen Flur, ein Treppenhaus, eine Brandschutztürlinie, einen Lagerbereich. Nutzen Sie auf der Karte „Automatischer Zeitplan“ das Feld „Zu prüfende Standorte“ neben „Zu prüfende Anlagen“ — suchen Sie nach Namen oder navigieren Sie durch Ihre Standorthierarchie. Jeder angeheftete Standort erhält in jedem Zyklus eine eigene Inspektion, genau wie eine angeheftete Anlage, und eine Vorlage kann beides enthalten. Standort-Inspektionen erscheinen in der Jahresmatrix und lassen sich wie Anlagen-Inspektionen als PDF exportieren.