Mängel bis zum Abschluss verfolgen

Wenn ein Prüfpunkt fehlschlägt, ist dieser Fehlschlag ein Mangel: An einer bestimmten Anlage stimmt etwas nicht, und jemand muss es beheben und die Behebung nachweisen. Der Reiter Mängel sammelt alle fehlgeschlagenen Prüfpunkte aus sämtlichen Prüfungen in einer Liste, damit nichts in einem einzelnen Prüfbericht untergeht.

Wo Sie ihn finden

Öffnen Sie Prüfungen und wählen Sie den Reiter „Mängel“. Die Liste zeigt alle aktuell als fehlgeschlagen erfassten Prüfpunkte, neueste zuerst. Das Lesen des Registers ist in jedem Tarif enthalten.

Die fünf Status

Der Status eines Mangels wird automatisch aus dem verknüpften korrektiven Arbeitsauftrag abgeleitet – Sie müssen beide nie von Hand abgleichen. Nur die abschließende Bestätigung erfasst ein Mensch.

Offen

Der Prüfpunkt ist fehlgeschlagen und es ist noch kein korrektiver Arbeitsauftrag aktiv.

Arbeitsauftrag erstellt

Ein korrektiver Arbeitsauftrag besteht und wartet auf den Start.

In Bearbeitung

Am korrektiven Arbeitsauftrag wird gearbeitet.

Behoben

Der korrektive Arbeitsauftrag ist abgeschlossen, aber niemand hat bestätigt, dass der Mangel wirklich weg ist.

Bestätigt und geschlossen

Jemand hat vor Ort geprüft, dass die Behebung gewirkt hat. Nur diesen Status setzt ein Mensch.

Einen Arbeitsauftrag aus einem Mangel erstellen

Hat ein Mangel noch keinen Arbeitsauftrag, klicken Sie auf „Arbeitsauftrag erstellen“. FreeMaint legt einen korrektiven Arbeitsauftrag an, vorbefüllt mit Anlage, Standort und fehlgeschlagenem Prüfpunkt, und verknüpft ihn mit dem Mangel. Zweimaliges Klicken erzeugt nie ein Duplikat. Erstellt Ihre Vorlage bei Fehlschlag bereits automatisch Arbeitsaufträge, sind die Mängel hier von vornherein verknüpft.

Eine Behebung bestätigen

Ist die Reparatur erledigt, kehren Sie zum Mangel zurück und klicken auf „Prüfen und schließen“. Bestätigen Sie, dass Sie vor Ort geprüft haben, dass das Problem tatsächlich behoben ist. Dieser Schritt ist bewusst vom Abschluss des Arbeitsauftrags getrennt: Ein abgeschlossener Arbeitsauftrag belegt, dass gearbeitet wurde – nicht, dass der Mangel behoben ist. ISO 9001 und ISO 45001 verlangen beide diesen Nachweis, und er wird unter Ihrem Namen erfasst. Tritt der Mangel erneut auf, öffnen Sie ihn wieder.

Wiederholungsmängel

Schlägt derselbe Prüfpunkt an derselben Anlage in einer späteren Periode erneut fehl, wird dieser Fehlschlag als eigener Mangel erfasst und beide werden als „Wiederholung“ markiert. Zwei offene Mängel am selben Prüfpunkt sind ein Signal, kein Duplikat: Das Problem wurde zweimal festgestellt und ist immer noch nicht behoben. Mit dem Filter „Nur Wiederholungsmängel“ finden Sie chronische Probleme, die eine gründlichere Lösung verdienen.

Die Liste eingrenzen

Nach Prüfpunkt, Anlage oder Vorlage suchen
Nach Status filtern, um nur Offenes zu sehen
Nach Schweregrad filtern – standardmäßig das am Prüfpunkt hinterlegte Risikoniveau
Nur Wiederholungsmängel anzeigen

Ursachenanalyse zu einem Befund durchführen

Wenn ein Mangel mehr verdient als eine Reparatur — er kommt immer wieder oder deutet auf ein Prozessproblem hin — tippen Sie beim Befund auf Analyse. FreeMaint legt einen Problemlösungsdatensatz an, standardmäßig PDCA und umstellbar auf 5 Why, Ishikawa, A3 oder DMAIC, der bereits mit diesem Befund verknüpft ist. Analyse, Korrekturmaßnahmen und deren Wirksamkeitsprüfung liegen damit im Register Kontinuierliche Verbesserung neben allem anderen statt in einer separaten Tabelle. Ein erneutes Tippen auf Analyse öffnet immer denselben Datensatz; es entsteht nie ein zweiter. Eine Analyse zu eröffnen erfordert den Enterprise-Tarif; eine vorhandene zu lesen nie.

Öffnen Sie Inspektionen und wechseln Sie zum Reiter Befunde.
Tippen Sie in der zu untersuchenden Zeile auf Analyse.
Arbeiten Sie die Schritte der Methode durch und ergänzen Sie Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum.
Halten Sie nach Abschluss der Maßnahmen fest, ob sie wirksam waren — das schließt den Kreis für ein Audit.

Ein Bericht für den gesamten Mangel

Zu jedem Befund erzeugt „Vollständiger Mängelbericht (PDF)" ein einziges Dokument mit der gesamten Historie: die Prüfung, bei der der Mangel gefunden wurde, der Befund samt Nachweisfoto, der Korrektur-Arbeitsauftrag und alles, was darin geschah, die Ursachenanalyse mit ihren Korrekturmaßnahmen und deren Wirksamkeitsprüfung und schließlich, wer die Korrektur wann verifiziert hat. Genau das verlangt ein ISO-9001-Auditor, und es ersetzt sieben Bildschirme und drei Exporte. Abschnitte, die Sie nicht nutzen, entfallen einfach.

Karten oder Tabelle

Das Register bietet zwei Ansichten, und Ihre Wahl wird gemerkt. Karten zeigen jeden Befund vollständig. Die Tabelle zeigt eine Zeile je Befund — Nummer, Datum, Prüfung, Anlage, Standort, Arbeitsauftrag, Analyse, Status und Aktionen — was beim Durchsehen vieler Mängel schneller ist. Arbeitsauftrag und Analyse sind in beiden Ansichten anklickbar.

Abgeschlossene Korrekturarbeit zur Voraussetzung machen

Standardmäßig kann ein Befund auch dann verifiziert und abgeschlossen werden, wenn sein Korrektur-Arbeitsauftrag noch offen ist — sofort beheben und die Papiere später erledigen ist eine reale Arbeitsweise. Erlaubt Ihr Qualitätssystem das nicht, kann ein Administrator unter Unternehmenseinstellungen → System eine oder beide Voraussetzungen aktivieren: abgeschlossener Korrektur-Arbeitsauftrag und gelöste Ursachenanalyse. Ist eine Voraussetzung nicht erfüllt, ist „Verifizieren und abschließen" deaktiviert und nennt den blockierenden Datensatz. Befunde ohne Arbeitsauftrag und ohne Analyse sind nie betroffen.