Inspektionen – Schnellstart

Das Inspektionsmodul ersetzt Papier-Checklisten durch einen im CMMS verankerten Ablauf. Jede Vorlage beschreibt die Prüfpunkte, die Sie monatlich kontrollieren wollen; jede Durchführung ist eine ausgefüllte Kopie dieser Vorlage für ein Paar (Anlage, Monat). Das Jahresraster zeigt zwölf Monate Ergebnisse auf einen Blick.

Wie alles zusammenhängt

Vorlagen → Prüfpunkte → Durchführungen → Zellen. Die Vorlage ist das Formular. Ein Prüfpunkt ist eine Zeile des Formulars (z. B. „Motor / Gehäusetemperatur ≤ 40 °C“). Prüfpunkte lassen sich in Abschnitte gruppieren (MECHANIK, ELEKTRIK, HYDRAULIK usw.). Eine Durchführung ist ein Monatsdurchlauf für (Vorlage, Anlage, Jahr, Monat). Eine Zelle ist das Einzelergebnis für (Durchführung, Prüfpunkt) — welcher Code, welcher Wert, welche Notizen.

Ihre erste Vorlage anlegen

1. Öffnen Sie /inspections/templates und klicken Sie auf „Neue Vorlage“. Geben Sie ihr einen Namen (z. B. „Monatliche Kompressorprüfung“) und optional eine Dokumentnummer und Revision (Felder für gelenkte Dokumente nach ISO 9001).
2. Legen Sie optional einen Zuständigen Bereich fest — das funktionale Team, das für dieses Formular verantwortlich ist. Generierte Inspektionen übernehmen ihn als zugewiesenes Team, und der Bereich wird auf dem PDF gedruckt.
3. Wählen Sie optional eine Kategorie, um diese Vorlage auf der Inspektionsseite zu gruppieren — z. B. eine Kategorie „Klimaanlagen-Checkliste" mit Ihren Formularen „Monatlich" und „Wöchentlich". Verwalten Sie Kategorien unter Unternehmenseinstellungen → Kategorien (Inspektion).
4. Fügen Sie im Builder Abschnitte hinzu, wenn Sie Punkte gruppieren möchten — typische Gruppen sind MECHANIK, ELEKTRIK, SCHMIERUNG, SICHERHEIT. Abschnitte sind optional; Punkte können auch „ohne Abschnitt“ stehen.
5. Klicken Sie in jedem Abschnitt auf „Punkt hinzufügen“ und legen Sie einen Prüfpunkt an: einen Bauteilnamen und die Beschreibung der Prüfung.
6. Konfigurieren Sie die Aktionscodes über „Aktionscodes bearbeiten“. Eine neue Vorlage beginnt mit P = Pass (bestanden), F = Fail (nicht bestanden) und N = N/A (entfällt); ersetzen Sie sie bei Bedarf durch Ihre eigene Legende — zum Beispiel P = Prüfen, R = Ersetzen, A = Einstellen, C = Reinigen, T = Auffüllen — mit beliebigen Codes aus 1–3 Buchstaben.
7. Speichern Sie die Vorlage. Sie steht dann für neue Durchführungen zur Verfügung.

Einen Abschnitt duplizieren

Um mehrere ähnliche Abschnitte anzulegen (zum Beispiel einen pro Motor), klicken Sie im Kopf eines Abschnitts auf „Abschnitt duplizieren“ (das Kopiersymbol): Die Kopie erscheint mit allen ihren Punkten direkt darunter. Benennen Sie sie um und wählen Sie ihr Gerät mit dem Stift.

Oder mit einem KI-Entwurf beginnen

Öffnen Sie auf der Seite „Neue Vorlage“ den Bereich „Mit KI erstellen“ und beschreiben Sie die Checkliste – zum Beispiel „Wöchentliche vorbeugende Inspektion eines Kompressorraums: Sicherheit, Ordnung und Sauberkeit, Schaltschränke, Lüftung, Leckagen, Beschilderung und 6S“. FreeMee schlägt Sektionen und Prüfpunkte vor (bestanden/nicht bestanden, Messwert oder Text) und füllt Namen und Beschreibung aus, die Sie weiterhin ändern können. Grenzwerte werden nur eingetragen, wenn Ihre Beschreibung sie nennt; Messwerte ohne Grenzwerte werden markiert, damit Sie sie im Editor festlegen. Klicken Sie auf „Mit dieser Checkliste erstellen“, um die Vorlage mit allen Prüfpunkten auf einmal anzulegen, und verfeinern Sie sie anschließend im Editor. Jede Generierung kostet 3 KI-Credits, nur wenn ein brauchbarer Entwurf zurückkommt.

Den Prüfpunkt mit einem Referenzfoto zeigen

Im Vorlagen-Editor hat jeder Prüfpunkt eine Schaltfläche „Referenzfoto hinzufügen“. Das Foto erscheint dann beim Ausfüllen der Inspektion neben dem Prüfpunkt — im Web wie in der mobilen App —, sodass die Person, die den Rundgang macht, genau sieht, welche Stelle sie prüfen soll. Klicken Sie auf das Vorschaubild, um es zu vergrößern; das kleine Kreuz entfernt es. Eine duplizierte Vorlage behält ihre Referenzfotos. Dieses Foto gehört zur Vorlage — wer die Inspektion durchführt, macht während des Rundgangs weiterhin eigene Fotos. Das Foto wird außerdem als Vorschaubild neben dem Prüfpunkt im PDF der Inspektion, im PDF des Arbeitsauftrags und auf dem leeren Formular gedruckt. Die mobile App speichert eine Kopie auf dem Telefon, sobald sie die Inspektion herunterlädt — so bleibt das Foto auch bei einem Rundgang ohne Netz sichtbar. Sie können bis zu 3 Fotos pro Prüfpunkt hinzufügen — etwa wo der Punkt liegt, seinen korrekten und einen fehlerhaften Zustand. Das erste wird neben dem Prüfpunkt angezeigt; ein Tippen öffnet alle.

Einige Punkte seltener prüfen als den Rundgang

Ein Rundgang mischt oft Punkte, die jedes Mal geprüft werden, mit Punkten, die monatlich oder jährlich geprüft werden. Wählen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Prüfpunkts „Wie oft wird dieser Punkt geprüft?“: „Bei jeder Inspektion“ (Standard) oder eine Häufigkeit von wöchentlich bis alle 2 Jahre — angeboten werden nur die, die seltener als der Rundgang sind. Wird eine Inspektion angelegt, ist ein Punkt, der vor Kurzem an derselben Anlage oder demselben Standort beantwortet wurde, nicht fällig: Er wird am Ende seines Abschnitts unter „Diesmal nicht fällig“ eingeklappt, ist nicht verpflichtend und zählt nicht zum Fortschritt, kann aber weiterhin beantwortet werden. Ein Punkt, dessen letzte Antwort ein Fehler war, bleibt fällig. Das Jahresraster zeigt „—“ für einen Zeitraum, in dem der Punkt nicht fällig war, und das Leerformular druckt die Häufigkeit jedes Punkts. Eine geänderte Häufigkeit gilt für danach angelegte Inspektionen. Verfügbar im Business-Tarif.

Den Plan des Rundgangs hinzufügen

Im Vorlagen-Editor nimmt die Karte „Rundgangsplan“ bis zu 6 Fotos auf — den Plan des Rundgangs, eine Übersicht der Linie. Sie werden oben in jeder Inspektion dieser Vorlage angezeigt, im Web und in der mobilen App (das Telefon behält eine Kopie für Rundgänge ohne Empfang), und auf dem Leerformular über der Liste gedruckt. Wie die Fotos der Prüfpunkte gehören sie zur Vorlage, und eine duplizierte Vorlage behält sie.

Einem Prüfpunkt einen Sicherheitshinweis hinzufügen

Wenn Sie einen Prüfpunkt hinzufügen oder bearbeiten („Punkt hinzufügen“ oder der Stift „Prüfpunkt bearbeiten“), füllen Sie das optionale Feld „Sicherheitshinweis“ aus – zum Beispiel „Nicht am Schauglas arbeiten, solange der Kessel unter Druck steht“. Der Techniker sieht ihn direkt unter dem Prüfpunkt, über der Antwort, im Web wie in der mobilen App, und er wird im PDF der Inspektion und im PDF des Arbeitsauftrags unter dem Prüfpunkt gedruckt. Leeren Sie das Feld, um den Hinweis zu entfernen. Eine duplizierte Vorlage behält ihre Sicherheitshinweise.

Optional: bei FEHLER automatisch einen Korrektur-Arbeitsauftrag anlegen

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Wenn in derselben Inspektion mehrere Punkte fehlschlagen, steuert die neue Einstellung „Wenn mehrere Punkte fehlschlagen“ das Ergebnis: einen Arbeitsauftrag pro Inspektion behalten (alle fehlgeschlagenen Punkte sind aufgelistet) oder einen Arbeitsauftrag pro fehlgeschlagenem Punkt erstellen, jeweils unabhängig zuweisbar und abschließbar.

Eine Inspektion durchführen

Klicken Sie in einer Vorlage auf „Inspektion starten“, wählen Sie eine Anlage und einen Monat – die Inspektion öffnet sich sofort, bereits gestartet, sodass Sie sie ausfüllen können. Um dieselbe Vorlage auf viele Anlagen gleichzeitig anzuwenden, verwenden Sie „Für mehrere Anlagen planen“. Jede geplante oder laufende Inspektion erscheint im Tab „Anstehende Inspektionen“ auf der Inspektionsseite, sodass keine erstellte Inspektion verloren geht – öffnen Sie dort eine, um sie zu starten oder fortzusetzen. Die Kalenderansicht zeigt geplante Inspektionen außerdem in Violett; ziehen Sie eine Inspektion mit dem Status SCHEDULED, um sie neu zu planen.

Eine Durchführung ausfüllen

Öffnen Sie eine Inspektion über den Tab „Anstehende Inspektionen“ (oder direkt nach „Inspektion starten“) und klicken Sie auf jeden Punkt, um das Ergebnis einzugeben. Wählen Sie einen Aktionscode aus der Legende Ihrer Vorlage, geben Sie optional einen Zahlenwert ein (die Schwellenwertprüfung leitet OK/FAIL automatisch ab, wenn Sie Min/Max definiert haben), fügen Sie Notizen und ein Foto hinzu und speichern Sie. Der Status wechselt automatisch zu IN_PROGRESS. Wenn alle erforderlichen Punkte ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Abschließen“ – die Inspektion wird gesperrt und erfasst (optional) eine Signatur-URL für die Prüfung.

Als PDF exportieren

Jede Durchführung hat eine Schaltfläche „PDF herunterladen“, die einen A4-Hochformatbericht erzeugt (Kopf + Raster nach Abschnitten + Legende der Aktionscodes + Unterschriftszeile) in Ihrer Oberflächensprache. Die Jahresrasterseite hat ihre eigene Schaltfläche „Jahres-PDF herunterladen“ für die Zwölf-Monats-Matrix im A4-Querformat — grün für OK, rot für Fehler, gelb für Ausstehend. Jede Vorlage lässt sich außerdem leer ausdrucken, um sie von Hand auszufüllen (siehe nächster Abschnitt).

Ein leeres Formular zum Ausfüllen von Hand drucken

Klicken Sie auf der Seite einer Vorlage auf „Leeres Formular drucken“, um ein PDF der Checkliste herunterzuladen, das sich ausdrucken und von Hand ausfüllen lässt — zum Beispiel die wöchentliche Kesselprüfung, die neben der Maschine aushängt. Das Blatt enthält Name, Dokumentnummer, Revision und Häufigkeit der Vorlage sowie leere Zeilen für Anlage oder Standort, Datum und Prüfer. Jeder Prüfpunkt wird mit seinem Referenzfoto und seinem Sicherheitshinweis gedruckt, dazu ein Antwortfeld passend zu seinem Typ: ein Kästchen je Aktionscode, Kästchen Bestanden / Fehler oder Ja / Nein, eine Linie mit Einheit und zulässigem Bereich für einen Messwert, ein Kästchen je Option bei einer Mehrfachauswahl. Ist die Vorlage geplant, folgt ein Protokoll mit einer Zeile pro Zeitraum — eine Zeile pro Woche bei einer wöchentlichen Prüfung — und Spalten für Datum, Unterschrift und Bemerkungen; es wird kein Jahr gedruckt, sodass dasselbe Blatt wiederverwendet werden kann. Unterschriftszeilen schließen die Seite ab. Die Schaltfläche steht allen zur Verfügung, die Inspektionen ansehen dürfen, in jedem Tarif.

Eine Vorlage löschen

Um eine nicht mehr benötigte Vorlage zu entfernen, öffnen Sie die Vorlagenkarte (oder ihre Detailseite), klicken auf das Menü ⋯ und wählen Löschen. Der Bestätigungsschritt zeigt, wie viele Abschnitte, Prüfpunkte und geplante Durchführungen entfernt werden — lesen Sie ihn aufmerksam, denn das Löschen ist endgültig und wirkt bis in jede ausgefüllte Zelle. Löschen erfordert die Berechtigung inspections:template_write (standardmäßig für Administratoren und Verantwortliche).

Tipps

• Klein anfangen: Definieren Sie EINE Vorlage für Ihre kritischste Anlage und nutzen Sie sie einen Monat lang, bevor Sie sie breiter einführen.
• Das Freitextfeld „Kritikalität“ der Vorlage bestimmt die Priorität der korrektiven Arbeitsaufträge, die sie auslöst: standardmäßig Hoch, Mittel, wenn das Feld das Wort „low“ enthält (zum Beispiel „Low“). Jeder andere Wert, etwa eine Punktzahl, belässt es bei Hoch.
• Das Jahresraster ist Ihr Prüfnachweis. Drucken Sie es einmal jährlich für ISO-9001-Audits aus.
• Sie können für verschiedene Anlagenfamilien (Kompressoren, Förderbänder, Schaltschränke) unterschiedliche Vorlagen anlegen und sie trotzdem nebeneinander im gemeinsamen Kalender sehen.

Eine Inspektion ausfüllen (automatisches Speichern)

Öffnen Sie eine Ausführung und tippen Sie bei jedem Element auf einen Code — Ihre Auswahl wird automatisch gespeichert, daher gibt es keine Speichern-Schaltfläche pro Element. Ein kleines Häkchen erscheint, sobald eine Zelle gespeichert ist. Sie können auch auf „Alle speichern" tippen oder einfach auf „Abschließen" (dabei werden ausstehende Änderungen zuerst gespeichert). Fügen Sie jedem Element über die Kamera-Schaltfläche ein Foto hinzu: Es erscheint als Miniaturansicht, öffnet sich beim Tippen im Vollbild und wird in das PDF aufgenommen.

Farbcodierte Ergebnisse (Bestanden / Nicht bestanden)

Markieren Sie in „Aktionscodes bearbeiten" jeden Code als Bestanden, Nicht bestanden oder Neutral. Bestanden-Codes werden grün und Nicht-bestanden-Codes rot — sowohl im Ausfüllbildschirm als auch im Jahresraster. Ein Nicht-bestanden-Ergebnis markiert das Element als fehlerhaft und löst daher auch den automatischen Korrektur-Arbeitsauftrag aus, wenn diese Option aktiviert ist. Auf Neutral belassene Codes (zum Beispiel „N/V") lassen ein Element nie durchfallen.

Rundgänge und Jahrestabelle

Deckt eine Vorlage mehrere Anlagen ab, zeigt „Offene Inspektionen“ eine Zeile pro Inspektion statt pro Anlage, mit einem Fortschrittsbalken über ihre Anlagen. Öffnen Sie die Zeile, um die Anlagenliste zu sehen und eine davon zu starten; die Schaltfläche „Nach Inspektion gruppieren“ führt zurück zur flachen Liste. Im Reiter Vorlagen ersetzt die Schaltfläche Tabelle die Karten durch eine Tabelle aller Vorlagen mit ihren Planungsspalten und einem Januar-bis-Dezember-Streifen, der zeigt, was in jedem Monat des gewählten Jahres tatsächlich gelaufen ist.

Verspätet abgeschlossene Inspektionen

Eine nach ihrer Fälligkeit abgeschlossene Inspektion zeigt „Verspätet abgeschlossen“ und die Zahl der Verspätungstage, in der Liste und in der Inspektion. Eine verspätete Inspektion kann immer ausgefüllt und abgeschlossen werden.

Nur fragen, wenn es darauf ankommt

Ein Prüfpunkt kann nur erscheinen, wenn ein vorheriger auf eine bestimmte Weise beantwortet wurde — „Leckage beschreiben“ nur, wenn „undicht?“ mit Ja beantwortet ist. Wählen Sie im Vorlageneditor unter „Nur abfragen, wenn…“ den steuernden Prüfpunkt und haken Sie die Antworten an, die ihn einblenden. Nur Prüfpunkte mit fester Antwortmenge können einen anderen steuern (i. O./n. i. O., Ja/Nein, Aktionscode, Mehrfachauswahl); eine Zahl oder ein Freitext nicht. Ein ausgeblendeter Prüfpunkt wird nicht gefragt, blockiert den Abschluss auch dann nicht, wenn er Pflicht ist oder ein Foto verlangt, und löst nie einen Korrekturauftrag aus. Eine bereits erfasste Antwort bleibt erhalten und wird weiterhin im Bericht gedruckt.

Sehen, wann sie durchgeführt wurden

Jeder Inspektionsdurchgang erscheint auch im Kalender (/calendar). Ein noch offener Durchgang steht an seinem geplanten Datum; ist er erledigt, rückt er auf das Datum der tatsächlichen Durchführung — ausgegraut und durchgestrichen. Genau dieses Datum muss ein Jahresnachweis zeigen. Mit dem Quellenfilter lassen sich nur Inspektionen anzeigen.

Eine versehentlich gestartete Inspektion verwerfen

Die falsche Inspektion gestartet? Öffnen Sie sie und klicken Sie auf „Verwerfen“ (mobil: ⋮, dann Verwerfen); ein Grund ist optional. Das dürfen die Person, die sie gestartet hat, die Zugewiesenen, ihr Team oder alle, die Inspektionsdurchläufe löschen dürfen. Eine Prüfung vor Nutzung oder eine manuelle Inspektion, die Sie selbst angelegt und gestartet haben, wird gelöscht; jede andere Inspektion kehrt mit demselben Fälligkeitsdatum zu „Geplant“ zurück, Antworten, Notizen und Fotos werden gelöscht. Verbrauchter Bestand geht zurück ins Lager, erfasste Zählerstände bleiben erhalten, und die Aktion wird im Audit-Protokoll festgehalten. Eine abgeschlossene oder signierte Inspektion kann nicht verworfen werden.

Den Antworttyp eines Prüfpunkts ändern

Sie können den „Antworttyp“ eines Prüfpunkts ändern (zum Beispiel von „Aktionscodes“ zu „Ja / Nein“), auch wenn er bereits beantwortet wurde. Der Editor zeigt Ihnen zuerst, wie viele Antworten er schon hat: Diese Antworten bleiben genau so, wie sie gegeben wurden, und behalten ihr Ergebnis; ein alter Code wird mit seiner Bedeutung aus der Legende angezeigt, etwa „C — Konform“. Nur neue Antworten verwenden den neuen Typ.

Mehrere Inspektionen auf einmal auswählen

In « Offene Inspektionen » hat jede Runde ein eigenes Kontrollkästchen: Es wählt alle Inspektionen der Runde für die Sammelaktionen aus (zuweisen, starten, prüfen, löschen). Löschen erfordert die Berechtigung zum Löschen von Inspektionen, und eine geplante Inspektion kehrt im nächsten Zyklus zurück.