Prüfung durch die Führungskraft

Viele Qualitätssysteme verlangen, dass eine Inspektion von jemand anderem als der ausführenden Person geprüft wird. FreeMaint bildet das als Prüfschritt ab, den Sie je Vorlage einschalten.

Den Schritt einschalten

Öffnen Sie eine Inspektionsvorlage und tragen Sie im Feld „Geprüft von“ die Person ein, die deren Durchläufe kontrollieren soll. Diese eine Auswahl aktiviert den Schritt. Bleibt das Feld leer, ändert sich nirgends etwas — keine Vorlage hat eine Prüfung, solange Sie sie nicht verlangen.

Einen Durchlauf prüfen

Sobald ein Durchlauf dieser Vorlage abgeschlossen ist, steht er auf Ausstehend, und daneben liegt eine Schaltfläche „Prüfen“: auf der Seite des Durchlaufs selbst, auf seiner Karte unter „Zu erledigende Inspektionen“ und in der Spalte „Prüfung“ der Tabellenansicht. Ein Zähler „Zu prüfen“ am Seitenkopf öffnet die Warteschlange, und der Filter „Prüfung“ engt die Liste auf das Ausstehende ein. Die Prüfung hält fest, wer kontrolliert hat und wann — auf Wunsch mit einer Anmerkung von der Seite des Durchlaufs — und der Durchlauf steht danach auf Geprüft. Alle sehen den Status; handeln kann nur, wer die Berechtigung hat.

Mehrere auf einmal prüfen

Eine monatliche Checkliste über zweihundert Anlagen erzeugt zweihundert Durchläufe, und diese einzeln freizugeben ist kein Arbeitsablauf. Filtern Sie auf Prüfung: Ausstehend, setzen Sie „Alle auf dieser Seite auswählen“ und nutzen Sie „Prüfen“ in der Aktionsleiste. Was sich in der Auswahl nicht prüfen lässt — noch nicht abgeschlossen, bereits geprüft oder von Ihnen selbst durchgeführt — wird übersprungen und Ihnen gemeldet, statt stillschweigend mitgenommen zu werden.

Die eine Regel

Wer eine Inspektion abgeschlossen hat, darf sie nicht prüfen. Genau diese Trennung ist der Sinn der Kontrolle — eine vom eigenen Verfasser freigegebene Inspektion ist kein Nachweis. Die Prüfung ist ein Workflow-Meilenstein in jedem kostenpflichtigen Tarif; sie ist getrennt von der kryptografischen E-Signatur, die zu Business gehört. Ist die Schaltfläche Prüfen bei Ihnen ausgegraut, haben Sie diesen Rundgang selbst durchgeführt — fahren Sie mit der Maus darüber oder tippen Sie am Telefon darauf, dann wird es gesagt. Jede Kollegin und jeder Kollege mit der Berechtigung Inspektionen prüfen kann stattdessen abzeichnen.

Prüfung und E-Signatur beantworten verschiedene Fragen: die eine hält fest, dass eine zweite Person die Arbeit kontrolliert hat, die andere beweist, wer unterschrieben hat.