Inspektion per Scan starten

Wer vor einer Maschine steht und ihren QR-Code scannt, landet direkt bei der heute fälligen Inspektion – nicht in einer Liste vergangener Inspektionen. Fahrer, Bediener und Techniker erhalten das Formular in einem Schritt, und der Datensatz zeigt, dass die Inspektion per Scan geöffnet wurde.

Was beim Scannen passiert

1. Scannen Sie den QR-Code des Betriebsmittels oder Standorts – mit der Handykamera oder der Schaltfläche „QR scannen“ in der App.
2. FreeMaint sucht die für die aktuelle Periode fällige Inspektion und öffnet sie.
3. Treffen zwei Vorlagen zu, wählen Sie aus einer kurzen Liste. Ist keine eingerichtet, sagt die Seite das und verweist auf die Vorlagen.
4. Füllen Sie die Checkliste aus und schließen Sie sie wie gewohnt ab.

Wenn der Aufkleber beschädigt ist

Ein zerkratztes, abgenutztes oder nie gedrucktes Etikett blockiert niemanden. Öffnen Sie die Seite des Betriebsmittels, gehen Sie auf den Reiter Inspektionen und nutzen Sie „Heutige Inspektion starten“. Sie erhalten dasselbe Formular. Der Datensatz weist dann einen manuellen Start statt eines Scans aus – die ehrliche Beschreibung dessen, was geschehen ist.

Was der Datensatz zeigt

Wird eine Inspektion per Scan geöffnet, speichert der Durchlauf den gescannten Code und den Zeitpunkt, und das PDF druckt eine Zeile „Scan-Kontrolle“. Das ist eine Kontrolle und ein datierter Nachweis: Es belegt, dass ein Scan stattgefunden hat. Es ist kein Beweis für die Anwesenheit einer Person, denn ein gedruckter Code lässt sich abfotografieren.

Eine Kontrolle bei jeder Benutzung

Manche Kontrollen sind nicht an einem Datum fällig, sondern jedes Mal, wenn jemand das Gerät nimmt: der Rundgang um ein Poolfahrzeug, die Kontrolle vor dem Fahren eines Staplers. Stellen Sie die Vorlage auf „Bei jeder Benutzung des Geräts“: Jeder Scan öffnet eine neue Kontrolle für die scannende Person — ein Fahrzeug, das dreimal am Tag genutzt wird, erhält drei Kontrollen, jeweils auf den Namen der Person, die es hatte. Hat diese Person heute eine unvollständig gelassen, setzt der Scan sie fort. Die Schaltfläche des Scan-Bildschirms lautet dann „Kontrolle vor Benutzung durchführen“. Dieser Modus ist im Business-Plan verfügbar.

1. Stellen Sie in der Vorlage „Wann wird sie ausgefüllt?“ auf „Bei jeder Benutzung des Geräts“.
2. Wählen Sie unter „Gilt für alle Anlagen der Kategorie“ die abgedeckte Kategorie — zum Beispiel Fahrzeuge. Später hinzugefügte Fahrzeuge sind automatisch abgedeckt.
3. Fügen Sie ein Zählerstand-Element hinzu, um den Kilometerstand zu erfassen, und nehmen Sie bis zu 6 Fotos pro Element für den Rundgang auf.
4. Auf jeder Fahrzeugseite im Fuhrpark zeigt der Bereich „Kontrollen“, wer die letzten Kontrollen gemacht hat, wann und wie viele Punkte nicht bestanden wurden.

Einrichtung

1. Erstellen Sie eine Inspektionsvorlage mit den Prüfpunkten, die Sie kontrollieren wollen.
2. Öffnen Sie den Zeitplan der Vorlage, wählen Sie die Häufigkeit und heften Sie die betroffenen Betriebsmittel oder Standorte an.
3. Drucken Sie die QR-Codes auf der jeweiligen Betriebsmittelseite oder gesammelt aus der Liste.
4. Geben Sie den Personen, die Inspektionen durchführen, eine Rolle mit der Berechtigung „Inspektionen durchführen“.

Tipps

• Scan verpflichtend machen: Aktivieren Sie in der Vorlage „QR-Scan zum Starten erforderlich“, damit ein Durchlauf nur an der Maschine geöffnet werden kann. Wer Vorlagen bearbeiten darf, kann das bei einem beschädigten Etikett übergehen – die Ausnahme wird mit Begründung protokolliert. Sobald die Inspektion gestartet ist, muss jedes andere Gerät und jeder andere Browser-Tab, auch die Web-App, den Code erneut scannen, bevor dort ausgefüllt oder abgeschlossen werden kann; auch jeder dieser Scans wird erfasst.
• Ein vorhandener Barcode oder ein Typenschild mit Seriennummer funktioniert bereits – FreeMaint erkennt auch diese, Sie können also vor dem Druck jedes Aufklebers starten.
• Auch Standorte: Wer den QR-Code eines Raums, eines Flurs oder eines Technikraums scannt, bekommt „Heutige Inspektion starten“ für die Rundgänge angeboten, die diesem Standort zugeordnet sind — auf der Webseite, die der Scan öffnet, und in der mobilen App —, genau wie beim Etikett einer Anlage.
• Zwei Personen, die dieselbe Maschine gleichzeitig scannen, erhalten dieselbe Inspektion, nie zwei.