Vergangene Inspektionen importieren

Auf Papier oder in einem anderen Werkzeug durchgeführte Inspektionen lassen sich importieren: Jede kommt als abgeschlossene Inspektion mit ihren Antworten an – im Jahresraster und im Verlauf ihrer Anlage oder ihres Standorts.

Mit der Datei der Vorlage beginnen

Öffnen Sie auf der Seite Inspektionen das Menü ⋯ einer Vorlage und wählen Sie Importdatei für den Verlauf. Die Datei listet alle Prüfpunkte der Vorlage auf (Section, Part, Checkpoint) und in der Spalte Allowed Values, was jeder Punkt akzeptiert. Ein Zeilenblock entspricht einer Inspektion: Kopieren Sie den Block einmal pro zu importierender Inspektion.

Die Datei ausfüllen

1. Asset (Reference) oder Asset (Name), oder Location (Name): was inspiziert wurde – das eine oder das andere, nie beides.
2. Date: der Tag der Inspektion, als JJJJ-MM-TT oder im Datumsformat Ihres Unternehmens. Time (HH:mm) ist nötig, wenn die Vorlage mehrere Inspektionen pro Tag vorsieht.
3. Result: einer der zulässigen Werte der Zeile – ein Code, PASS/FAIL, YES/NO, DONE/NOT_DONE/NA, eine Zahl, ein Text oder mehrere durch | getrennte Optionen. Löschen Sie die Zeilen der Prüfpunkte, die nicht beantwortet wurden.
4. Note und Performed By sind optional. Performed By akzeptiert die E-Mail-Adresse oder den Benutzernamen eines Benutzers; jeder andere Text wird als Name des Prüfers übernommen.

Importieren

Wählen Sie auf der Seite Inspektionen Verlauf, dann Vergangene Inspektionen importieren, und laden Sie die Datei hoch. Die Prüfung vor dem Import listet die Zeilen auf, die nicht importiert werden können, mit dem Grund, sowie die geplanten Inspektionen, die die Datei ausfüllt. Laden Sie am Ende die nicht importierten Zeilen herunter: Sie kommen mit dem Grund in einer letzten Spalte zurück – korrigieren Sie sie und importieren Sie diese Datei erneut.

Was der Import tut – und was nicht

• Zeilen mit derselben Vorlage, demselben Ziel, demselben Datum und derselben Uhrzeit bilden eine Inspektion, die vollständig oder gar nicht importiert wird.
• Eine Inspektion, die bereits Antworten enthält, wird nie überschrieben. Eine geplante Inspektion ohne Antwort erhält die importierten Antworten.
• Nicht bestandene Antworten werden als zum Inspektionsdatum bereits geschlossene Mängel erfasst: Sie bleiben im Verlauf und öffnen das Mängelregister nicht erneut.
• Es wird weder ein Arbeitsauftrag noch eine E-Mail, Lagerbewegung oder Zählerablesung ausgelöst.
• Hat die Vorlage einen Prüfer, warten importierte Inspektionen wie alle anderen auf die Verifizierung – sie lassen sich gesammelt verifizieren.
• Daten in der Zukunft werden abgelehnt.

Wer importieren darf

Der Import erfordert die Berechtigung, eine Inspektion in die Vergangenheit zu datieren (standardmäßig Administrator und Verantwortlicher), und einen Tarif, der Inspektionen enthält (Starter oder höher).

Die Antworten exportieren

Verlauf, dann Antworten exportieren, lädt die Antworten abgeschlossener Inspektionen in denselben Spalten herunter, eine Zeile pro Antwort (ab dem Tarif Starter). Die Datei lässt sich unverändert wieder importieren – zum Beispiel in einen anderen Arbeitsbereich mit denselben Vorlagen. Das Menü ⋯ einer Vorlage exportiert nur die Antworten dieser Vorlage; eine Datei enthält höchstens 100.000 Antworten.