Ersatzteile per Sammelimport anlegen

Wenn Sie mit einer Tabelle starten, müssen Sie Ersatzteile nicht einzeln erfassen. Die Seite Ersatzteile nimmt eine CSV- oder Excel-Datei entgegen und legt Hunderte Datensätze in einem Durchgang an oder aktualisiert sie.

Einen Import ausführen

Öffnen Sie Lager und dann Ersatzteile.
Klicken Sie oben auf der Seite auf Importieren.
Laden Sie die Excel- oder CSV-Vorlage über die Zeile „Vorlage benötigt?" herunter, oder ziehen Sie direkt eine vorhandene Datei hinein.
Ordnen Sie jede Spalte Ihrer Datei einem FreeMaint-Feld zu. Nicht benötigte Spalten können übersprungen werden.
Prüfen Sie die Vorschau, wählen Sie, wie die Datei angewendet werden soll, und starten Sie den Import.

Die Vorlage verwenden

Die Excel-Vorlage bringt die richtigen Spaltenüberschriften bereits mit. Zeile 1 enthält die Spaltennamen, Zeile 2 zeigt den erwarteten Datentyp und Zeile 3 ein Beispiel. Tragen Sie Ihre Daten ab Zeile 4 ein – die Zeilen 2 und 3 sind Hinweise und werden beim Import übersprungen.

Was Sie laden können

Name

Die einzige Pflichtspalte. Alles andere ist optional.

Teilenummer

Ihre Referenz für das Ersatzteil. Daran erkennt der Import auch ein bereits vorhandenes Teil, sodass eine korrigierte Tabelle es aktualisiert, statt ein Duplikat anzulegen.

Menge und Mindestmenge

Der verfügbare Bestand und die Schwelle, ab der eine Meldung über niedrigen Bestand ausgelöst wird.

Non-stock Item (Nicht bevorrateter Artikel)

true oder false – die Einstellung „Nicht bevorrateter Artikel“ des Ersatzteils. true kennzeichnet ein Ersatzteil, das für den Einkauf und die Ersatzteillisten der Anlagen geführt, aber nie als niedriger Bestand gezählt und nie automatisch nachbestellt wird; eine Menge wird trotzdem angenommen. Eine leere Zelle lässt das Ersatzteil unverändert. Exportierte Dateien enthalten dieselbe Spalte (Überschrift „Non Stock“), sodass Sie eine Tabelle exportieren, bearbeiten und erneut importieren können.

Stückkosten und Verkaufspreis

Was Sie für das Teil bezahlen, und was Sie berechnen, wenn Teile einem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Standort (Name), Kategorie (Name), Lieferant (Name)

Werden über den Namen mit bereits vorhandenen Datensätzen abgeglichen.

Lagerplatz

Freitext für Regal oder Fach, etwa „Gang A-5". Das ist kein Lager.

Anlegen, aktualisieren oder beides

Vor dem Import wählen Sie, was mit Zeilen geschehen soll, die zu einem vorhandenen Teil passen: nur neue anlegen, nur vorhandene aktualisieren, oder die Treffer aktualisieren und den Rest anlegen. Da der Abgleich über die Teilenummer läuft, können Sie Ihre Ersatzteile exportieren, in Excel korrigieren und dieselbe Tabelle erneut importieren, ohne Duplikate zu erzeugen.

Bestand über mehrere Lager verteilt

Wenn Sie Menge und Standort (Name) gemeinsam ausfüllen, wird diese Menge an diesem Standort verbucht, und der Gesamtbestand des Teils ist die Summe seiner Standorte. Genau das erlaubt Ihnen, eine Datei je Standort zu laden.

Importieren Sie Ihren ersten Standort mit seinen Mengen und seinem Lager in der Spalte Standort.
Importieren Sie jeden weiteren Standort auf dieselbe Weise, im Modus „Vorhandene aktualisieren und Rest anlegen". Jede Datei addiert den Bestand ihres eigenen Standorts, statt die Gesamtmenge zu ersetzen.
Lassen Sie die Spalte Standort leer, wenn Sie stattdessen einen einzigen Gesamtwert führen – die Spalte Menge aktualisiert dann direkt diesen Wert.

Grenzen

8.000 Zeilen und 25 MB pro Datei. Ausnahme: Eine Teiledatei, deren Zeilen sowohl eine Menge als auch einen Lagerort angeben und die im Modus „Nur bestehende aktualisieren“ oder „Bestehende aktualisieren und Rest erstellen“ importiert wird, aktualisiert den Bestand Lagerort für Lagerort und ist auf 2.500 Zeilen pro Datei begrenzt, da jede dieser Zeilen länger zum Speichern braucht.
Keine Obergrenze für die Gesamtzahl der Ersatzteile – teilen Sie eine größere Tabelle auf und laden Sie die Teile nacheinander hoch.
Jeder Import kommt zum bereits Vorhandenen hinzu.

Tipp

Ein Import erfordert die Berechtigung „Ersatzteile importieren“, die Administrator, Verantwortlicher und Lagerleiter standardmäßig besitzen. Wenn die Schaltfläche Importieren einen Fehler meldet, lassen Sie Ihre Rolle von einem Administrator prüfen.

Warnung

Im Aktualisierungsmodus lässt eine leere Zelle den aktuellen Wert unverändert, statt ihn zu löschen. Um Beschreibung, Teilenummer, Hersteller oder Lagerplatz zu löschen, tragen Sie NONE in die Zelle ein; NONE in der Spalte Standort (Name) löst das Teil von seinem Standort. Bei einem neuen Teil wird NONE ignoriert.