Seguir las no conformidades hasta el cierre

Cuando un punto de control de inspección falla, ese fallo es una no conformidad: algo está mal en un activo concreto y alguien debe corregirlo y demostrar que quedó corregido. La pestaña No conformidades reúne todos los puntos de control fallidos de todas sus inspecciones en una sola lista, para que nada se pierda dentro de un informe de inspección.

Dónde encontrarla

Abra Inspecciones y elija la pestaña «No conformidades». La lista muestra todos los puntos de control registrados actualmente como fallidos, del más reciente al más antiguo. Consultar el registro está disponible en todos los planes.

Los cinco estados

El estado de una no conformidad se deduce automáticamente de la orden de trabajo correctiva vinculada; nunca tendrá que sincronizar ambas a mano. Solo la verificación final la registra una persona.

Crear una orden de trabajo desde una no conformidad

Si una no conformidad aún no tiene orden de trabajo, pulse «Crear orden de trabajo». FreeMaint genera una orden correctiva precargada con el activo, la ubicación y el punto de control fallido, y la vincula a la no conformidad. Pulsar dos veces nunca crea un duplicado. Si su plantilla ya crea órdenes de trabajo automáticamente al fallar, las no conformidades llegan aquí con el vínculo ya establecido.

Verificar una corrección

Una vez hecha la reparación, vuelva a la no conformidad y pulse «Verificar y cerrar». Confirme que ha comprobado en campo que el problema realmente desapareció. Este paso es deliberadamente distinto de cerrar la orden de trabajo: una orden terminada demuestra que se hizo un trabajo, no que el defecto quedó corregido. La ISO 9001 y la ISO 45001 exigen esta verificación, y queda registrada a su nombre. Si el defecto reaparece, reabra la no conformidad.

No conformidades recurrentes

Cuando el mismo punto de control vuelve a fallar en el mismo activo en un periodo posterior, ese nuevo fallo se registra como una no conformidad propia y ambas se marcan como «Recurrente». Dos no conformidades abiertas para el mismo punto de control son una señal, no un duplicado: significan que el problema se detectó dos veces y sigue sin resolverse. Use el filtro «Solo recurrentes» para detectar problemas crónicos que merecen una solución de fondo.

Acotar la lista

• Buscar por punto de control, activo o plantilla
• Filtrar por estado para ver solo lo que sigue abierto
• Filtrar por gravedad, que por defecto toma el nivel de riesgo definido en el punto de control
• Mostrar solo las no conformidades recurrentes

Hacer un análisis de causa raíz sobre un hallazgo

Cuando un defecto merece más que una reparación —se repite, o apunta a un problema de proceso— pulsa Análisis en el hallazgo. FreeMaint abre una ficha de resolución de problemas, PDCA por defecto y convertible a 5 Porqués, Ishikawa, A3 o DMAIC, ya vinculada a ese hallazgo. El análisis, sus acciones correctivas y su verificación de eficacia quedan así en el registro de Mejora continua junto a todo lo demás, en vez de en una hoja de cálculo aparte. Volver a pulsar Análisis en el mismo hallazgo reabre siempre la misma ficha; nunca crea una segunda. Abrir un análisis requiere el plan Enterprise; leer uno que ya tienes, nunca.

1. Abre Inspecciones y ve a la pestaña Hallazgos.
2. Pulsa Análisis en la fila que quieras investigar.
3. Recorre los pasos del método y añade acciones correctivas con responsable y fecha límite.
4. Cuando las acciones estén hechas, registra si fueron eficaces: eso es lo que cierra el ciclo ante una auditoría.

Un único informe para todo el defecto

En cualquier hallazgo, «Informe completo del defecto (PDF)» genera un único documento con todo el historial: la inspección en la que se detectó el defecto, el hallazgo con su foto, la orden de trabajo correctiva y todo lo ocurrido en ella, el análisis de causa raíz con sus acciones correctivas y su verificación de eficacia, y por último quién verificó la corrección y cuándo. Es lo que pide un auditor ISO 9001 y sustituye a abrir siete pantallas y exportar tres archivos. Las secciones que no utilice simplemente se omiten.

Tarjetas o tabla

El registro ofrece dos presentaciones y recuerda su elección. Las tarjetas muestran cada hallazgo completo. La tabla muestra una fila por hallazgo — número, fecha, inspección, activo, ubicación, orden de trabajo, análisis, estado y acciones — lo que es más rápido al revisar muchos defectos a la vez. Las referencias de orden de trabajo y de análisis son enlaces en ambas vistas.

Exigir que el trabajo correctivo esté terminado primero

Por defecto, un hallazgo puede verificarse y cerrarse aunque su orden de trabajo correctiva siga abierta, porque reparar en el momento y terminar el papeleo después es una forma real de trabajar. Si su sistema de calidad no lo permite, un administrador puede activar uno o ambos requisitos en Ajustes de empresa → Sistema: exigir que la orden de trabajo correctiva esté terminada y exigir que el registro de resolución de problemas esté resuelto. Cuando un requisito no se cumple, el botón «Verificar y cerrar» aparece desactivado e indica qué registro lo bloquea. Los hallazgos sin orden de trabajo ni análisis nunca se ven afectados.