Inspecciones: inicio rápido

El módulo de Inspecciones sustituye las listas en papel por un flujo nativo del CMMS. Cada plantilla describe los puntos que quieres verificar cada mes, y cada ejecución es una copia rellenada de esa plantilla para un par (activo, mes). La vista de rejilla anual te muestra 12 meses de resultados de un vistazo.

Cómo encaja todo

Plantillas → Puntos de control → Ejecuciones → Celdas. La plantilla es el formulario. Un punto de control es una línea del formulario (por ejemplo «Motor / temperatura de carcasa ≤ 40 °C»). Los puntos pueden agruparse en secciones (MECÁNICA, ELÉCTRICA, HIDRÁULICA, etc.). Una ejecución es una pasada mensual para (plantilla, activo, año, mes). Una celda es el resultado elemental de (ejecución, punto): qué código, qué valor y qué notas.

Crea tu primera plantilla

1. Vaya a /inspections/templates y haga clic en «Nueva plantilla». Póngale un nombre (p. ej., «Control mensual del compresor») y, si lo desea, un número de documento y una revisión (campos de documento controlado ISO-9001).
2. Opcionalmente, defina una Sección responsable: el equipo funcional responsable de este formulario. Las inspecciones generadas lo heredan como equipo asignado y la sección se imprime en el PDF.
3. Opcionalmente, elija una Categoría para agrupar esta plantilla en la página de Inspecciones — por ejemplo, una categoría «Lista de aire acondicionado» que contenga sus formularios «Mensual» y «Semanal». Gestione las categorías en Configuración de la empresa → Categorías (Inspección).
4. Añada secciones desde el editor si quiere agrupar los puntos; los grupos habituales son MECÁNICA, ELÉCTRICA, LUBRICACIÓN, SEGURIDAD. Las secciones son opcionales; los puntos también pueden quedar «sin sección».
5. En cada sección, haga clic en «Añadir punto» y defina un punto de control: un nombre de pieza y la descripción del control.
6. Configure los códigos de acción con «Editar códigos de acción». Una plantilla nueva empieza con P = Pass (conforme), F = Fail (no conforme) y N = N/A; si lo prefiere, sustitúyalos por su propia leyenda —por ejemplo P = Comprobar, R = Reemplazar, A = Ajustar, C = Limpiar, T = Rellenar— con cualquier código de 1 a 3 letras.
7. Guarde la plantilla. Ya estará disponible para nuevas ejecuciones.

Duplicar una sección

Para crear varias secciones parecidas (una por motor, por ejemplo), haga clic en «Duplicar sección» (el icono de copia) en el encabezado de una sección: la copia, con todos sus puntos, aparece justo debajo. Cámbiele el nombre y elija su equipo con el lápiz.

O empezar desde un borrador de IA

En la página Nueva plantilla, abre «Generar con IA» y describe la lista; por ejemplo, «Inspección preventiva semanal de una sala de compresores: seguridad, orden y limpieza, tableros eléctricos, ventilación, fugas, señalización y 6S». FreeMee propone secciones y puntos de control (correcto/incorrecto, lectura numérica o texto) y completa el nombre y la descripción, que puedes seguir editando. Los límites numéricos solo se completan cuando tu descripción los indica; las lecturas sin límites se marcan para que los definas en el editor. Pulsa «Crear con esta lista» para crear la plantilla con todos sus puntos de control a la vez y luego ajústala en el editor. Cada generación cuesta 3 créditos de IA, solo cuando se devuelve un borrador utilizable.

Muestra el punto a revisar con una foto de referencia

En el editor de plantillas, cada punto de control tiene un botón «Añadir una foto de referencia». Después, la foto aparece junto al punto de control al rellenar la inspección, en la web y en la aplicación móvil, para que quien hace la ronda vea exactamente qué punto debe mirar. Haz clic en la miniatura para ampliarla; la pequeña cruz la elimina. Una plantilla duplicada conserva sus fotos de referencia. Esta foto pertenece a la plantilla: el operario sigue tomando sus propias fotos durante la ronda. La foto también se imprime en miniatura junto al punto de control en el PDF de la inspección, en el de la orden de trabajo y en el formulario en blanco. La aplicación móvil guarda una copia en el teléfono en cuanto descarga la inspección, así que la foto sigue visible durante una ronda sin cobertura. Puede añadir hasta 3 fotos por punto — por ejemplo, dónde está el punto, su estado correcto y un estado defectuoso. La primera se muestra junto al punto; al tocarla se abren todas.

Revisar algunos puntos con menos frecuencia que la ronda

Una ronda suele mezclar puntos que se revisan cada vez y otros que se revisan cada mes o cada año. Al añadir o editar un punto, elija «¿Con qué frecuencia se revisa este punto?»: «En cada inspección» (por defecto), o una frecuencia de cada semana a cada 2 años — solo se ofrecen las menos frecuentes que la ronda. Al crear una inspección, un punto respondido hace poco en el mismo equipo o la misma ubicación no toca: se pliega bajo «No toca esta vez» al final de su sección, no es obligatorio y no cuenta en el progreso, pero aún se puede responder. Un punto cuya última respuesta fue un fallo sigue tocando. La cuadrícula anual muestra «—» en un período en el que el punto no tocaba, y el formulario en blanco imprime la frecuencia de cada punto. Un cambio de frecuencia se aplica a las inspecciones creadas después. Disponible en el plan Business.

Añadir el plano de la ronda

En el editor de plantillas, la tarjeta «Plano a seguir» admite hasta 6 fotos — el plano del recorrido, una vista general de la línea. Se muestran al inicio de cada inspección de esta plantilla, en la web y en la aplicación móvil (el teléfono guarda una copia para las rondas sin señal), y se imprimen encima de la lista en el formulario en blanco. Como las fotos de los puntos, pertenecen a la plantilla, y una plantilla duplicada las conserva.

Añadir una nota de seguridad a un punto de control

Al añadir o editar un punto de control («Añadir punto», o el lápiz «Editar punto»), rellena el campo opcional «Nota de seguridad»; por ejemplo, «No intervenir en el visor de nivel mientras la caldera esté bajo presión». El técnico la ve justo debajo del punto de control, encima de la respuesta, en la web y en la aplicación móvil, y se imprime debajo del punto de control en el PDF de la inspección y en el de la orden de trabajo. Vacía el campo para eliminar la nota. Una plantilla duplicada conserva sus notas de seguridad.

Opcional: crear automáticamente una orden de trabajo correctiva cuando algo falla

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Cuando varios ítems fallan en la misma inspección, el nuevo ajuste «Cuando fallan varios ítems» controla el resultado: mantener una orden de trabajo por inspección (con todos los ítems fallidos listados) o crear una orden de trabajo por ítem fallido, cada una asignable y cerrable de forma independiente.

Ejecutar una inspección

Desde una plantilla, haz clic en «Ejecutar inspección», elige un activo y un mes: la inspección se abre de inmediato —ya iniciada— para que puedas completarla. Para lanzar la misma plantilla en varios activos a la vez, usa «Programar para varios activos». Toda inspección programada o en curso aparece en la pestaña «Inspecciones por hacer» de la página de Inspecciones, así no se pierde ninguna inspección creada: ábrela ahí para iniciarla o continuarla. La vista de Calendario también muestra las inspecciones programadas en violeta; arrastra cualquier inspección aún en estado SCHEDULED para reprogramarla.

Rellenar una ejecución

Abre una inspección desde la pestaña «Inspecciones por hacer» (o justo después de «Ejecutar inspección») y haz clic en cada ítem para introducir el resultado. Elige un código de acción de la leyenda de tu plantilla, opcionalmente introduce un valor numérico (la comprobación de umbral deriva OK/FAIL automáticamente si definiste mín/máx), añade notas, adjunta una foto y guarda. El estado pasa a IN_PROGRESS automáticamente. Cuando todos los ítems obligatorios estén completos, haz clic en «Completar»: la inspección se bloquea y (opcionalmente) captura una URL de firma para auditoría.

Exportar en PDF

Cada ejecución tiene un botón «Descargar PDF» que genera un informe A4 vertical (cabecera + rejilla por secciones + leyenda de códigos de acción + línea de firma) en el idioma de tu interfaz. La página de la rejilla anual tiene su propio botón «Descargar PDF anual» para la matriz de 12 meses en A4 apaisado: verde para correcto, rojo para fallo y ámbar para pendiente. Cada plantilla también se puede imprimir en blanco, para rellenarla a mano (consulta la sección siguiente).

Imprimir un formulario en blanco para rellenar a mano

En la página de una plantilla, haz clic en «Imprimir formulario en blanco» para descargar un PDF de la lista de verificación, listo para imprimir y rellenar a mano; por ejemplo, el control semanal de una caldera colocado junto a la máquina. La hoja incluye el nombre de la plantilla, su número de documento, su revisión y su frecuencia, con líneas vacías para el activo o la ubicación, la fecha y el inspector. Cada punto de control se imprime con su foto de referencia y su nota de seguridad, y con una casilla de respuesta adaptada a su tipo: una casilla por código de acción, casillas Conforme / Fallo o Sí / No, una línea con la unidad y el rango aceptado para una lectura, una casilla por opción para una selección múltiple. Si la plantilla está programada, sigue un registro con una fila por periodo (una fila por semana para un control semanal) y columnas para la fecha, la firma y los comentarios; no se imprime ningún año, así que la misma hoja se puede reutilizar. Unas líneas de firma cierran la página. El botón está disponible para cualquier persona que pueda ver las inspecciones, en todos los planes.

Eliminar una plantilla

Para eliminar una plantilla que ya no usas, abre su tarjeta (o su página de detalle), pulsa el menú ⋯ y elige Eliminar. El paso de confirmación indica cuántas secciones, puntos de control y ejecuciones programadas se van a borrar: léelo con atención, porque el borrado es permanente y se propaga a todas las celdas rellenadas. Eliminar requiere el permiso inspections:template_write (concedido por defecto a administradores y responsables).

Consejos

• Empiece poco a poco: defina UNA plantilla para su activo más crítico y úsela durante un mes antes de extenderla.
• El campo de texto libre «Criticidad» de la plantilla fija la prioridad de las órdenes de trabajo correctivas que genera: Alta por defecto, Media cuando el campo contiene la palabra «low» (por ejemplo «Low»). Cualquier otro valor, como una puntuación, mantiene Alta.
• La rejilla anual es su pista de auditoría. Imprímala una vez al año para las auditorías ISO-9001.
• Puede crear plantillas distintas para distintas familias de activos (compresores, transportadores, armarios eléctricos) y seguir viéndolas una junto a otra en el calendario unificado.

Rellenar una inspección (guardado automático)

Abra una ejecución y toque un código en cada elemento: su elección se guarda automáticamente, por lo que no hay un botón de guardado por elemento. Aparece una pequeña marca cuando se guarda una celda. También puede tocar «Guardar todo» o simplemente «Completar» (que guarda primero los cambios pendientes). Adjunte una foto a cualquier elemento con el botón de cámara: se muestra como miniatura, se abre a pantalla completa al tocarla y se incluye en el PDF.

Resultados con código de color (Conforme / No conforme)

En «Editar códigos de acción», marque cada código como Conforme, No conforme o Neutral. Los códigos Conforme se vuelven verdes y los No conforme rojos, tanto en la pantalla de captura como en la cuadrícula anual. Un resultado No conforme marca el elemento como fallido, por lo que también es lo que activa la orden de trabajo correctiva automática cuando esa opción está habilitada. Los códigos dejados en Neutral (por ejemplo «N/D») nunca hacen fallar un elemento.

Rondas y tabla anual

Cuando una plantilla cubre varios activos, «Inspecciones pendientes» muestra una fila por inspección en lugar de una por activo, con una barra de progreso sobre sus activos. Abra la fila para ver la lista de activos e iniciar cualquiera; el botón «Agrupar por inspección» vuelve a la lista plana. En la pestaña Plantillas, el botón Tabla cambia las tarjetas por una tabla de todas las plantillas con sus columnas de programación y una franja de enero a diciembre que muestra lo que realmente se ejecutó cada mes del año elegido.

Inspecciones completadas con retraso

Una inspección completada después de su vencimiento muestra «Completada con retraso» y cuántos días de retraso, en la lista y en la inspección. Una inspección atrasada siempre se puede rellenar y completar.

Preguntar solo cuando importa

Un punto de control puede aparecer solo si otro anterior recibió cierta respuesta: «describa la fuga» solo si «¿hay fuga?» es Sí. En el editor de plantillas, elija el punto que manda en «Preguntar solo cuando…» y marque las respuestas que lo revelan. Solo los puntos con un conjunto fijo de respuestas pueden mandar sobre otro (conforme/no conforme, sí/no, código de acción, opción múltiple); un número o un texto libre no. Un punto oculto no se pregunta, no bloquea el cierre aunque sea obligatorio o exija foto, y nunca genera una orden de trabajo correctiva. Una respuesta ya registrada se conserva y sigue apareciendo en el informe.

Ver cuándo se realizaron

Cada ronda de inspección aparece también en el Calendario (/calendar). Una ronda pendiente se sitúa en su fecha programada; una vez realizada, pasa a la fecha en que se llevó a cabo realmente, en gris y tachada — que es la fecha que debe mostrar un registro anual. Use el filtro de origen para ver solo inspecciones si el calendario está cargado.

Descartar una inspección iniciada por error

¿Inició la inspección equivocada? Ábrala y haga clic en «Descartar» (en el móvil: ⋮ y luego Descartar); el motivo es opcional. Pueden hacerlo quien la inició, sus asignados, su equipo o cualquiera con permiso para eliminar ejecuciones de inspección. Un control de uso, o una inspección manual que usted mismo creó e inició, se elimina; cualquier otra inspección vuelve a Programada con la misma fecha límite y se borran sus respuestas, notas y fotos. El stock consumido vuelve al almacén, las lecturas de medidor introducidas se conservan y la acción queda registrada en el registro de auditoría. Una inspección completada o firmada no se puede descartar.

Cambiar el tipo de respuesta de un punto de control

Puede cambiar el «Tipo de respuesta» de un punto de control (por ejemplo de «Códigos de acción» a «Sí / No») aunque ya tenga respuestas. El editor le indica primero cuántas tiene: esas respuestas se conservan tal como se dieron y mantienen su resultado, y un código antiguo se muestra con su significado de la leyenda, por ejemplo «C — Conforme». Solo las nuevas respuestas usan el nuevo tipo.

Seleccionar varias inspecciones a la vez

En « Inspecciones pendientes », cada ronda tiene su propia casilla: selecciona todas las inspecciones de la ronda para las acciones en lote (asignar, iniciar, verificar, eliminar). Eliminar requiere el permiso de eliminar inspecciones, y una inspección programada vuelve en su siguiente ciclo.